Правила оформления путевых листов в 2024 году

15 июля 2024

5 минут

1910

С 1 марта 2023 года перевозчики грузов, пассажиров и багажа получили возможность оформлять путевые листы в электронном виде, но такой формат по-прежнему не является обязательным. В статье расскажем, как правильно оформлять путевые листы в 2024 году, об обязательных реквизитах, требованиях и порядке заполнения.

Новое в путевых листах с 2024 года

Государство планировало ввести обязательный электронный формат путевых листов и других перевозочных документов в алкогольной отрасли с 1 июня 2024 года, но срок перенесли на март следующего года. Других изменений в путевых листах на текущий год нет.

Для чего нужен путевой лист

В этом документе отражается информация о перевозке грузов или пассажиров: какое транспортное средство используется, данные водителя, цель поездки и другие сведения. Путевой лист позволяет отследить километраж и часы работы водителя для начисления заработной платы, обосновать расходы на топливо.

Во время поездки путевой лист могут потребовать инспекторы ГИБДД для проверки цели транспортировки. Также этот документ может запросить ФНС, если нужно подтвердить расходы на ГСМ и заработную плату водителя. При возникновении трудовых споров документ может истребовать Роструд.

Кто заполняет путевой лист

Открывает путевой лист собственник или владелец автомобиля (или его уполномоченный сотрудник), если самостоятельно выполняет перевозку грузов или пассажиров или сдаёт в аренду транспортное средство с экипажем. Если собственник сдаёт в аренду автомобиль без экипажа, то обязанность по открытию путевого листа переходит на арендатора.

Далее открытый путевой лист заполняют специалисты, отвечающие за соответствующее направление: медработник вносит данные о медосмотре водителей, механик — о техническом состоянии ТС, выпускающий сотрудник (или тот же механик) — дату и время выезда и возвращения ТС на парковку, показания одометра.

Формы электронного и бумажного путевого листа

В 2024 году перевозчик может выбрать, в каком формате оформлять путевые листы — в бумажном или электронном. Однако в будущем планируется введение обязанности по оформлению путевых листов только в электронном виде, поэтому уже сейчас целесообразно выбрать этот формат, чтобы заранее перестроиться и привыкнуть к новому варианту. Используемый формат путевого листа необходимо утвердить в учётной политике.

При выборе электронного формата путевой лист необходимо оформлять по форме, утверждённой ФНС (Приказ ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26-116@).
Унифицированной бумажной формы путевого листа нет: можно использовать бланк из Постановления Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 или разработать собственный, но с содержанием обязательных реквизитов, о которых расскажем далее.

Какие обязательные реквизиты должны быть в путевом листе

В 2024 году путевой лист должен содержать:

Срок действия. Документ можно оформить на день, неделю или месяц, в зависимости от длительности рейса.
Данные оформителя. Компания указывает полное наименование, ОГРН, адрес, номер телефона, ИП — ФИО, ОГРНИП, адрес прописки, номер телефона, физическое лицо, например, самозанятый при перевозке пассажиров и багажа на легковом такси — ФИО, ИНН, адрес места жительства, номер телефона.
Данные транспортного средства. Указывают:

тип автомобиля (прицепа), марку, модель и госномер;
дату и время предрейсового (предсменного) контроля;
дату и время выпуска на линию и возвращения;
результат проведения предрейсового (предсменного) контроля, если оно обязательно;
показания одометра при выпуске на линию, по возвращении и при передаче другому водителю.

Данные водителя. Обязательно указывают ФИО, СНИЛС, реквизиты водительского удостоверения, дату и время предрейсового (предсменного, послерейсового) медосмотра.
Вид перевозки. Это может быть коммерческая перевозка, для собственных нужд или передвижение и работа спецтранспорта.
Вид сообщения: городское, пригородное, междугородное.

Схема заполнения путевого листа

Путевой лист открывает ответственный сотрудник собственника ТС — логист, бухгалтер или диспетчер. На этом этапе в путевом листе заполняют срок действия, информацию о перевозчике, автомобиле и водителе. Указывают также вид перевозки и сообщения.
Путевой лист передаётся медработнику, который вносит данные о предрейсовом или предсменном медосмотре водителя.
От медработника путевой лист переходит к механику: он вносит данные о техническом состоянии ТС.
Далее перед выездом с парковки ответственный сотрудник (может быть механик или другой специалист) вносит данные одометра, фиксирует время выезда.
Путевой лист передаётся водителю. Во время рейса водитель может заполнять фактическую информацию: опоздание, ожидание, простой, время прибытия и простоя, пройденное расстояние.
По завершению поездки водитель передаёт путевой лист механику для фиксации расхода ГСМ и технического состояния ТС после поездки, механик — логисту для проставления фактического времени возвращения и пройденного маршрута, далее документ поступает в бухгалтерию.

При такой схеме становится понятно, почему электронные путевые листы (ЭПЛ) удобнее и эффективнее бумажных:

Электронный документ не требует физической передачи разным ответственным исполнителям для внесения данных и проставления подписи, а это — значительная экономия времени. Электронный путевой лист видят все участвующие в заполнении на компьютере или в мобильном приложении, документ мгновенно передаётся сотрудникам и подписывается в пару кликов электронной подписью.
ЭПЛ невозможно потерять или испортить, все данные в электронном виде. Электронный документ не нужно печатать и хранить в архиве. После всех подписаний оператор ЭДО передаёт данные в ГИС ЭПД. У водителя в мобильном приложении формируется QR-код, который он может показать проверяющим на дороге.
Применение электронных путевых листов упрощает документооборот. Исключаются ошибки при заполнении путевого листа и ускоряются рабочие процессы.

Оформление путевых листов и других сопроводительных перевозочных документов доступно в сервисе Транспортный ЭДО от СберКорус. Сервис позволяет экономить время, сокращать расходы на бумагу и печать путевых листов, быстро находить документы в электронном архиве.