УКЭП для работника — это расходы работодателя. Нужно ли облагать их налогом?

На вопрос о налогообложении расходов, возникших у работодателя при оплате усиленной квалифицированной электронной подписи для работника, Минфин ответил в Письме № 03-04-06/28364 от 29.03.2024: стоимость сертификата УКЭП не облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Статья 22.2 ТК РФ наделяет работодателя правом ввести электронный документооборот в организации. При этом расходы на выпуск электронных подписей для работников и их использование работодатель берёт на себя. Однако такие расходы связаны с производственной необходимостью, и их нельзя приравнять к доходам работника, полученным в натуральной форме, которые, согласно п. 1 ст. 210 НК РФ, включаются в налоговую базу по НДФЛ. Следовательно, расходы на УКЭП для сотрудников налогом не облагаются.

Что касается страховых взносов, то они исчисляются с выплат и вознаграждений в пользу физических лиц, в том числе произведённых в рамках трудовых отношений (п. 1 ст. 420 НК РФ). Но выпуск электронной подписи не связан с наличием трудовых отношений, а осуществляется в связи с производственной необходимостью. Следовательно, страховые взносы также не начисляются.

Напомним, что с 1 сентября 2024 года работник может подписывать документы от имени организации только с помощью сертификата квалифицированной электронной подписи физического лица и машиночитаемой доверенности, в которой указаны его полномочия. УЦ СберКорус осуществляет выпуск КЭП для сотрудников организаций и физических лиц, а быстро и бесплатно выпускать машиночитаемые доверенности позволяет сервис ЭДО СФЕРА Курьер.