#инструкция

Настройка ЭДО: инструкция по электронному документообороту

В статье расскажем, что такое электронный документооборот и какие типы документов бывают.

Разберемся, как электронный обмен документами помогает бизнесу и как работать в сервисе ЭДО.

Составим чек-лист для выбора оператора ЭДО и рассмотрим способы интеграции с учетной системой.

#инструкция

Как подключить электронный документооборот (ЭДО)?

В статье расскажем, что такое электронный документооборот и какие типы документов бывают.

Разберемся, как электронный обмен документами помогает бизнесу и как работать в сервисе ЭДО.

Составим чек-лист для выбора оператора ЭДО и рассмотрим способы интеграции с учетной системой.

Электронный документооборот в организации

Документооборот в организации бывает внутренним и внешним.

Внутренние документы — это записки, инструкции, приказы, уставы и другие документы, которые не выходят за пределы компании. Они передаются от одного сотрудника/подразделения другому с помощью системы электронного документооборота (СЭД), например, в программе 1С:Документооборот.

Внешние документы — документы для контрагентов. Для обмена электронными документами между организациями нужно подключиться к оператору ЭДО, договориться с контрагентами о переходе на электронный документооборот и приобрести электронную цифровую подпись.
Часто оба потока связаны
Организуется коллективная работа сотрудников с документами (внутренний ЭДО), обмен которыми производится с контрагентами в электронном виде (внешний ЭДО). Для автоматизации внутреннего документооборота есть отдельные решения и программы (например, 1С:Документооборот), мы же расскажем здесь об электронном документообороте между организациями.

Обмен документами через ЭДО
Возможности и преимущества для бизнеса

Итак, мы уже разобрались, что внешний электронный документооборот — это обмен любыми документами и информацией с контрагентами через разные порталы и системы. Он, в свою очередь, делится на две категории:
Электронные данные (EDI)
Обмен электронными данными и коммерческими документами, к форме которых нет строгих требований со стороны закона.
Через систему EDI торговые сети и поставщики обмениваются каталогами, сообщениями о заказах и поставках и др.
Юридически значимые документы (ЮЗДО)
Обмен электронными документами, форму которых регулирует закон. Для придания юридической силы нужна электронная цифровая подпись.
Юридически значимые электронные документы равносильны бумажным, их принимают госорганы.
На практике за электронным документооборотом закрепился термин ЮЗДО, поэтому далее мы будем рассказывать об ЭДО как о юридически значимом документообороте.
Обмен электронными документами появился как способ сократить использование бумаги и канцелярии в повседневной работе. Но в результате перерос в полномасштабный инструмент для работы с партнерами.
Сокращение издержек
Документы не нужно печатать и хранить, тратить время на подписание бумажных версий. Не нужно отправлять почтой или курьером.
Ускорение документооборота
Контрагент получит электронный документ за секунду, в то время как обычный документ доставят в лучшем случае в течение часа.
Ускорение рабочих процессов
Чем быстрее вы отправляете и получаете документы, тем скорее завершаете рабочий процесс. Времени на другие задачи становится больше.
Юридическая значимость
Документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП), обладает такой же юридической силой, как бумажный. Поэтому их принимают госорганы.
Архив и быстрый доступ
Все документы хранятся в электронном архиве, найти нужный документ можно за долю секунды. Доступ к документам — 24 часа в сутки.
Работа с ЕГАИС
и Честный ЗНАК
В государственные информационные системы обязательно отправлять электронные данные о товарах, для этого нужен ЭДО.

Электронные документы
Виды и требования законодательства

Выделяют два типа документов:
Структурированные (формализованные)
Документы с установленными законодательством структурой и формой. Это счета-фактуры, УПД и корректировки, отчеты для госорганов. Расширение — xml.
Неструктурированные (неформализованные)
Форма и структура свободные. Это первичная документация, договоры, сообщения, уведомления и др. Расширение — doc, pdf, jpg, xlsx и др.
К форме документа предъявляет требования налоговая. Формализация помогает ФНС автоматически обрабатывать документы по верно заполненным полям. Так налоговая сокращает количество ошибок и время на проверку.
Оба типа документов могут быть юридически значимыми, если их подписать квалифицированной электронной подписью.

