Документооборот в логистике

Мы часто рассказываем о том, как с помощью системы Comarch EDI можно оптимизировать взаимодействие поставщиков и ритейлеров. Однако ее возможности не ограничиваются сферой торговли. Тысячи компаний одинаково успешно применяют технологию для автоматизации логистических процессов.

Просмотров: 568 19.12.2012 EDI

Мы часто пишем о том, как с помощью электронного документооборота легко оптимизировать работу контрагентов. Однако возможности ЭДО не ограничиваются только торговой отраслью. Многие компании с одинаковым успехом используют сервис для автоматизации процессов.

Электронный документооборот в логистике помогает быстрее управлять цепочками поставок с помощью безопасного обмена достоверными данными, что позволяет бизнесу быстро адаптироваться к изменениям. Удобно, что обмен между торговыми и логистическими компаниями происходит на одной платформе, а значит, можно обмениваться сообщениями двух типов. 

Внедрение ЭДО требует участия посредника, который обеспечивает безопасность обмена данными и следит за техническими процессами. Для подключения сервиса требуется установка специальной программы, которая позволяет решить сразу три задачи: загрузка бумаг, их передача, отправка, архивное хранение.

Полная безопасность файлов обеспечивается за счет подписания их квалифицированной подписью, она является аналогом собственноручной подписи, то есть файл будет иметь юридическую силу. Взломать или подделать автограф нельзя, потерять или повредить не получится. Как только вы подпишите акт/счет/договор, контрагент может начать выполнять заказ.

Как обычно организована работа в логистике?

Для заключения одной сделки специалисту необходимо потратить больше часа:

  • Он запрашивает детали заказа у отдела продаж и сбыта по почте или звонит по телефону.

  • Далее он компонует полученную информацию.

  • Начинает поиск транспортной фирмы, которая сможет доставить заказ.

  • Когда подходящая организация найдена, логист запрашивает сведения, чтобы проверить ее надежность.

  • Если проверка прошла успешно, то специалист просит перевозчика отправить ему заявку через почту или мессенджер.

  • Заявка готова. Значит, ее нужно отнести на подпись к директору, затем отсканировать, переслать перевозчику.

  • Сделка заключена! Последний шаг — проверить корректность транспортной накладной, которую водитель отправит по почте.

Итого: логист только на сбор, оформление, отправку бумаг потратит 100 часов за месяц, если у фирмы будет 100 заказов. А еще сюда прибавится ожидание транспортной накладной плюс бухгалтерская отчетность перевозчика — от недели до месяца. 

Логистические процессы легко автоматизировать с помощью Сфера Курьер — системы электронного документооборота. Сервис разработан для отправки любых видов бумаг от контрагентов как в личном кабинете, так и через 1С или другие системы. Практически любой документацией, связанной с перевозками, можно обмениваться удаленно — от договора-заявки до благодарности контрагенту. Каждый файл будет юридически значимым и ничем не отличаться от бумажной версии, если бы вы все сделали вручную. Допускается использование их в суде для решения споров или предоставления при проверки налоговой, никаких вопрос к вам не возникнет. 

Как работает автоматизированная система?

Сфера Курьер точно также справляется с задачами подобно бумажному аналогу. Вот основной функционал системы:

  • файлы разрешено корректировать после загрузки,

  • создавать/пересылать/получать неограниченное количество,

  • разграничить доступ между сотрудниками,

  • быстро обмениваться файлами между разными отделами организации, оптимизируя операции,

  • создать электронное хранилище, которому не страшны пожары и наводнения.

Организации, занимающиеся логистикой, взаимодействуют с огромным потоком контрагентов. Ошибка/потеря/порча бумаг обходится фирмам дорого. Избежать непредвиденных проблем, сократив риски, проще всего с помощью автоматизации операций.

Преимущества:

  • Экономия времени на заполнении, обработке, передаче файлов до 70%.

  • Снижение затрат на канцелярию и доставку.

  • Обеспечение производительности труда за счет оптимизации процессов.

  • Повышение скорости принятия решений в управлении.

  • Рост продуктивности сотрудников за счет удобной и прозрачной системы.

  • Порча/потеря/кража исключены.

  • Развитие корпоративной культуры.

Предприятия, которые внедрили ЭДО, развиваются интенсивнее, их услуги выделяются на рынке конкурентов своей эффективностью. На внедрение сервиса понадобятся дополнительные ресурсы, но они достаточно быстро окупятся за счет упрощения многих рабочих операций. Кстати, использовать инструмент могут не только бухгалтера или топ-менеджеры, но и другие сотрудники, например, экономический отдел.

569