Кейсы ЭДО/EDI - проектов: сети, поставщики, дистрибьюторы

19.05.2016

«КОРУС Консалтинг СНГ» представляет серию репортажей, раскрывающих содержание докладов и атмосферу дискуссий по теме В2В электронного документооборота между профессионалами-практиками, исследователями рынка и представителями технологических компаний:

Кейсы: сети, поставщики, дистрибуторы

Кейсы в стиле «было/стало» — это всегда интересно. Это доклады со шквалом вопросов из зала.

Участники конференции делились опытом реализации ЭДО/EDI-проектов на своих предприятиях в последние годы, представив яркие иллюстрации общих тенденций рынка, предложив пищу для размышлений в плане актуальных вызовов, возникающих по мере продвижения к полной «цифровизации» документооборота.

Доклады этой тематической сессии понравились аудитории своей конкретикой и множеством цифр и выкладок, подтверждающих выводы авторов.

Темы докладов:

Повышение эффективности бизнеса благодаря внедрению электронного документооборота.

Александр Шляпочников, заместитель директора по развитию, ДИТ, Детский Мир

Этот классический кейс в стиле «было/стало» представил в своем докладе Александр Шляпочников, заместитель директора по развитию ДИТ «Детский Мир», который прекрасно проиллюстрировал вызовы и возможности внедрения крупного ЭДО проекта в масштабах федеральной розничной сети.

Александр Шляпочников, заместитель директора по развитию, ДИТ, Детский Мир
Александр Шляпочников, заместитель директора по развитию, ДИТ, Детский Мир

ЭДО/EDI в «Детском мире» начался с оптимизации бумажного документооборота несколько лет назад по направлению работы с товарными поставщиками (ТОРГ-2). Приемка по такой схеме занимала несколько часов и оставляла после себя тонны ценной макулатуры для складирования и доставки в центральный офис.

Повышение эффективности бизнеса благодаря внедрению электронного документооборота
Александр Шляпочников, заместитель директора по развитию, ДИТ, Детский Мир
Скачать презентацию

Первый этап оптимизации позволил внедрить приемку товара по схеме АПП (акта приема-передачи). Второй этап включал в себя использование счета-фактуры с цифровой подписью, что стало первым реальным шагом к уходу от бумаги.

АПП — фундамент всей системы ЭДО в компании «детский Мир»: его ввод позволил сотрудникам компании принимать от поставщика только то, что было заранее указано в спецификации заказа в электронном виде. Все, что привозилось машиной поставщика сверх этого, отправлялось обратно. Поставщик получает АПП и должен предоставить в центральный офис «Детского мира» ЭСФ (электронный счет-фактуру) и его бумажный оригинал (с соблюдением условия 100%-ного соответствия между привозом в магазин товара и содержанием ЭСФ). Далее проходила сверка и автоматическая выгрузка в книгу покупок учетной системы (SAP). Количество несоответствий поражало — даты, цены, комплектация заказа и т.д.

Дальнейший переход с АПП на документы RECADV (Уведомление о приемке) и PRICAT (каталог цен) уменьшил количество расхождений, как и использование формы ORDERS (Заказ).

«Очень важно, что проект EDI/ЭДО был поддержан всеми первыми лицами компании, включая генерального директора. Внедрение очень серьезно изменило практически все стороны работы компании, особенно в части отношений с поставщиками. Без поддержки наших первых лиц шансов на успешную реализацию было бы немного. Самый главный результат от внедрения ЭДО — длительный положительный экономический эффект»,

— заключил Александр Шляпочников.

Аналитическая платформа Click Service Retail (CSR) — польза торговым сетям.

Виктор Жиляев, менеджер по развитию сервиса с ключевыми клиентами Л'ОРЕАЛЬ

Внедрение CSR позволяет компании отслеживать динамику взаимодействия с ритейлом в любой временной перспективе и по разным параметрам. Рабочая панель платформы дает полное отображение структуры сетей по регионам и филиалам со всеми основными показателями деятельности (разбивка по магазинам, РЦ, в штучном и денежном отображении и т.д.). Также имеется функционал анализа причин проблем, возникающих при поставках, для детального «разбора полетов» по всем возможным параметрам с установкой причин недоработок каждой из сторон процесса.