Пошаговая инструкция работы электронного документооборота

Сервис ЭДО позволяет создать документ или загрузить готовый, подписать квалифицированной электронной подписью и отправить контрагенту. В момент передачи сервис проверяет документ и КЭП на соответствие требованиям. Документооборот завершается, когда получатель подписывает документ или отказывает в подписи.

На примере интерфейса сервиса СФЕРА Курьер расскажем, что нужно, чтобы начать работу в сервисе межкорпоративного ЭДО:

Загрузить сертификат КЭП в личном кабинете
Перейдите в раздел «Электронные подписи» и нажмите кнопку «Загрузить». Заполните недостающие данные в блоках и сохраните. Снова нажмите кнопку «Загрузить» и выберите сертификат КЭП. Подтвердите, что ознакомились с условиями использования, и закройте окно настройки. Сертификат должен отображаться в карточке пользователя в разделе «Пользователи». Если возникли проблемы, проверьте сертификат Утилитой Минкомсвязи РФ, аккредитацию УЦ и информацию во всех обязательных полях.

Подключить контрагентов к ЭДО
Если контрагент уже работает в сервисе ЭДО СФЕРА Курьер, отправьте ему запрос в разделе «Запросы» или «Активные контрагенты» модуля Контрагенты. Найдите компанию по ИНН и выберите способ приглашения (sms или email). Если контрагента нет в списке, в разделе «Добавление контрагента» нажмите «Контрагент не найден в списке». В открывшемся окне заполните данные о компании и отправьте приглашение. Наши специалисты свяжутся с ней для настройки ЭДО.

Настроить маршруты
Это путь из последовательных этапов согласования, которые проходит документ внутри организации. В шаблонах маршрутов можно выбрать конкретный документ или нажать на панели инструментов «Добавить». Если добавляете новый, укажите тип документа и направление. В настройках заполните требуемые поля и этапы: направление, контрагенты, атрибуты, приоритет, подписанта и др.

Создать и отправить документ
В программе можно заполнить экранную форму документа. Выберите типа документа и получателя. Заполните поля и сохраните.

Можно загрузить готовый документ в формате xml*:
Нажмите на панели управления кнопку «Новый документ» и выберите файл. При сохранении система автоматически проверит файл на соответствие формату, утвержденному законодательством РФ.
*Если вы настроили интеграцию с другими сервисами, загрузка документов происходит автоматически.

Документы «На основании» создаются только для универсальных передаточных/корректировочных документов (УПД/УКД):
В папках «Исходящие» или «Обработанные» откройте документ, для которого создаете корректировку или исправление. Нажмите «Добавить» и выберите нужное действие. Внесите изменения и сохраните. Связь отображается в карточке основного документа в разделе «Связанные документы».

Прочитать подробную инструкцию по работе с личным кабинетом СФЕРА Курьер можно у нас на сайте.
Подключите электронный документооборот
Подключите сервис ЭДО «СФЕРА Курьер» и формируйте, подписывайте и отправляйте документы контрагентам и в госорганы в электронном формате.

Подключение электронного документооборота
С чего начать?

Чтобы обмениваться с контрагентами электронными документами, нужно получить электронную цифровую подпись. Больше всего возможностей у усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Электронные документы с УКЭП принимают госорганы, поэтому для ЭДО выбирают именно её.

Следующий шаг — подключение к оператору электронного документооборота. Оператор ЭДО — одобренная Федеральной налоговой службой организация, которая обеспечивает обмен всеми типами документов между его пользователями.

В Удостоверяющем Центре КОРУС Консалтинг СНГ вы можете получить Сертификат КЭП за один день. Есть доставка лично в руки.

Как выбрать оператора ЭДО?

