Задержка поставки товаров: что делать — руководство для покупателей и поставщиков

Срывы сроков поставки — неприятное событие для обеих сторон договора. Покупателю, среди которых чаще всего магазины и торговые сети, задержки грозят невозможностью своевременно пополнить ассортимент и упущенной выгодой. Поставщику, в свою очередь, по договору может начисляться неустойка за просрочку поставки товара.

В статье расскажем, что делать обеим сторонам сделки, если оговоренные сроки сорвались, и как сервис EDI (Electronic Data Interchange, или Электронный обмен данными) Сфера Торговля может помочь в профилактике возникновения таких ситуаций.

Больше интересных новостей из сферы ЭДО, бизнеса, налоговой отчётности и маркировки — в Telegram-канале СберКорус.

Что считается задержкой поставки: правовые основания

Ст. 506 Гражданского кодекса РФ (ГК РФ) предусматривает, что продавец обязан поставить товар в оговоренные сроки. Это может быть как конкретная дата для всего согласованного ассортимента (например, к 1 марта 2026 года), поставка партиями в определённые сроки (например, 1 раз в месяц 20 числа). Также временной период может быть установлен в связи с наступлением какого-то события: например, послу получения заказа от поставщика в течение 3 дней.

В случае, если стороны не указали в договоре, когда именно должен быть поставлен товар, то по общему правилу обязательства нужно исполнить в течение 7 дней после получения заказа от покупателя (ст. 314, 457 ГК РФ).

Следовательно, срыв сроков поставки товаров наступает в случае, если обязательства не исполнены на конкретную дату, определённый период.

Чем это может грозить поставщику?

1. Во-первых, начислением неустойки. Как правило, её размер определяется в договоре (ст. 521 ГК РФ). В случае, если неустойка в соглашении отсутствует, это не значит, что покупатель не сможет её потребовать. Существует ещё так называемая законная неустойка за неисполнение денежных обязательств (ст. 395 ГК РФ). Её размер определяется ключевой ставкой Банка России, которая действовала в период просрочки. Проценты начисляются каждый день, пока обязательство не будет исполнено. Формула расчёта неустойки: Сумма долга * Ставка ЦБ РФ / Количество дней в году * Количество дней просрочки.

2. Во-вторых, риском одностороннего расторжения договора. Ч. 2 ст. 523 ГК РФ указывает, что в случае неоднократного нарушения сроков поставки товаров покупатель может в одностороннем порядке расторгнуть сделку.

Обязанности поставщика: что нужно сделать в первую очередь

Чтобы минимизировать риск конфликтов с покупателем, рекомендуется описать причины задержек товаров в отдельном уведомлении. Обязательно проверьте ваш договор: не исключено, что направление уведомления о просрочке поставок является вашей обязанностью.

Если вы пользуетесь сервисом EDI Сфера Торговля, то уведомление можно направить в сообщении ORDRSP. В нём вы можете указать причину, из-за которой покупатель не сможет своевременно получить товары. Это может быть, например, форс-мажорное обстоятельство, неоплата продукции заказчиком, дефицит транспорта, упаковки, ресурсов и многое другое.

Если вы намерены уведомить покупателя электронным или бумажным документом, то необходимо придерживаться следующих правил:

• корректно указать реквизиты заказчика, обратиться к руководителю или уполномоченному должностному лицу компании;

• описать причины срыва сроков поставки;

• дать прогнозные сроки, когда вы сможете восстановить поставки товаров;

• указать реквизиты договора, по которому вы не можете своевременно поставить товар, а в случае, если срыв сроков произошёл из-за форс-мажора или по вине заказчика, сослаться на пункты соглашения, которые снимают с вас как с поставщика ответственность;

• при наличии — приложить подтверждающие документы, которые доказывают, что просрочка произошла по объективным причинам (например, если задержка импорта, то показать таможенные документы);

• поставить подпись руководителя или уполномоченного сотрудника поставщика, а при наличии — дополнительно печать.

Пошаговый алгоритм действий при задержке поставки

Рассмотрим, что должны сделать покупатель и поставщик, если произошла просрочка поставки товаров.

Инструкция для покупателя:

1. Зафиксировать факт срыва сроков поставки. Необходимо выяснить, в какую дату произошла задержка, какие именно товары не были своевременно привезены. Точную дату просрочки можно определить, изучив условия действующего договора, проанализировав переписку с контрагентом, товарные спецификации.

