Как заполнить путевой лист в 2026 году?

Путевой лист — обязательный документ для ИП и юридических лиц, которые занимаются перевозками пассажиров и грузов. Он подтверждает, что автомобиль прошёл технический осмотр, а водитель по состоянию здоровья готов выйти на рейс.

С 1 сентября 2026 года внедряется обязательный электронный транспортный документооборот, а вместе с ним — электронные путевые листы (ЭПЛ), которые уже можно оформлять в сервисе Сфера Перевозки. Рекомендуем уже сейчас переходить на ЭДО, чтобы научиться работать с ним и отладить новые бизнес-процессы.

Больше информации о новостях ЭДО — в Telegram-канале СберКорус. 

Нормативная база: какие документы регулируют путевые листы в 2026 году

Путевой лист в 2026 году регулируется следующими законами и нормативными актами:

1. Закон «О транспортно-экспедиционной деятельности» № 87-ФЗ от 30 июня 2003 года. В нём закреплено обязательное введение ЭПЛ с 1 сентября 2026 года, права и обязанности экспедиторов и их клиентов.

2. Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (закон № 259-ФЗ от 8 ноября 2007 года). В 2022 году в документ добавили понятие ЭПЛ (ст. 6). Помимо этого, в законе прописали возможность добавлять в путевые листы дополнительные сведения, связанные с особенностями деятельности конкретного бизнеса.

3. Приказ Минтранса РФ № 390 от 28 сентября 2022 года. В нём описываются сведения, которые обязательно должны присутствовать в любом путевом листе. Помимо этого, регулируются такие аспекты, кто должен оформлять документ, сроки его действия, как оформлять несколько путевых листов на одно транспортное средство, особенности создания ЭПЛ и многое другое. Приказ действует до 1 марта 2029 года.

4. Закон «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 года. Поскольку путевые листы — это первичные документы, их оформление также подчинено законодательству о бухучёте.

5. Постановление Госкомстата № 78 от 28 ноября 1997 года. Содержит в себе типовые формы путевых листов для разных видов транспорта (такси, легкового, грузового). Предназначены для бумажного документооборота и необязательны к применению. Поскольку нормативный акт старый, бизнесу всё равно нужно самостоятельно дополнить формы новыми полями в соответствии с законодательными предписаниями. Организации и ИП могут разработать собственные формы путевых листов: главное, чтобы они соответствовали действующему закону.

6. Приказ ФНС № ЕД-7-26/116@ от 17 февраля 2023 года. Он утверждает формат электронного путевого листа и особенности его оформления.

Обязательные реквизиты путевого листа в 2026 году

К обязательным реквизитам путевого листа в 2026 году относятся:

1. Срок действия документа. Он показывает, в течение какого времени водитель имеет право использовать путевой лист. Сроки могут проставляться по-разному. Например, если перевозка занимает 1 день, то в шапке документа нужно указать даты в формате «с 16.01.2026 по 16.01.2026». В случае, если перевозка занимает больше времени, то даты тоже можно прописать соответствующим образом. Например, «с 14.01.2026 по 16.01.2026».

2. Сведения о лице, оформившем путевой лист. Организации указывают полное наименование, ОГРН, адрес местонахождения, телефон. ИП прописывают свои Ф.И.О., ОГРНИП, адрес регистрации и номер телефона. Если перевозками занимается самозанятый без статуса ИП, то он указывает всё то же самое, что и предприниматель, но вместо ОГРНИП — ИНН.

3. Данные о транспортном средстве. В путевом листе указывается вид транспорта (грузовой, легковой), модель и марка согласно паспорту, регистрационный номер, показания одометра как при выезде с парковки, так и при въезде в неё. Дополнительно прописываются дата и время выезда и заезда обратно на парковку, отметки о предрейсовом и послерейсовом техосмотре (их ставит уполномоченный сотрудник). В случае, если у автомобиля есть прицеп, в путевом листе указываются и его реквизиты.

4. Информация о водителе(ях). В данном разделе прописываются их Ф.И.О., СНИЛС, дата выдачи и номер водительского удостоверения. Помимо этого, указываются сведения о предрейсовом и послерейсовом медосмотре — их вносит в документ медицинский работник и ставит свою подпись.

5. Данные о виде перевозки. П. 7 приказа Минтранса РФ № 390 предлагает указывать в качестве видов перевозки коммерческие, для собственных нужд и передвижение, работа специальных транспортных средств. Виды перевозки рекомендуется дополнительно уточнять. Например, если речь идёт о коммерческих, то стоит указать, что это регулярная перевозка пассажиров и багажа.

