Электронные документы как доказательства в суде

Сейчас уже все знают, что электронные документы по юридической значимости приравнены к бумажным. Этот принцип закреплён в ст. 6 Закона об электронной подписи. И при взаимодействии с контрагентами вопрос юридической значимости цифровых документов практически не встаёт. Другое дело, если у ИП или организации возник спор с деловым партнёром, разрешить который можно только в судебном порядке. Тогда нужно позаботиться о предоставлении доказательств в суд. Выясним, как оцениваются электронные доказательства в суде, принимают ли их наравне с бумажными, и с какими проблемами могут столкнуться истцы и ответчики.

Достоверность документа

Электронный документооборот в суде оценивается на достоверность точно так же, как и бумажный. Правдивость информации на цифровых носителях проверяется на основании п. 5.2.2.2 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. По правилам, установленным в стандарте, документ считается достоверным, если:

• факты, результаты деятельности, проводимые операции в точности соответствуют тому, что написано в документе;

• его можно использовать в качестве источника информации для последующей деятельности или операций;

• он был оформлен в системах, которые обычно используются для данного типа документов — например, в сервисе ЭДО;

• он был составлен лицами, которые знают обо всех обстоятельствах, отражённых в документе: например, компания Х поставщик для фирмы Y, и они знают всё об ассортименте товаров, сроках доставки, способах оплаты, что и отражают в договоре;

• он был оформлен непосредственно в момент возникновения события или сразу после него.

Документы, оформленные в системе электронного документооборота, в суде будут проверяться на достоверность также по следующим критериям:

• указание всех обязательных реквизитов сторон, которые позволяют их идентифицировать;

• наличие действующей электронной подписи;

• соответствие юридическим критериям — например, некоторые сделки подлежат обязательной государственной регистрации, в частности, купля-продажа недвижимости;

• подписание документа уполномоченным лицом — например, лично ИП, генеральным директором компании либо их представителями по доверенности;

• отсутствие признаков подделки. 

Стоит отметить, что электронный документ подделать гораздо сложнее, чем бумажный. Поскольку он подписывается электронной подписью (ЭП), там обозначаются реквизиты человека, который оставил подпись, дата и время. Если в документ кто-то захочет внести изменения, то он сразу станет недействительным, поскольку ЭП проставлялись в предыдущую версию. Система ЭДО, в которой работают пользователи, сразу же уведомит о том, что в документ пытались внести несогласованные изменения, и потому подписи на новой версии недействительны. 

Ст. 71 ГПК РФ и ст. 75 АПК РФ разрешают предоставлять в суд электронные документы в качестве письменных доказательств. Если они соответствуют критериям достоверности, и если в них указана информация, относящаяся к предмету спора, они будут приняты судом как доказательства.

Это могут быть:

• договоры, контракты, соглашения;

• универсальные передаточные документы (УПД) и другие.

Сканы бумажных документов и электронная переписка

Особые правила электронного документооборота в суде установлены для предоставления копий бумажных документов или электронных переписок:

1. Арбитражные суды или суды общей юрисдикции могут отклонить принятие электронных копий документов и попросить бумажные оригиналы. Такое может случиться, если было представлено несколько копий, и они отличаются по содержанию, или конкретные обстоятельства дела по закону требуют только оригиналы документов.

2. Электронная переписка как доказательство в суде имеет место быть в случае, если можно точно идентифицировать тех, кто отправлял сообщения. Например, с адресов электронной почты, обозначенных в договоре. Также можно представить электронную переписку в виде нотариального протокола.

Проблемы идентификации

Ст. 10 Закона об электронной подписи предусматривает, что ЭП может использовать только тот, на кого её оформили, или с его согласия. Но как быть в случаях, если кто-то получил доступ к ЭП, подписал ею документы и представляет их как доказательство в суде?

Здесь желательно предусмотреть следующие нюансы:

1. В компании должно быть положение об ЭДО, запрещающее пользоваться чужими ЭП. Этот документ сможет стать дополнительным аргументом в пользу того, что сделки, подписанные не тем человеком, будут считаться недействительными.

2. Придётся собрать доказательства неправомерного завладения ЭП, чтобы также предоставить их суду. Это могут быть, например, информация о том, что человек, который имел право подписывать документы, был на больничном, образцы видео- или аудиозаписей и другие.

Формат электронных документов

Судебная практика об ЭДО долгое время была неоднозначной, однако в 2016 году Судебный департамент при ВС РФ издал два приказа — № 251 и № 252 — который урегулировал особенности направления электронных документов. Их будут считать доказательствами, если они соответствуют установленным форматам, а именно:

• документы должны быть подписаны усиленной квалифицированной ЭП, при этом используются отсоединённые ЭП в отдельном файле;

• виды форматов — RTF, PDF, DOCX, DOC, XLSX, XLS, ODT, TIFF, PNG, JPG, JPEG;

• размер файла не должен превышать 30 Мб;

• нельзя применять средства защиты от печати или копирования. 

Если электронные документы соответствуют установленным приказами критериям, то и суды общей юрисдикции, и арбитражные суды примут их. 

Выводы

Электронные документы как доказательства в суде равнозначны бумажным носителям информации. Вдобавок, у них есть ряд преимуществ:

• их нельзя сфальсифицировать и подделать, в системах ЭДО фиксируются любые изменения;

• их можно быстрее направить в суды, не тратя время и ресурсы на сканирование, а также на возможное истребование оригинальных бумажных документов.

СФЕРА Курьер позволяет контрагентам обмениваться более 260 типами документов и, соответственно, при необходимости предоставлять их в качестве доказательств в суде при возникновении споров.