#статья

Электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами

Что такое ЭДО?

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен юридически значимыми электронными документами с контрагентами по защищенным каналам связи. Все больше компаний и предпринимателей переходят на ЭДО, потому что это быстро, удобно и экономно.

Кроме очевидных преимуществ электронного обмена документами, подключение ЭДО необходимо производителям, импортерам и рознице для работы с маркированным товаром. Поэтому переход на ЭДО большей части участников рынка это — вопрос времени.

В статье рассмотрим преимущества обмена электронными документами, виды электронных документов и сервисы электронного документооборота. А также расскажем, как перейти на ЭДО и зачем он для работы с маркировкой.

Электронный документооборот между организациями: что это и как работает

Электронным документооборотом в России принято называть обмен электронными юридически значимыми документами. Это документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП). Их форму может регулировать закон. Например, отчетность для налоговой или пенсионного фонда, универсальный передаточный документ (УПД), счет-фактура. Такие документы по юридической силе равносильны бумажным аналогам, их принимают все государственные органы.

Схема обмена электронными документами, условно говоря, схожа с работой электронной почты и мессенджера. Только обмен через оператора ЭДО происходит по специальным каналам связи, что гарантирует полную защиту и сохранность данных.

Как работает электронный документооборот?
  1. Контрагенты заключают соглашение с оператором ЭДО и регистрируются в сервисе;
  2. В личном кабинете пользователь создает или загружает готовый электронный документ;
  3. Подписывает документ КЭП;
  4. Выбирает из списка доступных контрагентов получателя и отправляет документ;
  5. Адресат получает документ моментально. Он может его принять и подписать сразу или отклонить, если нужно внести исправления.

Обмениваться документами онлайн просто — это первое преимущество ЭДО. Разберем другие преимущества подробнее.

Преимущества электронных документов над бумажными

Бумажные документы
Электронные документы
Печать, ручная сортировка
Нужно
Не нужно
Подписание
Требуется относить руководителю, напоминать, ждать, забирать
Направляются онлайн. Статус обновится автоматически после подписания.
Доставка
В среднем от 1 дня — курьером или почтой
Онлайн — моментально за несколько секунд
Надежность
Могут потеряться
Риск утери снижен до 99%
Хранение и поиск
Долго искать, нужны специальное помещение и сотрудники
Хранятся в облаке, найти документ можно за пару секунд
Юридическая значимость
Рукописная подпись.
Могут подделать.
КЭП наделяет юридической силой.
Защищает от изменений.
Ошибки
Возможны из-за человеческого фактора. Формы документов могут устареть.
Сервис ЭДО проверяет правильность перед отправкой. Формы обновляются автоматически.
Налоговые риски
Из-за ошибки или поздней отправки отчетов могут быть штрафы

Вероятность ошибки ниже, документы приходят моментально
Скорость бизнес-процессов
Доставка дольше, есть риски потери и ошибок. Меньше времени на другие задачи.
Доставка моментальная, документы защищены. Больше времени на решение других задач.
Работа с системами контроля (ЕГАИС, Честный ЗНАК)
Нельзя
Можно
Электронные документы позволяют оптимизировать бизнес-процессы и повысить эффективность работы, поэтому на ЭДО переходит все больше участников рынка.

Виды электронных документов,
которые можно передавать через ЭДО

Через ЭДО можно обмениваться с партнерами всеми необходимыми юридически значимыми документами. Чаще всего контрагенты отправляют универсальный передаточный документ (УПД).

У электронного УПД есть три формы:
  • Счет-фактура (СЧФ)
  • Первичный документ (ДОП) — заменяет накладную ТОРГ-12, акт выполненных работ (оказания услуг), передачи имущественных прав
  • Счет-фактура и первичный документ (СЧФДОП) — заменяет накладную/акт и счет-фактуру

К оформлению УПД есть требования со стороны закона. Они упрощают формирование отчетности для налоговой. Также из электронного УПД налоговая автоматически получает информацию о передвижении маркированного товара на рынке.

Документы в свободной форме тоже можно отправлять в электронном формате:
  • Договоры
  • Доверенности
  • Акты сверки, взаимозачета, премий и другие документы.

Перед отправкой любой документ можно подписать КЭП, чтобы наделить его юридической силой.
Подключите электронный документооборот
Подключите сервис ЭДО «СФЕРА Курьер» и формируйте, подписывайте и отправляйте документы контрагентам и в госорганы в электронном формате

Применение ЭДО для маркировки товаров

Для борьбы с подделкой государство разработало специальные правила работы на рынке, поэтому с 1 января 2019 года в России началась обязательная маркировка товара. По маркеру государство, контрагенты и потребители могут отследить передвижение товара на рынке, узнать его характеристики, производителя или импортера и другую информацию.

