24 апреля 2015 года в Санкт-Петербурге в отеле Park Inn Пулковская прошла 2-я Весенняя конференция «Оптимизация бизнес-процессов корпоративного документооборота». В Красном зале участники конференции рассматривали новые подходы к внедрению ЮЗЭДО на примере известных производителей: «Вимм-Билль-Данн», «Балтика» и Paulig Group. Одним из таких подходов можно рассматривать и использование онлайн-сервисов, предоставляемых юридическим лицам в рамках банковского обслуживания. Для организации обмена электронными юридически значимыми документами между тоговыми сетями и поставщиками ОАО «Сбербанк России» предлагает использовать сервис E-invoicing, разработанный специалистами «КОРУС Консалтинг СНГ».
Внедрение EDI-сообщений и документов в компании «Вимм-Билль-Данн»
Дмитрий Игнатов, Ведущий специалист по оптимизации бизнес процессов, компания «Вимм-Билль-Данн»
Анализ 6-ти лет работы
Дмитрий Игнатов, ведущий специалист по оптимизации бизнес-процессов компании «Вимм-Билль-Данн», рассказал в своем докладе «Целевые показатели, которых мы достигли с внедрением электронных сообщений и документов», что внедрение EDI в их компании началось в 2008 году, а первым партнером стала компания «Метро».
«До 2008 года мы принимали заказы во всех регионах страны по телефону, факсом или с экспедиторами. Это приводило к использованию большого объема бумаги, значительным расходам на принтеры и высокому уровню ошибок: были возвраты продукции из-за того, что торговым сетям привозили не то, что они действительно просили»,
— рассказал г-н Игнатов.
С августа 2008 года заказы в «Вимм-Билль-Данн» начали приходить автоматически. В настоящее время порядка 70% заказов компании поступает через EDI (остальные — заказы от мелких торговых сетей, которые не планируют внедрять ЭДО, поэтому с ними планируется работать с помощью портальных решений). Использование средств электронного документооборота снижает число «опоздавших заказов» и существенно ускоряет время их обработки (сейчас оно составляет менее минуты).
До мая 2013 компания работала с бумажными счетами-фактурами, затем совместно с провайдером «КОРУС Консалтинг СНГ» было создано интеграционное решение, в результате чего скорость передачи соответствующих документов сократилась с 5-7 дней до 11 минут. На сегодняшний день электронным образом передаются более 19% счетов-фактур. Доля просроченной дебиторской задолженности снизилась после внедрения решения на 2%.
Прозрачное взаимодействие в цепочке: «Производитель—дистрибутор—конечный покупатель»
Иван Канаев, руководитель группы управления и развития клиентского сервиса, Пивоваренная компания «Балтика»
Иван Канаев, руководитель группы управления и развития клиентского сервиса ПК «Балтика», рассказал о проекте «EDI в цепочке производитель — дистрибутор — конечный покупатель». Зачем в этой схеме дистрибутор? Прежде всего потому, что значительная доля в общем объеме заказов на продукцию приходит от совсем небольших торговых сетей, у которых 3-5 магазинов. Тем не менее, эти небольшие сети имеют доступ к EDI, но у всех в разной степени и с разным опытом работы.
На практике у ПК «Балтика» имеется несколько дистрибуторов. Но они по-разному работают с EDI. В результате было принято решение сделать единую точку обмена электронными документами, чтобы видеть весь объем заказов и контролировать уровень сервиса, предоставляемого конечным покупателям в лице мелких торговых сетей. Для этого все заказы должны проходить через единого оператора. На момент доклада речь идет о пилотном проекте, отладке и тестировании механизмов обмена документами и мониторинга доступности сервиса.
Работа с дистрибуторами через портал
Игорь Кастильо, менеджер по развитию бизнес проектов, Paulig Group
Менеджер по развитию бизнес-проектов Паулинг Рус, Игорь Кастильо рассказал о перспективном проекте «портал дистрибутора». Портал предназначен для сбора мелких заказов непосредственно в Паулинг Рус и через дистрибуторов.
Вначале Игорь Кастильо рассказал о самой компании. Компания представлена в России кофейным производством и производством специй. EDI в Паулинг Рус используется более 5 лет в связке с учетной системой SAP. В плане на 2015 год — довести уровень обработки заказов до 70% только по EDI. В апреле 2015 уже достигши уровня 65%. Оставшиеся 35% заказов обрабатываются вручную, и это занимает очень много времени и постоянно вызывает путаницу.
Чтобы решить проблему для тех мелких заказчиков, которые планируют подключаться к EDI, проектируется портал дистрибутора. Тут будут делать заказы мелкие заказчики — предприятия общественного питания и офис-менеджеры из различных бизнес-центров.
Проект будет развиваться и в последующие годы, его будут использовать и независимые дистрибуторы и субдистрибуторы, среди инструментария — добавят обмен юридически значимыми документами.
E-invoicing — сервис электронного документооборота ОАО «Сбербанк России»
Представитель Сбербанка, сделал акцент в своем выступлении на рыночные перспективы межкорпоративного электронного документооборота, представленного сервисом E-invoicing . Этот сервис, доступный только для клиентов банка, — комплексный продукт, объединяющий юридически значимый электронный документооборот и сдачу обязательной отчетности. Конкурентными преимуществами «E-invoicing» являются востребованный функционал, интеграция с другими сервисами «Сбербанк Бизнес Онлайн» и привлекательная цена абонентского обслуживания.
«Структура пользователей E-invoicing в целом соответствует структуре российского бизнеса (> 80% приходится на микро и малый бизнес). Несколько единиц/десятков/сотен документов в месяц обрабатывают 79% клиентов, причем среди непосредственных пользователей E-invoicing доминируют бухгалтеры, — их доля в два раза выше, чем в среднем по рынку. Сервис активно развивается, еженедельно к нему подключаются 200-300 новых юридических лиц»,