6. Вид сообщения. Здесь указывается «ареал» перевозки. Он может быть городским, пригородным (если расстояние между населёнными пунктами не превышает 50 км) и междугородным (при расстоянии свыше 50 км).

Как заполнить электронный путевой лист?

Рассмотрим порядок оформления ЭПЛ в сервисе Сфера Перевозки от СберКорус.

• Авторизуйтесь в сервисе Сфера Перевозки. Слева в столбце выберите строку «Путевые листы». Для того, чтобы создать новый документ, справа сверху нажмите кнопку «Добавить».

• Начните заполнять раздел «Общие сведения». Укажите идентификатор ГИС (при наличии), номер и дату путевого листа (при необходимости). Укажите, на какой срок оформляется путевой лист: на один день или больше. После заполните даты, в течение которого путевой лист будет действительным. Выберите признак начала рейса: выезд с парковки или приём транспортного средства. Далее выберите вид перевозки, и, если она коммерческая, дополнительно укажите её категорию. Также укажите вид сообщения. Поставьте отметку о необходимости или её отсутствии послерейсового медосмотра.

• При необходимости вы можете добавить информационные поля в ваш путевой лист. Там вы сможете указать сведения, связанные непосредственно с вашим бизнесом. Для этого нажмите внизу раздела «Общие сведения» на кнопку «Добавить информационные поля». После введите его идентификатор и значение.

• Нажмите кнопку «Далее» и переходите в раздел «Участники». Здесь нужно заполнить информацию об оформителе путевого листа, а также о водителе.

• Дополнительно заполните графы о других участниках: собственнике, перевозчике, ответственного за техосмотр лица, медицинской организации.

• Переходите к разделу «Транспортное средство». Заполните все реквизиты: регистрационный номер, инвентарный номер, тип транспортного средства, марку и модель. Если у вас есть прицеп, нажмите на кнопку «Добавить прицеп».

• Переходите в раздел «Подписание и отправка». Выберите статус подписанта: тип подписи (простая, неквалифицированная или квалифицированная), а также способ подтверждения полномочий (только электронной подписью, с машиночитаемой доверенностью или другими пакетами документов). Нажмите на кнопку «Подписать».

Ошибки при заполнении путевых листов

При заполнении путевых листов необходимо обратить внимание на следующие данные, чтобы избежать ошибок и претензий со стороны надзорных органов:

1. Маршрут следования. На практике указания того, что маршрут городской или междугородний, недостаточно. Отсутствие дополнительных данных может трактоваться как то, что у компании или ИП не было необходимости куда-то ехать. Следовательно, и расходы на топливо для ФНС легально подтвердить нельзя.

2. Показания одометра. Важно вносить фактические данные в путевой лист. Если ФНС обнаружит, что при совершении поездки был какой-то нелогичный пробег, или имеются разрывы в последовательности, составителей могут обвинить в фальсификации документов. Некорректные показатели также могут стать причиной отказа в признании расходов на горюче-смазочные материалы (ГСМ).

3. Противоречия и дубли при оформлении документов. Несколько путевых листов с разной информацией или противоречащие друг другу документы на одно транспортное средство делают данные недостоверными. Потому важно проверять даты составления путевых листов и транспортные средства, на которые они оформляются.

4. Медосмотр. Прохождение водителем предрейсового медосмотра — обязательное правило, которое коррелирует с составлением путевого листа. Медицинский работник обязательно должен поставить отметку о прохождении водителем медосмотра, поставить дату, время и подпись с расшифровкой. Отсутствие этой информации может привести к штрафам.

5. Техосмотр. Аналогично нужно внимательно отнестись к тому, проставлена ли отметка о техосмотре. Напоминаем, что её имеет право ставить специалист с соответствующим образованием. Отсутствие отметки или её несоответствие действительности может повлечь штрафы.

6. Реквизиты. Проверьте, правильно ли указаны иные реквизиты путевого листа. Любые неточности могут привести к тому, что документ признают недействительным, и вы не сможете использовать его как «первичку».

Любые ошибки можно исправить. Чтобы скорректировать путевой лист, нужно:

• для бумажного варианта — зачеркнуть одной линией ошибку и вписать правильные данные. Рядом с корректировкой написать «Исправлено», указать Ф.И.О. и должность того, кто изменил данные, он же должен поставить подпись. Подчищать, использовать корректоры или стирать ошибочные надписи нельзя.

• для электронного варианта — выпустить новый ЭПЛ с корректными данными, указав, взамен какого документа он составлен, когда он был исправлен.