Смена юридического адреса организации: пошаговая инструкция
Просто переехать из одного офиса в другой не получится, придётся озаботиться рядом формальностей — собрать учредителей и принять решение о смене юридического адреса ООО, обновить данные в ЕГРЮЛ и, при необходимости, в уставе компании, уведомить контрагентов об изменениях. Расскажем, какие шаги нужно предпринять при изменении юридического адреса, какие документы нужно будет подготовить.
Когда нужно будет менять устав?
Прежде, чем мы расскажем, какие шаги нужно предпринять при изменении юридического адреса ООО, разберёмся, в каких случаях нужно будет менять устав:
-
Если вы используете типовой устав, утверждённый ФНС, то никаких изменений в него вносить не потребуется. Шаблон применим для всех, в нём нет конкретных данных о компании.
-
Если у вас собственный устав, где указано лишь местонахождение юридического лица в рамках одного города, то менять его нужно только при переезде в новый населённый пункт. Если офис остаётся в том же городе, то изменения в учредительный документ не понадобятся.
-
Если у вас собственный устав, но адрес указан точный, то изменения потребуются как при переезде в новый офис, так и в другой город.
Подготовка протокола, решения или приказа
Изменение места нахождения юридического лица, если будет меняться устав, должно быть утверждено учредителями. Если он один, принимается решение единственного учредителя. Если их несколько, то оформляется протокол общего собрания участников фирмы. Документ нужно:
-
Заверить у нотариуса, если уставом не предусмотрена иная форма утверждения документов.
-
Просто подписать всеми (или установленным уставом большинством) учредителями, если устав допускает подобную форму утверждения решений или протоколов.
Если в устав изменения не вносятся, то может быть достаточно приказа руководителя. Исключение — если вопросы смены юридического адреса ООО относятся к особой компетенции учредителей по уставу.
Ситуация № 1. Переезд в новый офис в том же городе без изменения устава
Как ООО поменять юридический адрес?
-
Как только вы перебрались в новое помещение, у вас есть 1 неделя, чтобы уведомить об этом налоговую (ч. 5 ст. 5 Закона о госрегистрации юрлиц).
-
Заполняем заявление по форме Р13014. Его форма закреплена в приложении № 4 приказа ФНС № ЕД-7-14/617@ от 31 августа 2020 года. На титульном листе в графе «Причина представления заявления» вписывает код «2». Это будет означать, что заявитель хочет поменять сведения о фирме в ЕГРЮЛ. Далее нам нужен лист «Б». В графе «Адрес юридического лица в пределах места нахождения» прописываем новые реквизиты.
-
Ждём 5 рабочих дней — за это время ФНС внесёт все необходимые корректировки.
Ситуация № 2. Переезд в новый офис в том же городе со сменой устава
Какие документы нужно подать в ИФНС при смене юр. адреса при наличии правок в уставе?
-
Изменения в устав или устав в новой редакции.
-
Заявление по форме Р13014. На титульном листе в графе «Причина представления заявления» нужно указать код «1». Это будет означать, что вносятся изменения не только в ЕГРЮЛ, но и в устав. Далее снова проставляем код «1», если подготовлены изменения в устав, или код «2», если учредительный документ представляется в ФНС в новой редакции. На листе «Б» указываем новый адрес компании.
-
Решение единственного учредителя или протокол собрания участников, где одобрен перевод организации в новый офис.
-
Квитанция об оплате государственной пошлины в 800 руб. Её не нужно платить, если документы направляются электронно.
Ситуация № 3. Переезд в новый офис в другом городе без смены устава
Что делать, если организация сменила юридический адрес?
-
Переезд в другой населённый пункт требует принятия соответствующего решения учредителями. Издаётся документ от лица единственного участника или протокол общего собрания учредителей.
-
После принятия решения есть 3 рабочих дня, чтобы зарегистрировать планирующиеся изменения в ФНС (абз. 2 ч. 6 ст. 17 Закона о госрегистрации юрлиц).
-
Заполняем заявление Р13014 и подаём его в инспекцию по текущему месту регистрации. На титульном листе в графе «Причина представления заявления» вписывает код «2». Это будет означать, что заявитель хочет поменять сведения о фирме в ЕГРЮЛ. В графе «Юридическим лицом» ставим код «1», что означает, что учредители приняли решение о смене адреса. Лист «Б» заполняется в графе «Место нахождения юридического лица», где указываем новый город и регион. Точный адрес не указывается.
-
Ждём 5 рабочих дней, чтобы налоговая зарегистрировала изменения в ЕГРЮЛ. Не стоит переживать, если адрес пока остался прежним. Он изменится на следующем этапе.
-
В ближайшие 20 дней после регистрации ФНС переезда в новый город изменить ЕГРЮЛ не получится (абз. 4 ч. 6 ст. 17 Закона о госрегистрации юрлиц). Потому можно заняться другими юридическими формальностями — найти новое помещение, купить его в собственность или заключить договор аренды.
-
По истечении 20 дней снова подаём заявление по форме Р13014, но уже в ИФНС по новому месту регистрации. Заполняем всё точно так же, как на предыдущем этапе (кроме графы «Юридическим лицом» на титульном листе, её заполнять не нужно), но теперь уже в листе «Б» прописываем точный адрес.
-
Обязательно к заявлению подаём документы, подтверждающие право пользоваться новым офисом (например, выписка из ЕГРН, если помещение купили, или договор аренды).
-
Снова ждём 5 рабочих дней для регистрации изменений в ЕГРЮЛ.
Ситуация № 4. Переезд в новый офис в другом городе со сменой устава
Порядок перевода организации в другой регион и/или город будет похож на тот же, что описан в разделе «Ситуация № 3», с небольшими отличиями:
-
При подаче документов в ИФНС по новому месту регистрации потребуется решение единственного учредителя или протокол общего собрания участников о внесении корректировок в устав. Также нужно будет подготовить изменения в устав или новая редакция учредительного документа. Не забудьте оплатить госпошлину в 800 руб., если подаёте документы на бумаге. При электронном направлении сведений госпошлина не взимается.
-
Иначе заполняется заявление по форме Р13014, которое подаётся в новую ИФНС. На титульном листе в графе «Причина представления заявления» нужно указать код «1». Это будет означать, что вносятся изменения не только в ЕГРЮЛ, но и в устав. Далее снова проставляем код «1», если подготовлены изменения в устав, или код «2», если учредительный документ представляется в ФНС в новой редакции. На листе «Б» указываем новый адрес компании. Лист «Б» заполняется так же, как и в «Ситуации № 3».
Кого нужно уведомить при смене юридического адреса?
Помимо налоговой, об изменении адреса нужно сообщить:
-
сотрудникам — с ними нужно будет перезаключить трудовые договоры, если они не захотят уволиться, также придётся провести оценку условий труда на новом месте;
-
контрагентам — направляется уведомление, при необходимости оформляются дополнительные соглашения к действующим договорам;
-
обслуживающим банкам — в каждой финансовой организации свой порядок уведомления.
Больше советов о правильном ведении бизнеса — в чек-листах и шпаргалках от экспертов СберКорус.
Telegram-канал СберКорус