Чтобы обеспечить бесперебойную и своевременную передачу данных, производители/импортеры, дистрибуция и ритейл должны перейти на электронный обмен документами. Для этого им необходимо подключиться к одобренному ФНС оператору ЭДО. Так они смогут отправлять информацию о товарах в систему «Честный ЗНАК», которая следит за подлинностью товара и обеспечивает прозрачность процессов.

Данные о каждой позиции передаются в ФНС автоматически в момент передачи контрагентом УПД на товар. Для этого в УПД на маркированный товар есть специальные поля.

Как перейти на электронный документооборот с контрагентами?

Есть два способа начать обмен электронными документами с контрагентами:
  • Настроить прямой канал самостоятельно
  • Подключиться к одобренному ФНС оператору ЭДО
Самостоятельная настройка подходит для небольшого количества контрагентов, но это требует немалых усилий. Нужно установить правила и порядок передачи электронных документов, прописать способы обмена и взаимодействия. Закрепить документально используемые форматы документов. Настроить канал передачи данных под требования каждого участника в цепочке документооборота. Поэтому чаще всего компании и ИП выбирают второй вариант и подключаются к оператору ЭДО, чтобы не тратить свои время и ресурсы.

Оператор ЭДО — организация, которая предоставляет сервис обмена информацией между контрагентами по защищенным каналам связи. Прежде чем компания-оператор сможет заниматься организацией обмена данными, ей нужно получить одобрение от ФНС. Налоговая ведет реестр одобренных операторов ЭДО на официальном сайте.
Преимущества работы с оператором ЭДО:
Обмен происходит по защищенным каналам связи
Обеспечением безопасности занимается оператор, контрагенты не тратят время на проверки и настройки каналов
Корректность форматов документов обеспечивает оператор ЭДО
Это снимает с контрагентов затраты на адаптацию каналов передачи данных и снижает налоговые риски из-за ошибок в формате
Электронные подписи проходят автоматическую проверку
Это повышает надежность их использования
Перейти на ЭДО с контрагентами проще
Для подключения нового контрагента к ЭДО не нужно тратить много времени, достаточно выслать приглашение. При внутреннем канале подключение нужно полностью настраивать под каждого нового участника.
Обучение работе с сервисом
Оператор обучает сотрудников клиента работе в сервисе и таким образом снижает часть его затрат. Поэтому проще освоить процессы с его помощью, чем разрабатывать свой интерфейс, а потом самостоятельно обучать остальных.
Сервисы операторов ЭДО можно интегрировать в учетную систему
Обычно у операторов есть интеграционные модули, которые подходят под любую информационную систему. Тогда обмениваться документами можно прямо в 1С или любой другой учетной системе.

Сервисы электронного документооборота

На сайте ФНС около 80 одобренных операторов ЭДО. Чтобы выбрать подходящего, проанализируйте их.
Сколько стоит исходящий документ?
Тарифы зависят от разных критериев, поэтому сравните цены у нескольких операторов. Обычно входящие документы пользователи получают бесплатно.
Что входит в тариф?
Операторы предоставляют онлайн-архив, техническую поддержку, разные варианты оплаты, например, постоплату. Некоторые необходимые вам услуги у разных операторов могут входить в тариф, а могут оплачиваться отдельно.
Роуминг
Это услуга, которая позволяет обмениваться документами с контрагентами, у которых разные операторы ЭДО. Обычно услуга бесплатная и есть у большинства операторов, но все равно это нужно уточнить заранее. Чем больше партнеров, тем сложнее выбрать общего оператора, поэтому роуминг должен быть у всех.
Какого оператора используют ваши постоянные партнеры?
Проанализируйте, какого оператора выбрали ваши основные партнеры, потому что тогда вам будет проще наладить обмен электронными документами. Если у партнеров разные операторы, тогда вам нужен роуминг.
Интеграция
Многим обмениваться документами с контрагентами удобнее из 1С или другой учетной системы. Это позволяет сэкономить время на обучении сотрудников и подходит для обмена большим объемом данных. Для этого операторы разрабатывают интеграционные модули, которые позволяют работать с электронными документами в привычной системе в режиме одного окна.
Коротко об ЭДО с контрагентами
Электронная подпись
ЭДО — это обмен юридически значимыми документами — то есть вам потребуется КЭП
Оптимизация процессов
Электронный документооборот сокращает затраты времени, ресурсов и помогает ускорить бизнес-процессы
Государственные системы
Электронные документы, подписанные КЭП, принимают государственные органы
Маркировка
Чтобы работать с маркированным товаром, нужно обязательно перейти на электронный обмен документами с контрагентами
Оператор ЭДО
Обмен документами происходит с помощью оператора ЭДО.
Это проще, чем настраивать собственный канал связи.
Роуминг
Подключайтесь к оператору ЭДО, которого выбрали ваши основные партнеры. Для остальных потребуется роуминг.
Заявка на обратный звонок
Оставьте заявку, и с вами свяжется наш менеджер
Нужно подключить ЭДО?
Оставьте заявку
Позвоните нам