Закрывающие документы: что это, какие бывают и как правильно оформлять

22 января 2026

9 минут

786

Закрывающие документы — это документы, подтверждающие, что сделка между сторонами завершена, все обязанности по ней исполнены. Они нужны как для бухгалтерского учёта, так и для будущего оформления налоговых деклараций, чтобы подтвердить расходы и сформировать налоговую базу.

Важно корректно оформлять закрывающие документы: они должны соответствовать нормам НК РФ, закона «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ. В статье расскажем, какие бывают виды закрывающих документов, как с ними работать, сколько нужно хранить.

Что такое закрывающие документы: суть и назначение

Закрывающие документы оформляются на финальной стадии документооборота. Они сопровождают либо конец какого-либо этапа сделки (например, выполнение той или иной работы), либо завершение всех обязательств между сторонами.

Для чего нужны закрывающие документы?

Фиксирование события. Означает, что часть или полный объём обязательств завершён. Например, поставлен товар, оказана услуга.
Придание юридической значимости. Закрывающие документы подтверждают, что обязательства исполнены в размере, предусмотренном в договоре, в оговоренный срок, а результат соответствует стандартам качества заказчика или покупателя.
Основание для расчётов. Поскольку этап сделки или она полностью завершены, следовательно, их нужно оплатить. Документ позволяет понять, за что платит заказчик или покупатель.
Доказательство реальности выполнения обязательств. Закрывающие документы могут использоваться в качестве доказательства при направлении претензии контрагенту, подачи иска в суд или в случае, если надзорные органы будут проводить проверку.

Закрывающие документы подписываются всеми сторонами договорных отношений.

Основные виды закрывающих документов

В таблице ниже перечислим основные виды закрывающих документов:

Вид документа	Когда применяется?
Товарная накладная (ТОРГ-12)	Для подтверждения передачи товаров от продавца к покупателю. Используют как в оптовой, так и в розничной торговле. С 1 января 2026 года допустимо оформлять ТОРГ-12 на бумаге, в виде неформализованного электронного документа или в формате УПД 5.03 (последний рекомендован ФНС).
Акт выполненных работ / оказанных услуг	Подтверждает, что работы или услуги выполнены / оказаны в полном объёме, а у заказчика нет претензий к подрядчику / исполнителю. Для строительных работ используется форма КС-2. С 1 января 2026 года стандартные акты выполненных работ / оказанных услуг допустимо оформлять на бумаге, в виде неформализованных электронных документов или в формате УПД 5.03 (последний рекомендован ФНС).
Счёт-фактура	Применяется налогоплательщиками НДС. Позволяет продавцу или исполнителю начислить налог, а покупателю или заказчику — заявить вычет. С 1 января 2026 года рекомендуемая форма счёта-фактуры закреплена в письме ФНС № СД-4-3/11730@ от 26 декабря 2025 года.
Универсальный передаточный документ (УПД)	Объединяет в себе счёт-фактуру и товарную накладную / акт выполненных работ или оказанных услуг. Оформление УПД позволяет сократить документооборот между контрагентами. Актуальный формат УПД в 2026 году — 5.03. В зависимости от налогового режима, который применяет компания или ИП, можно оформлять УПД со статусом «1» (включает счёт-фактуру, нужен для налогоплательщиков НДС) или со статусом «2» (без счёта-фактуры, подходит для тех, кто не платит НДС).
Товарно-транспортная накладная (ТТН)	Фиксирует факт перевозки груза, ответственность перевозчика, условия доставки. Применятся при транспортировке грузов между подразделениями компании или в случае, если компания или ИП пользуется услугами сторонних перевозчиков. Оформляется в 3 экземплярах (для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика). ТТН обязательна при перевозке алкогольной и спиртосодержащей продукции. Больше информации о документе читайте в отдельной статье.
Платёжные документы	К ним относятся платёжные поручения и требования, чеки (кассовые, из приложения «Мой налог» для самозанятых). Подтверждают факт оплаты товаров, услуг или работ.
Акт приёма-передачи	Фиксирует факт перехода прав на имущество, оформляется при передаче оборудования, недвижимости, транспорта. Его оформляют, когда сдают имущество в аренду, продают его, возвращают и т.д.

Это не полный перечень закрывающих документов: на деле их намного больше. В разделе мы рассказали только о самых распространённых на практике видах.

Все закрывающие документы можно оформлять электронно в сервисе Сфера Документы, настроив маршруты согласования между ответственными сотрудниками, руководителями и контрагентами.

Требования к оформлению: что должно быть в документе

Для того, чтобы у документа был статус закрывающего, он должен соответствовать требованиям, закреплённым в ч. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ. В ней закреплены обязательные реквизиты для «первички», а именно:

наименование;
дата оформления;
наименование юридического лица или Ф.И.О. ИП, которые составили документ;
информация о факте хозяйственной жизни (например, поставка товара);
величина в натуральном или денежном выражении факта хозяйственной жизни;
единица измерения (товара, услуги, работы);
должность ответственного за оформление документа сотрудника или руководителя;
подписи ответственных лиц с расшифровкой.

Это обязательные для заполнения реквизиты в каждом закрывающем документе. Однако в отдельных документах могут быть свои дополнительные указания. Например, в счёте-фактуре нужно указывать валюту расчётов, а если был получен аванс, то реквизиты авансовой «платёжки».

