Как работает ГИС ЭПД?

Государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) заработала в России с 1 сентября 2022 года. Она была создана в рамках проекта Министерства транспорта РФ. Главная цель существования ГИС ЭПД — перевод логистического документооборота в цифровой формат.

Деятельность государственной системы электронных перевозочных документов регулируется постановлением Правительства РФ № 931 от 21 мая 2022 года.

В статье разберёмся, что такое ГИС ЭПД, кто работает с системой, обязательно ли к ней подключаться, как в ней происходит электронный документооборот.

Что такое ГИС ЭПД, и для чего она нужна?

ГИС ЭПД Минтранса РФ представляет собой единую информационную платформу, которая объединяет участников рынка грузоперевозок и органы власти, курирующих данную сферу. Цели создания системы:

• автоматизировать документооборот и перевести его в цифровой вид;

• повысить прозрачность логистических операций по всей стране;

• хранить электронные документы в одном месте, с предоставлением доступа к ним как непосредственно участникам перевозок, так и государственным органам;

• подготовить систему для обеспечения бесшовных мультимодальных перевозок (например, когда груз проходит путь не только автомобильным, но и железнодорожным, водным или авиатранспортом).

Через государственную систему можно обмениваться разными типами документов, например:

• электронными транспортными накладными (ЭТрН);

• электронными путевыми листами (ЭПЛ);

• электронными заказами-заявками (ЭЗЗ);

• договорами фрахтования;

• электронными сопроводительными ведомостями;

• электронными заказ-нарядами.

Минтранс РФ с развитием платформы планирует внедрять новые ЭПД: например, поручения экспедитору, экспедиторские расписки и прочие.

Напоминаем, что обмен ЭПД становится обязательным для всех участников логистического рынка с 1 сентября 2026 года. Подготовьтесь к цифровизации заранее, подключившись к сервису Сфера Перевозки от СберКорус.

Основные участники электронного документооборота в ГИС ЭПД

С ГИС ЭПД работают:

• государственные органы, так или иначе связанные с логистическим документооборотом и контролирующим сферу перевозок (Минтранс РФ, ФНС, Ространснадзор, МВД, ФТС и прочие);

• аккредитованные операторы ГИС ЭПД — те, кто непосредственно обеспечивает транспортный ЭДО для участников рынка (среди них — СберКорус);

• перевозчики;

• грузоотправители и грузополучатели;

• экспедиторы;

• фрахтовщики и фрахтователи.

Компании и ИП не могут напрямую работать с государственной системой. Чтобы получить возможность обмениваться электронными перевозочными документами, они обязаны обратиться к операторам ЭДО. Подключиться к ГИС ЭПД можно, начав пользоваться сервисом Сфера Перевозки от СберКорус, который в 2025 году перевёл на транспортный электронный документооборот 180 компаний.

Пошаговый процесс работы с электронными перевозочными документами

Как работает ГИС ЭПД для перевозчиков, грузоотправителей и грузополучателей? Опишем общую схему:

1. Большинство электронных перевозочных документов изначально оформляется грузоотправителем. Он заполняет данные собственного титула (раздела), подписывает его усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Далее документ направляется аккредитованному оператору ГИС ЭПД.

2. Оператор проверяет корректность документа: правильный ли формат использовал грузоотправитель, действительна ли его УКЭП. Если всё хорошо, то логистический документ направляется в ГИС ЭПД. При обнаружении ошибок файл направляется назад отправителю для исправления.

3. Как только перевозочный документ принят государственной системой, оператор направляет перевозчику и грузополучателю.

4. Перевозчик принимает груз от грузоотправителя, заполняет свой титул и подписывает его УКЭП. Оператор вновь проверяет документ по схеме, описанной в пункте 2. Если всё корректно, документ направляется в ГИС ЭПД и в обновлённой версии становится доступным участникам ЭДО.

5. После принятия груза грузополучатель заполняет информацию в своём титуле и подписывает документ УКЭП. Оператор вновь проверяет корректность данных и, если никаких ошибок нет, направляет документ в ГИС ЭПД. После этого документооборот завершается.

В зависимости от вида ЭПД в его подписании могут участвовать и другие лица: водитель, механик, медицинский работник, кладовщик и другие. При этом подписание не всегда происходит с помощью УКЭП. В случаях, разрешённых законом, сотрудники могут пользоваться усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП) или простой электронной подписью (ПЭП).

Частые вопросы о ГИС ЭПД

Обязательно ли подключаться к ГИС ЭПД сейчас?

По состоянию на март 2026 года подключение к ГИС ЭПД участниками логистического рынка является добровольным. Однако с 1 сентября 2026 года переход на электронные перевозочные документы становится обязательным для всех без исключения. Минтранс РФ планирует определить перечень случаев, когда транспортные документы можно будет оформлять на бумаге, однако, по данным ведомства, такая возможность останется только у 1-2% участников рынка.

Напоминаем, что перевозчики, грузоотправители и грузополучатели, экспедиторы, фрахтовщики и фрахтователи не могут напрямую работать с ГИС ЭПД. Для этого им нужно подключиться к сервисам аккредитованных операторов ГИС ЭПД (например, Сфера Перевозки от СберКорус).

Есть ли требования к участникам для подключения к ГИС ЭПД?

Для регистрации в ГИС ЭПД каких-то специальных требований к перевозчикам, грузоотправителям, грузополучателям нет. Важно, чтобы у них была техническая возможность работать с электронным документооборотом, у уполномоченных лиц были электронные подписи. Если документы подписывает не руководитель, а сотрудник, последнему необходимо оформить машиночитаемую доверенность (МЧД), чтобы подтвердить его полномочия.

Однако специальные требования есть у экспедиторов. С 1 марта 2026 года они обязаны пройти регистрацию на транспортно-логистической платформе ГосЛог для включения в реестр. Без отметки в реестре легально заниматься транспортно-экспедиционной деятельностью нельзя.

Для того, чтобы зарегистрироваться в ГосЛог, у ИП или руководителя компании, занимающиеся экспедиционной деятельностью, не должно быть неснятой или непогашенной судимости за экономические преступления. Также в течение года у экспедитора не должно быть более 1 случая привлечения к административной ответственности за несоблюдение требований ст. 2.1, 2.2, 4 закона № 87-ФЗ от 30 июня 2003 года (например, за непроведение проверки достоверности сведений, представленных грузоотправителем, или ведение экспедиторской деятельности без регистрации в ГосЛог).

Где хранятся электронные документы после отправки в ГИС ЭПД?

Электронные документы хранятся непосредственно в государственной системе, а также у операторов ГИС ЭПД. Согласно п. 5 ч. 5 ст. 18.1 Устава автомобильного транспорта, электронные перевозочные документы будут храниться в течение 5 лет после их размещения в государственной системе.