На сентябрь 2020 года в списке ФНС 77 одобренных операторов ЭДО. На сайте налоговой можно ознакомиться с полным перечнем.

Чтобы выбрать подходящего оператора, нужно учесть:

Функциональность
Минимальный список требований к оператору — возможность отправлять и получать документы и использовать квалификационную электронную подпись. Дополнительно можно подключить офлайн-доступ, архив, уведомления и подтверждения о получении и прочее.

Тарифы
Сравните цены на необходимый вам функционал у разных операторов. Платить нужно только за отправку документов и доступ к сервису. Получение документов от контрагентов обычно бесплатно у всех операторов.

Операторы ЭДО контрагентов
Обмениваться документами в системе одного оператора проще и быстрее, потому что в цепочке не появляется еще одно звено. Узнайте, какого оператора ЭДО предпочитает большая часть ваших партнеров, и подключайтесь к нему.

Роуминг
Если у ваших контрагентов разные операторы, обмениваться документами со всеми вы сможете через «Роуминг». У некоторых операторов передача документов в роуминге стоит дороже, чем обмен внутри сети. Проверьте, на каких условиях оператор предоставляет услугу роуминга, и есть ли она вообще.

Интеграция
Проверьте, подойдет ли оператор ЭДО для работы с вашей учетной системой. Если вы не отправляете много документов, можно подключить веб-версию ЭДО. Тогда устанавливать дополнительное программное обеспечение не нужно. Для большего количества документов обычно используют интеграционные модули для учетных систем.

Обмен документами между операторами электронного документооборота

Раньше обмениваться документами с контрагентами, у которых разные операторы ЭДО, было затруднительно. Сегодня почти у всех операторов настроен обмен друг с другом через услугу «Роуминг». Суть услуги такая же, как и у мобильных операторов.
Чтобы участник документооборота с оператором ЭДО-1 мог отправлять данные партнеру с оператором ЭДО-2, роуминг нужно заранее настроить. Роуминг есть почти у всех одобренных операторов. Чаще всего за обмен документами в роуминге не нужно доплачивать, но стоит уточнить все нюансы заранее.

Подключение ЭДО в 1С

Провайдеры ЭДО разрабатывают интеграционные модули для разных учетных систем, в том числе с возможностью гибкой настройки. В России 1С считается самой используемой учетной системой, она обгоняет таких гигантов индустрии, как SAP или Microsoft Dynamics. Поэтому и модуль для 1С считается самым распространенным.
Интеграция ЭДО в 1С позволяет отправлять документы в привычной учетной системе. Сотрудникам не нужно тратить время на изучение программного обеспечения и интерфейсов.

Интеграция ЭДО с 1С чаще всего производится с помощью установки дополнительных модулей в учетную систему. Модули зависят от разработчика и отличаются способом установки, функционалом, сроком действия, стоимостью лицензии и др.

Преимущества интеграционного модуля 1С для сервиса ЭДО СФЕРА Курьер:

Модуль можно установить самостоятельно
Интеграционный модуль разворачивается из единого установщика за несколько кликов. Не затрагивает конфигурацию 1С, поэтому его можно установить как на стандартные, так и на измененные конфигурации учетной системы.

Обмен документами прямо в 1С
Не нужно заходить в web-интерфейс или открывать отдельно программу, чтобы сформировать, подписать, отправить или обработать документ. Все происходит в интерфейсе привычной учетной системы.

Вариативность установки
Если 1С компании расположена на сервере и к ней есть доступ у разных пользователей, модуль тоже можно установить на сервер. Функционал и производительность от этого никак не изменятся.

Многопользовательская работа
Работать с 1С Адаптером может неограниченное количество пользователей одновременно. Документооборот при этом не нарушается.
Все интеграционные решения для платформы электронного документооборота СФЕРА Курьер представлены на странице подключения сервиса.
Заявка на обратный звонок
Оставьте заявку, и с вами свяжется наш менеджер
Нужно подключить ЭДО?
Оставьте заявку
Позвоните нам