Виктор Жиляев, менеджер по развитию сервиса с ключевыми клиентами Л'ОРЕАЛЬ
Виктор Жиляев, менеджер по развитию сервиса с ключевыми клиентами Л'ОРЕАЛЬ

Один из главных функционалов — прогнозирование: решение позволяет получать прогноз по заданным категориям, филиалам, SKU и другим критериям на 4 недели вперед. Потенциально прогноз может осуществляться до 3 месяцев и более за счет участия всех сторон.

«При каталоге в 6 000 SKU ручной труд сотрудников по сверке мастер-данных каждый день приводил к ошибкам при вводе. Портал CSR помог значительно повысить качество сервиса и гарантирует своевременные поставки — что нам как поставщикам и нужно»,

— завершил свое выступление Виктор Жиляев.

Аналитическая платформа Click Service Retail (CSR) — польза поставщикам.

Валентина Золотарева, начальник управления по работе с поставщиками ТС Перекресток и ТС Карусель

Валентина Золотарева, начальник управления по работе с поставщиками ТС «Перекресток» и ТС «Карусель» (X5 Retail Group) представила свое видение по применению решения Click Service Retail, но уже с точки зрения торговой сети.

Валентина Золотарева, начальник управления по работе с поставщиками ТС Перекресток и ТС Карусель
Валентина Золотарева, начальник управления по работе с поставщиками ТС Перекресток и ТС Карусель

Анализ причин снижения качества сервиса (service level) — основное предназначение этого инструмента. Валентина Золотарева отметила возможности CSR по мгновенной диагностике ранее систематизированных проблем, которые в CSR группированы по блокам. Например, проблема «расхождение по цене» после ее обнаружения решается звонком с просьбой выгрузить актуальный прайс-лист и т.д. Т.е. за анализом следует мгновенное действие, имеющее точно определенного адресата.

Такая аналитика позволила работать с прогнозами поставок по поставщикам, а также проводить анализ отклонения прогноза от объемов фактических заказов. За год количество поставщиков в системе превысило 150, и сейчас в компании работают над созданием функционала по сравнению мастер-данных и отслеживанию поставок от РЦ (распределительного центра) до магазинов.

Покрытие всех каналов продаж производителей технологиями EDI и ЭДО. Опыт производителей.

Артемий Гвоздев, ИТ директор Ферреро Руссия

Опытом создания портального решения специально для работы с дистрибуторами поделился Артемий Гвоздев, ИТ-директор Ферреро Руссия.

Артемий Гвоздев, ИТ директор ЗАО Ферреро Руссия
Артемий Гвоздев, ИТ директор ЗАО Ферреро Руссия

Проект стартовал в 2012 году и очень быстро стал единственным инструментом работы с дистрибуторскими заказами в компании. Прежде всего, он помог устранить проблему ошибок при вводе данных и связанные с ними, а также нерациональное использование человеческого ресурса. Всего 20% заказов в систему заводится сегодня вручную. Последним реализованным на портале функционала докладчик отметил внедрение уведомления о приемке со стороны дистрибутора, а в ближайшей перспективе появится возможность подписывать ЭСФ прямо на портале.

«EDI-поток и портал должны стать единой точкой входа для дистрибуторов в бизнес-процессы компании без использования бумаги»,

— подытожил свое выступление Артемий Гвоздев.

Переход на новый уровень взаимодействия с контрагентами.
Опыт международной группы компаний Saint-Gobain.

Виктория Кузьменкова, ведущий консультант SAP (SD/LE), Saint-Gobain

Виктория Кузьменкова, ведущий консультант SAP (SD/LE) компании Saint-Gobain рассказала, что проект внедрения ЭДО в российском подразделении компании стал «стимулом к выправлению многих внутренних процессов». Потребность в ЭДО осознавалась, но собственных ресурсов для реализации не было. Усилий 12 человек ИТ-отдела хватало только на поддержку собственного SAP-решения для 1500 пользователей. Специалисты оператора ЭДО/EDI, нанятые в рамках проекта, уложились в 7 месяцев, запустив электронные версии СФ, ТОРГ-12, накладные, неформализованные входящие документы от ряда поставщиков (сверки и т.д.).