2. Связаться с поставщиком. Получить информацию от продавца можно по электронной почте, в мессенджере или по телефону. Однако рекомендуется получить официальное уведомление или письменное разъяснение от поставщика, в котором он объясняет, почему не удалось привезти товар своевременно. Этот документ в будущем послужит доказательством того, что вы пытались урегулировать конфликт мирным путём.

3. Оценить убытки, если они возникли. Например, из-за отсутствия товара вам пришлось искать другого поставщика, чтобы купить продукцию по более высокой цене. Убытками может считаться и срыв договорных обязательств перед другими контрагентами, если вы, например, тоже поставляете товар кому-то ещё. Упущенная выгода потому, что вы не смогли удовлетворить потребности ваших клиентов и продать товары (как оптом, так и в розницу) тоже входит в убытки.

4. Написать претензию, если не получилось договориться. В претензии обязательно укажите как собственные реквизиты, так и данные поставщика. Пропишите, к какому договору она относится (дата, номер и предмет сделки). Напомните продавцу, к какому сроку должен был быть поставлен товар, когда произошла задержка, сколько дней просрочки уже допущено. Рассчитайте неустойку, которую обязан выплатить для вас поставщик на основании договора или закона. При наличии убытков также рассчитайте и их размер. Укажите свои требования: хотите вернуть предоплату, ожидаете поставки товара, просите уплатить неустойку и компенсировать убытки. Приложите все подтверждающие документы к претензии и ожидайте ответа. Срок получения ответа на претензию фиксируется, как правило, в договоре. Если он не обозначен, то действует срок, установленный в ч. 2 ст. 452 ГК РФ — 30 дней.

5. Обратиться в суд, если ответа на претензию не последовало или он вас не удовлетворил. В иске указывается информация, которая была прописана в претензии, с корректировкой требований при необходимости, сроков.

Инструкция для поставщика

Здесь в первую очередь нужно позаботиться о том, чтобы уведомить покупателя о задержке, описать причины и способы разрешения проблем. Если конфликт перешёл уже на стадию претензий с требованием уплатить неустойку и компенсировать убытки, можно вести переговоры об их снижении, например, предоставляя скидку или выгодные условия доставки. В случае, если спор переходит в судебную стадию, необходимо собрать все доказательства, которые подтвердят вашу правоту (например, наличие форс-мажоров или отсутствие своевременной оплаты от заказчика).

Как EDI помогает в профилактике срывов поставок?

Использование EDI сервиса Сфера Торговля помогает продавцу и покупателю автоматизировать заказы и поставки, сократить время на согласование сделок и поддерживать своевременную связь друг с другом, минимизируя риски конфликтов.

Как это работает на практике?

1. Отсутствие «потерянных» заказов. Бывает, что вы заключили договор, но фактически заказами обмениваетесь по электронной почте, в мессенджере или посредством телефонных звонков. На словах вы обо всём договорились, но поставщик забыл, что обязан к конкретной дате привезти товар. Использование EDI сводит такие риски к минимуму: используя сообщения ORDERS (заказ от покупателя) и ORDRSP (ответ на заказ от поставщика с указанием того, может быть доставлен товар или нет), вы фиксируете точные даты, сроки. Все коммерческие сообщения регистрируются в системе, видно их статусы, потому заказы не потеряются, поставщик о них не забудет и, следовательно, не будет просрочки из-за человеческого фактора.

2. Возможность быстро уведомить продавца о недопоставке. Для этого достаточно отправить сообщение RECADV (уведомление о приёмке). В случае, если какого-то товара привезли в меньшем объёме, чем нужно, что уже может сформировать впоследствии задержку поставки, продавец сможет быстро узнать об этом и принять меры, отправив, например, дополнительную машину с товаром.

3. Отслеживание всей цепочки поставок. Если какой-то заказ «завис», в сервисе EDI это можно быстро обнаружить, мониторя статусы, и при необходимости исправить положение.

4. Возможность направить уведомление о задержке поставки. Также вы можете предложить продавцу способы решения проблемы, например, предложив товары-аналоги или договорившись о частичной поставке, направляя сообщение ORDRSP.