Когда вы решаете развернуть SaaS-решение для закупок, вы выбираете поставщика услуг. Вы не выбираете какие-либо особенности сервера, хранилища или сети и не выбираете операционную систему или даже язык для разработки новых инструментов.Скорее, вы получаете приложение, такое как eProcurement или Supply Chain Management. Однако вы можете выбрать конкретные настройки в приложении, дизайн шаблонов и т. д., например, вы должны настроить свои собственные формы запроса предложений на основе ваших желаемых критериев и параметров. Кроме того, реализация будет включать некоторые внутренние интеграции со сторонними системами, такими как ERP, и, возможно, также с некоторыми внешними системами. Одно решение не подходит для всех, и поэтому доставка SaaS-решения может занять некоторое время, хотя это намного быстрее, чем разработка решения с нуля. Затем услуги предоставляются через «облако», т. е. SaaS использует Интернет в качестве средства доставки ресурсов, подобно тому, как электросеть поставляет электроэнергию.
Почему гибкая реализация имеет смысл для закупок?
Есть несколько основных преимуществ SaaS в закупках, в том числе:
Снижение затрат Основная причина, почему отделы закупок выбирают SaaS-решения, связана с их низкой стоимостью по сравнению с локальными аналогами (отсутствие затрат на оборудование, установку или обслуживание, меньшая зависимость от внутренних ИТ-систем). Более низкие первоначальные затраты означают быстрый возврат инвестиций.
Более быстрое развертывание Отделы закупок работают напрямую с сервисной командой поставщика для предоставления решения. Как уже упоминалось, еще предстоит проделать определенную работу, такую как сторонние и внутренние интеграции, чтобы они могли обмениваться необходимыми данными.
Возможность попробовать С SaaS у вас есть возможность протестировать решение, прежде чем вы решите инвестировать в него. «Попробуйте, прежде чем купить» является значительным преимуществом; это поможет вам протестировать различные возможные ситуации и выяснить, соответствует ли это потребностям вашей организации.
Масштабируемость В отличие от локального решения, с SaaS стоимость масштабирования значительно ниже и может легко контролироваться: вы можете иметь столько дополнительной вычислительной мощности и емкости, сколько требуется, не беспокоясь о дополнительном оборудовании.
Безопасность Когда-то безопасность была возражением против решений SaaS. Организации чувствовали себя более комфортно, имея собственные данные. Но сегодня организации, предоставляющие услуги платформы для поставщиков SaaS и самих поставщиков SaaS, предлагают физическую безопасность и защиту данных, которые, по крайней мере, столь же хороши и во многих отношениях лучше, чем любая локальная установка.
Соображения по внедрению и развертыванию Saas.
Тем не менее, есть несколько вещей, которые вы должны учитывать при внедрении и развертывании SaaS для закупок, чтобы убедиться, что все идет как можно более гладко, и вы получаете общие преимущества, описанные выше, и конкретные преимущества приложений для закупок.
Вовлеките все заинтересованные стороны Сегодня инвестиции в технологии больше не являются работой только для ИТ-отдела. Это хорошо, потому что цифровизация дает возможность не просто оцифровывать документы и ручные процессы, но и преобразовывать закупки, делая их во много раз более эффективными для бизнеса. Но чтобы воспользоваться этой возможностью, вы должны привлечь все заинтересованные стороны: ИТ, закупки и более широкий бизнес (например, операционные отделы). Привлечение всех заинтересованных сторон на раннем этапе и на протяжении всего проекта обеспечит высокий уровень принятия и принятия пользователями.
Согласуйте методологию проекта Существует два основных подхода к внедрению и развертыванию решения SaaS: водопад и Agile. Не вдаваясь в подробности, водопад - это более «линейный» процесс, тогда как Agile более «итеративный». Agile, как правило, больше подходит для SaaS, поскольку позволяет быстро выигрывать. И если что-то пойдет не так, вы «быстро проваливаетесь» и можете пойти другим путем, не вкладывая слишком много средств. «Проект Маяк» еще больше снижает риск: вы ограничиваете первоначальный проект (например, географически), а затем разворачиваете его. Масштабируемость SaaS делает это легко. Тем не менее, при использовании исключительно гибкого подхода существует риск того, что цели, затраты и сроки реализации будут неясными, поэтому важны следующие соображения.
Согласуйте четко определенные цели Многие проекты проваливаются прежде, чем они начнутся по одной простой причине: неспособность четко определить цели проекта. Только когда заинтересованные стороны и команда внедрения понимают и соглашаются с четким набором целей проекта, они могут эффективно согласовывать свои усилия. Таким образом, хотя может показаться, что вы заявляете об очевидном, вы должны указать, что вы ожидаете получить от нового решения, то есть конкретные результаты и преимущества. Без этого существует высокий риск «дрейфа проекта», поскольку намерения неясны или становятся текучими к разочарованию некоторых или всех заинтересованных сторон и членов команды. Это может легко произойти, если заинтересованные стороны имеют разные приоритеты или выдвигают новые требования в ходе проекта.
Начните с лучших практик Выберите поставщика с проверенным опытом предоставления успешных решений. Реализация SaaS никогда не начинается с нуля. Поставщик должен внедрить «Минимально жизнеспособный продукт» (MVP), основанный на передовой практике прошлого. Он не даст вам все, что вы хотите, и он не будет соответствовать всем целям, которые вы поставили; но это, вероятно, даст 60-70% того, что вы ищете, и, самое главное, будет делать это очень быстро. Нередко запустить MVP и запустить его в течение 30 дней.
Реализуйте оставшиеся функции в «спринтах» Итак, ваш MVP запущен и работает. Соберите всех представителей заинтересованных сторон и просмотрите их. Получите конечных пользователей, чтобы попробовать это. Что им нравится, а что нет? Чего не хватает? Расставьте приоритеты, что вам нужно дальше. Команда внедрения будет работать над этим в течение следующей недели и сообщит снова. В гибкой доставке SaaS это называется «спринт». Серия этих спринтов будет постепенно двигать вас к намеченной цели.