Порядок работы с закрывающими документами

Порядок работы с закрывающими документами мало отличается от оформления остальных видов документов. В этапы их составления и итогового подписания включаются:

Подготовка информации. Ответственным должностным лицом анализируется, для какой именно сделки нужно оформить закрывающий документ, кто является контрагентом. Далее собираются фактические данные об этапах исполнения обязательств, фиксируются их объёмы, сроки.
Составление закрывающего документа. Если вы используете ЭДО, то оформлять закрывающие документы вы можете как по форматам, утверждённым ФНС (например, для УПД в 2026 году — это формат 5.03), так и в виде неформализованных вариантов (например, ваша компания не платит НДС и создала собственный вариант товарной накладной с дополнительными графами). В ЭДО вам достаточно последовательно заполнять поля и следовать подсказкам сервиса (как это происходит, например, в Сфера Документы). Если вы создаёте документы на бумаге, то вы вправе использовать шаблоны, разработанные государственными органами, или свои собственные. В последнем случае важно следить, чтобы документ соответствовал всем требованиям закона, иначе ФНС может не учесть его, что приведёт к налоговым издержкам. Обязательно перепроверяйте все реквизиты.
Передача деловому партнёру. Документ можно передать лично контрагенту на подпись, отправить почтой или курьером, направить через сервис ЭДО или по электронной почте (в последнем случае обязательно должно быть указание в договоре, что это юридически значимый обмен данными). Цифровые документы нужно подписывать электронной подписью.
Корректировка информации. Контрагент проверяет данные, внесённые в закрывающий документ, и может уведомить о необходимости их исправлений.
Исправление и подписание. После корректировки неточностей документ подписывают все стороны сделки.

Закрывающие документы также регистрируются в учётных системах. Им присваивают номера, вносят в регистрационные журналы. На их базе в дальнейшем формируется бухгалтерская и налоговая отчётность.

Хранение закрывающих документов: сроки и правила

Поскольку закрывающие документы подтверждают факты хозяйственной деятельности, важно правильно их хранить.

Для большинства из них срок хранения составляет 5 лет. Однако существуют и исключения:

Книга продаж и книга покупок. Эти документы нужно хранить не менее 4 лет с момента внесения в них последней записи (постановление Правительства РФ № 1137 от 26 декабря 2011 года).
Документы, подтверждающие убыток. Срок хранения — 5 лет, но с момента полного списания убытка. Пока ваш бизнес продолжает списывать убытки, избавляться от документа нельзя.
Кредиторские и дебиторские документы. Срок хранения также 5 лет, но отсчёт начинается с момента полного погашения задолженности.
Документы, связанные с расходами на обучение. Их нужно хранить не менее 4 лет (абз. 3 п. 2 ч. 3 ст. 264 НК РФ).

Чтобы точно свериться со сроками хранения конкретных видов закрывающих документов, изучите таблицы приказа Росархива № 236 от 20 декабря 2019 года.

Обратите внимание! По общему правилу течение срока начинается с 1 января года, идущего за годом, когда закрывающий документ был подписан всеми сторонами.

Пример:

УПД был подписан всеми сторонами 2 сентября 2025 года. По общему правилу его нужно хранить не менее 5 лет. Срок начнёт исчисляться с 1 января 2026 года и продлится до 31 декабря 2030 года.

Бумажные документы нужно хранить в помещении с подходящей температурой и влажностью, чтобы не допустить их преждевременного уничтожения. Они должны быть защищены от вредителей, повреждений, плесени.

Электронные документы нужно хранить на устройствах или в облачных сервисах, которые исключают несанкционированного доступа, изменения или уничтожения данных. Устройства и сервисы должны быть снабжены современными средствами защиты информации.

Частые вопросы

Можно ли использовать сканы закрывающих документов?

Сканы документов не заменяют оригиналы. Ч. 5 ст. 9 закона «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ обязывает оформлять закрывающие документы или на бумаге, или в электронном виде, подписанными электронными подписями.

Сканы можно использовать временно, например, при возникновении каких-либо форс-мажорных обстоятельств. Однако предпринимателям и организациям следует приложить усилия, чтобы у них на руках были именно оригинальные документы.

В течение какого срока нужно оформить счёт-фактуру?

Ч. 3 ст. 168 НК РФ обязывает оформлять счета-фактуры не позднее 5 дней после наступления факта хозяйственной деятельности (например, отгрузки товара).

Что делать, если контрагент не подписывает закрывающие документы?

Для начала нужно узнать у вашего делового партнёра, почему он этого не делает. Если причина кроется в том, что он недоволен результатом, то необходимо попросить его оформить письменный отказ от принятия работ или поставки. После совместными усилиями вы сможете организовать двустороннюю комиссию для выявления и исправления недостатков.

Если же причина кроется в нежелании контрагента платить без законных оснований и претензий, или же дело в человеческом факторе, бюрократических проволочках, то здесь можно решить проблему несколькими путями:

договориться о сроках подписания закрывающих документов, составив дополнительное соглашение к договору, и предусмотреть санкции за их нарушение;
составить односторонний закрывающий документ (например, это возможно для договора подряда на основании ч. 4 ст. 753 ГК РФ, в акте делается пометка о том, что контрагент не подписывает документ).

Если деловой партнёр не идёт на контакт, остаётся написать претензию, фиксировать всю переписку и в случае, если ничего не изменится, обращаться в суд. Чтобы каждое направленное контрагенту сообщение было юридически значимым, рекомендуется использовать ЭДО.