Виктория Кузьменкова, ведущий консультант SAP (SD/LE), Saint-Gobain
Виктория Кузьменкова, ведущий консультант SAP (SD/LE), Saint-Gobain

С 1 января 2016 года стартовало подключение клиентов и поставщиков — за первый квартал обработано 1500 исходящих и 2500 входящих документов от 12 контрагентов, а также весь объем документооборота между юрлицами внутри группы компаний.

«Сократились прямые и косвенные издержки, в том числе за счет сокращения дебиторской задолженности. Количество претензий по документам резко сократилось. Мы увидели мощнейшую оптимизация труда бухгалтеров — выросла скорость обработки и резко сократился этап обучения пользователей, достигнуто полное соответствие требованиям законодательства»,

— резюмировала Виктория Кузьменкова.

Мониторинг загрузки EDI-файлов в корпоративной информационной системе SAP.
Опыт разработки и использования в компании Ehrmann.

Светлана Косолапова, руководитель отдела по работе с клиентами компании Ehrmann
Максим Исаев, менеджер по распределению продукции, Ehrmann

Представители компании Ehrmann в лице Максима Исаева, менеджера по распределению продукции, и Светланы Косолаповой, руководителя отдела по работе с клиентами, рассказали о системе мониторинга загрузки EDI-файлов в корпоративной информационной системе SAP.

Светлана Косолапова, руководитель отдела по работе с клиентами компании Ehrmann
Светлана Косолапова, руководитель отдела по работе с клиентами компании Ehrmann

Компания традиционно опиралась на SAP, а с 2008 года работает в России с компанией «КОРУС Консалтинг СНГ». Сейчас в РФ у Ehrmann насчитывается 1620 клиентов — это сети, дистрибуторы, РЦ. 86% из них участвуют в EDI/ЭДО, в сумме это 1418 контрагентов.

Компания Ehrmann решила ввести новшество в мониторинге EDI/ЭДО — отслеживание номера отгрузки, номера получателя, номера клиента, предполагаемой даты поставки, номера накладной, даты загрузки файлов, идентификацию пользователя-автора действий с документацией и т.д. Так появилось полное описание каждого заказа в цифрах.

Максим Исаев, менеджер по распределению продукции, Ehrmann
Максим Исаев, менеджер по распределению продукции, Ehrmann

Система позволяет сочетать данные клиента в его форматах с данными по тому же заказу, которыми оперирует система в Ehrmann для отслеживания и детального анализа всех этапов обработки и выполнения заказов. «Мы получили очень удобный инструмент для разрешения конфликтных ситуаций по причине недопоставок и прочих эпизодов. Это нестандартные изменения в SAP, что время- и ресурсоемко, но это единственные минусы», — рассказали представители Ehrmann.

Мониторинг загрузки EDI-файлов в корпоративной информационной системе SAP.
Опыт разработки и использования в компании Ehrmann.

Светлана Косолапова, руководитель отдела по работе с клиентами компании Ehrmann
Максим Исаев, менеджер по распределению продукции, Ehrmann

Скачать презентацию

Анализ продаж ММБ. Получение данных о продажах от клиентов Мерката из числа малого и микробизнеса.

Антон Еликов, коммерческий директор Мерката

Сегмент малого и микробизнеса в ритейле в перспективе ЭДО/EDI рассмотрел Антон Еликов, коммерческий директор компании «Мерката», занимающейся разработкой так называемых «умных касс», специализированных под задачи и специфику этого сегмента в ритейле.

Антон Еликов, коммерческий директор Мерката
Антон Еликов, коммерческий директор Мерката

ЭДО/EDI-решения для микро-ритейла и небольших сетей позволяют использовать данные POS-аналитики, максимально оптимизируя процессы взаимодействия магазин-покупатель для обеих сторон процесса — сокращается эффективное время похода за покупками для розничных потребителей, а также повышается управляемость магазином. На основе POS-аналитики появляются предпосылки для автоматизации заказов новых партий товаров, формирования отчетности в контролирующие органы.

«Грамотное использование функционала POS-аналитики может обеспечить до 10% прироста продаж, с учетом эффективности работы прогнозных моделей по борьбе с угрозой̆ Out-of- Stock/Out-of-Shelf (временно отсутствующих товаров, и вышедших из ассортимента). Спрос на ЭДО в мелком ритейле есть — в системе Мерката уже зарегистрированы около 10 тыс. клиентов»,

— завершил выступление Антон Еликов.