Топ-3 вопроса о совмещении бумажного документооборота с электронным

30 января 2026

6 минут

403

Несмотря на повсеместное применение электронного документооборота (ЭДО) в России, полностью отказаться от бумаги получается далеко не у всех. Потому для любого бизнеса будут актуальны вопросы совмещения разных форматов документооборота.

В статье собрали топ-3 вопроса предпринимателей и компаний об особенностях совмещения бумажного и электронного документооборота.

Больше интересных новостей из сферы ЭДО, бизнеса, налоговой отчётности и маркировки — в Telegram-канале СберКорус.

Вопрос № 1. Какие документы нельзя переводить в электронный вид?

В 2026 году на бумаге нужно оформлять следующие виды документов:

Некоторые кадровые документы. Перечень бумажных кадровых документов, которые нельзя оформлять в «цифре», закреплён в ст. 22.1 ТК РФ. Например, к ним относятся бумажные трудовые книжки (электронные трудовые книжки по общему правилу не содержат информацию о местах работы гражданина, зафиксированных ранее в бумажном документе), акты о несчастном случае на производстве, распоряжения или приказы об увольнении работников, документы о прохождении инструктажей по охране труда.
Переводные и простые векселя. Необходимость их оформления строго на бумаге прямо закреплена в ст. 4 закона № 48-ФЗ от 11 марта 1997 года.
Документы, связанные с государственной тайной. Здесь ограничения действуют в случае, если у бизнеса нет возможности использовать специализированные системы ЭДО с повышенным уровнем защиты. Например, это может быть нецелесообразно в случае, если деятельность, связанная с государственной тайной, не является приоритетным направлением для компании. В этом случае бизнесу проще хранить документы на бумаге, обеспечивая их сохранность по требованиям, прописанным в действующем законодательстве.
Документы с неутверждёнными или утратившими силу форматами. Это довольно спорный момент, поскольку на практике, конечно, крайне желательно пользоваться электронными форматами документов, утверждённых ФНС или другими ведомствами. Применяя их, ни у кого не возникнет вопросов в их легальности. Так, с 1 января 2026 года были отменены электронные форматы товарных накладных (ТОРГ-12) и актов выполненных работ / оказанных услуг. Вместо них нужно использовать универсальные передаточные документы (УПД) формата 5.03. В то же время закон не ограничил возможности применения накладных и актов на бумаге, а также в виде неформализованных электронных документов. Однако, поскольку для ФНС электронные УПД 5.03 предпочтительнее, использовать нужно именно их, оставив ТОРГ-12 и акты на бумаге.

Вопрос № 2. Как организовать хранение и архивирование бумажных и электронных документов?

Если в вашей компании применяется и бумажный, и электронный документооборот, то вам необходимо организовать раздельное хранение и архивирование документов. В то же время вам нужно позаботиться о наличии некой системы, которая позволит быстро найти интересующую вас информацию.

Бумажные документы

Бумажные документы нужно хранить в архивах — специальных помещениях, соответствующих требованиям закона. Обычно эти помещения оборудованы сейфами (например, для документов с коммерческой тайной), шкафами, металлическими стеллажами. В архиве обязательно должна быть хорошая вентиляция, поддерживаться оптимальный уровень влажности (не более 55%) и освещения (например, при использовании ламп накаливания обязательно их накрытие плафонами). Не менее важно соблюдение температурного режима (обычно 17-19 градусов Цельсия). Помимо этого, в помещении необходимо установить систему противопожарной безопасности.

Существуют отдельные требования и для оформления документов в архив:

необходимо их разделение по признакам — временному, функциональному или тематическому;
прошивка документов — по особым правилам (переплёт в твёрдой обложке, 4 прокола по общему правилу, для малоформатных дел допустимо 3 прокола, объём папки не более 250 листов и не более 4 см в корешке и прочие требования);
определить ответственных лиц, имеющих право доступа к архивным документам.

Электронные документы

Электронные документы можно хранить:

на физически обособленных носителях не менее чем в 2 экземплярах (один для работы, другой — основной) — важно, чтобы срок их службы составлял более 10 лет;
в информационной архивной системе — здесь закон устанавливает требование о возможности обязательного резервного копирования данных.

Доступ к электронному архиву документов также должен быть у ограниченного круга сотрудников.

Больше информации о правилах ведения архива и хранения как бумажных, так и электронных документов можно найти в приказе Росархива № 77 от 31 июля 2023 года.

В то же время нужно обеспечить связь между бумажными и электронными документами. Это можно сделать следующими способами:

в электронных карточках документов указывать местоположение бумажной версии (например, стеллаж № 1, полка № 3);
сканируйте бумажные документы, чтобы потом быстрее находить их в электронном виде для текущей работы;
на бумажные документы наносите штрихкоды или QR-коды, чтобы можно было быстрее найти их электронные сканы для текущей работы или электронные версии, если они были созданы в разных формах.

Вопрос № 3. Как организовать взаимодействие с контрагентами, если они используют только бумажные документы, когда у меня ЭДО?

Каждая ситуация индивидуальна, потому способ действий может отличаться. Если вы пользуетесь ЭДО, а у вашего контрагента такого сервиса нет, и он по старинке оформляет документы на бумаге, можно поступить следующим образом.

Вариант 1 — договориться об обмене электронными документами вне сервисов ЭДО

Руководители организаций и ИП в 99% случаев получают квалифицированную электронную подпись (КЭП) в Удостоверяющем центре (УЦ) ФНС или у его доверенных лиц после регистрации бизнеса. С помощью КЭП подписывают и сдают отчётность (в частности, по НДС, которую обязательно оформляют в электронном виде), участвуют в тендерах на электронных торговых площадках и многое другое.

Чтобы электронный документ имел юридическую силу, он должен быть подписан электронной подписью. Лучше всего КЭП, поскольку она в соответствии с законом № 63-ФЗ приравнивается к собственноручной, и никаких дополнительных соглашений с контрагентом о её признании заключать не нужно.

Потому в целом ИП или руководитель юридического лица могут подписать КЭП электронный документ и отправить его по электронной почте, через мессенджер или сообщение в соцсетях — как договорятся стороны.

Однако обмен документами не через защищённые сервисы ЭДО может привести к утечке данных. А в случае, если вы в договоре не указали надлежащий способ обмена документами, то контрагент может сослаться на то, что он ничего не получал.

В этом случае можно попытаться уговорить контрагента подключиться к ЭДО. Например, при открытии расчётного счёта в Сбере пользоваться сервисом Сфера Документы можно бесплатно.

Вариант 2 — согласиться на бумажный документооборот

Если договориться об обмене электронными документами не получается, можно согласиться на бумажный документооборот. Однако в этом случае вам придётся нести все затраты, связанные с ним: распечатка, отправка, хранение, обеспечение конфиденциальности.

В договоре с контрагентом при организации бумажного документооборота нужно:

указать, какими видами документов вы будете обмениваться на бумаге;
как именно будут передаваться бумажные экземпляры (личные встречи, почтовыми или курьерскими службами);
как будет подтверждаться получение документов;
в течение каких сроков должно проходить согласование документов, полученных на бумаге;
меры ответственности за задержку документооборота.

Обратите внимание! Наличие скан-копий бумажного документа не означает, что оригинал можно уничтожить. Они не приравниваются к оригиналу. Хранить бумажную версию нужно в соответствии со сроками, закреплёнными в приказе Росархива № 236 от 20 декабря 2019 года (зависит от вида документа).