Что делать, если потеряли первичную документацию?

Первичные учётные документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, налогоплательщик обязан хранить в течение 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Отсутствие первичных документов признаётся грубым нарушением требований к бухгалтерскому учёту, за которое по ст. 15.11 КоАП РФ полагаются штрафы на организацию и должностных лиц. Поэтому если первичку потеряли, нужно срочно принимать меры. 

Порядок восстановления таков:

1. Написать служебную записку. 

В первую очередь необходимо расследовать причины пропажи. Обнаружившему её сотруднику нужно написать служебную записку с описанием ситуации на имя руководителя. 

2. Назначить комиссию. 

На основании служебной записки нужно издать приказ руководителя о назначении комиссии по расследованию утери первичной документации. Если в период работы комиссии поступит запрос от налоговой службы об истребовании документов для проверки, приказ о создании комиссии послужит основанием для увеличения срока представления документов (п. 3 ст. 93 НК РФ). 

Законодательство не обязывает налогоплательщика уведомлять налоговую инспекцию об утере первичной документации. Однако сделать это рекомендуется, особенно когда утерянные документы относятся к периоду, который инспекторы ещё не проверяли. В сервисе СФЕРА Отчётность можно вести неформализованную переписку с госорганами и сообщать о возникновении непредвиденных ситуаций. Вы можете получить доступ к сервису «СФЕРА Отчетность» за 0 рублей при открытии РКО в Сбере. Узнайте все подробности по ссылке. 

3. Провести расследование и составить акт по результатам работы комиссии. 

В акте описывают перечень утерянных документов, причины утери. Если виноваты форс-мажорные обстоятельства (пожар или затопление), нужно привлечь соответствующую службу. Например, утеря или порча документов произошла из-за затопления помещения — тогда нужно вызвать обслуживающую организацию и составить акт осмотра помещения. 

Если утеря первички произошла по вине сотрудника, ему нужно написать письменное объяснение. 

4. Принять меры по восстановлению. 

У продавцов можно запросить копии кассовых чеков, выписки и платёжки — в банке. 

При утере документов по контрагентам необходимо запросить дубликаты у них. Если невозможно восстановить, рекомендуется собрать доказательства, что предпринимались активные действия по восстановлению:

• запросить выписку из ЕГРЮЛ, если контрагент ликвидирован;

• зафиксировать запросы о восстановлении бумаг;

• сохранить все переписки с контрагентами.

Утеря первичной документации может оказаться серьёзной проблемой для организации. При ведении электронного документооборота это исключено: все документы хранятся на сервере, и достаточно нескольких секунд, чтобы получить доступ к нужному документу.