Учёт транспортных расходов: какие документы нужны

13 марта 2026

4 минуты

789

Транспортные расходы в бухгалтерском и налоговом учёте занимают особое место. Они неизбежны в любом бизнесе, который занимается перевозкой товаров, пассажиров на собственном или арендованном автомобиле.

В статье разберёмся, как учесть транспортные расходы в бухгалтерии в 2026 году, какие документы нужно оформлять в разных случаях.

Зачем подтверждать транспортные расходы?

Все транспортные расходы организации необходимо подтверждать документально, поскольку это позволяет:

Уменьшать налоговую базу. Если есть транспортные документы, то вы сможете уменьшить налоговую базу для налога на прибыль, упрощённой системы налогообложения (УСН) на объекте «Доходы минус расходы» и прочее.
Контролировать финансы. Наличие транспортных документов обеспечивает полноту и прозрачность финансовой отчётности. Помимо этого, они помогают проконтролировать объём расходов на топливо, ремонт, в целом на содержание автопарка, отслеживать изменение цен на услуги контрагентов и прочее, выявлять нецелевые расходы (например, использование машины для личных нужд и т.д.).
Формировать доказательства при спорах с контрагентами и клиентами. Наличие документов подтверждает существование правоотношений, указывает, какие условия были у конкретной перевозки, какой маршрут и прочие нюансы.

Перечень документов для учёта транспортных расходов

В таблице ниже покажем, какие документы нужно оформлять для учёта транспортных расходов:

Ситуация	Перечень транспортных документов
Перевозка собственным транспортом	основной документ — путевой лист или электронный путевой лист (ЭПЛ); документы на техобслуживание и ремонт транспортного средства; зарплатные ведомости — в случае, если водитель из числа трудоустроенных работников организации; документы на приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ) — это могут расчёты и накладные по операциям через топливные карты, чеки с автозаправочных станций (АЗС); документы на оплату мойки, парковки и прочих необходимых услуг — от отчётов до чеков; служебные задания — необходимые документы для подтверждения производственного характера поездок (например, если организация возит сотрудников до места работы).
Перевозка арендованным транспортом	путевой лист или ЭПЛ (оформляется арендодателем или арендатором в зависимости от того, арендовался транспорт с экипажем или нет); платёжные поручения для подтверждения платы арендной платы; любые иные документы, подтверждающие расходы арендатора (от чеков из АЗС до документов, подтверждающих ремонт автомобиля).
Перевозка с привлечением сторонней организации-перевозчика	основной документ — транспортная накладная (ТН) или электронная транспортная накладная (ЭТрН); универсальный передаточный документ (УПД) на транспортные услуги; товарно-транспортная накладная (ТТН), однако сейчас на практике корректнее использовать ТН + УПД; счёт-фактура — для организаций, работающих с НДС.

В Сфера Перевозки от СберКорус вы можете оформлять электронные перевозочные документы (ЭПД), обладающие равной с бумажными юридической силой. Сервис поддерживает оформление ЭПЛ, ЭТрН, электронных заказов-заявок (ЭЗЗ), договоров фрахтования, экспедиторских расписок и поручений экспедитору. Переходите на ЭПД заранее, поскольку с 1 сентября 2026 года они становятся обязательными для всех участников перевозок.

Частые вопросы

Обязательно ли оформлять путевой лист или ЭПЛ для собственного транспорта?

Да, это предусмотрено ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта. Путевой лист или ЭПЛ обязательны для любых перевозок (как грузов, так и пассажиров), связанных с производственными или коммерческими целями. Особенности заполнения документа уточняются в приказе Минтранса РФ № 390 от 28 сентября 2022 года. Формат ЭПЛ закреплён в приказе ФНС № ЕД-7-26/116@ от 17 февраля 2023 года.

Почему нельзя подтвердить расходы на ГСМ только чеком из АЗС?

Чек из АЗС подтверждает только фактическую покупку топлива, но не указывает, для каких целей оно было приобретено. То, что бензин, газ или дизель были использованы именно в производственных либо коммерческих целях, подтверждает путевой лист или ЭПЛ. Чеки из АЗС служат дополнительным документом, подтверждающим расходы организации на ГСМ.

Какой документ нужно обязательно оформлять грузоперевозчику: ТН или ТТН?

Факт заключения договора перевозки грузов подтверждается транспортной накладной или ЭТрН (ч. 2 ст. 785 ГК РФ). Без неё сделку можно будет считать несостоявшейся. ТТН можно оформить как дополнительный документ, указывающий, какие именно товары перевозились, хотя на практике для этого сейчас используют УПД. Нельзя заменить ТН или ЭТрН оформленной ТТН.

Сколько лет нужно хранить транспортные документы?

П. 8 ч. 1 ст. 23 НК РФ обязывает хранить транспортные документы не менее 5 лет.