Универсальный передаточный документ (УПД) — это учетный документ, который объединяет данные счета-фактуры и первичного документа. УПД подтверждает расходы покупателя, доходы продавца и позволяет сделать вычет НДС по сделке.

В УПД также могут присутствовать элементы:

• товарной накладной
• товарного раздела товарно-транспортной накладной
• накладной на отпуск материалов на сторону
• акта о приеме-передаче объекта основных средств

Универсальный передаточный документ соответствует требованиям налогового и бухгалтерского учета. Эту форму ввели специально для его упрощения.

УПД и корректировочный счет-фактура к нему приравниваются к первичным учетным документам. Структуру УПД утверждает государственный орган для всех участников ЭДО на территории России (учитываются требования 21 главы НК РФ и 402-ФЗ).

Универсальный передаточный документ позволяет:

• вести бухгалтерский учет
• рассчитывать налог на прибыль
• получать налоговый вычет по НДС

Чтобы работать с универсальными передаточными документами, организации нужно отразить переход в учетной политике. Если переход на УПД приходится на середину года, внести дополнения к учетной политике нужно до начала очередного налогового периода по НДС.

По предложению федерального налогового ведомства, УПД используют как первичный документ и счет-фактуру при передаче ценностей и имущественных прав, для учета при продаже товаров, оказании услуг и выполнении работ.

Поэтому УПД заменяет:

• накладную
• акт приема-передачи
• акт выполненных работ
• передаточный документ
• счет-фактуру, если УПД электронный

УПД можно использовать как совмещенный комплексный документ — первичный документ и счет-фактура одновременно. В этом случае УПД позволяет исчислить НДС и отразить изменение выручки.

Или использовать только как первичный учетный документ. Тогда обязанность по исчислению и уплате налога не возникнет. Такой вариант подходит налогоплательщикам на упрощенной системе налогообложения.

На практике использование УПД определяется статусом — это специальный признак, который присваивается документу. Статусы бумажных УПД и функции электронного формата документа различаются.

Электронный УПД имеет такую же юридическую силу, как и бумажный документ. Но функций больше: электронный УПД можно использовать как счет-фактуру, а вот бумажный — нельзя.

При заполнении электронной формы пользователь выбирает тип УПД и заполняет только те реквизиты, которые ему нужны. Например, у счета-фактуры и первичных документов реквизиты различаются.

Электронный УПД не нужно распечатывать, отвозить в органы и хранить. Чтобы отправлять УПД онлайн, налогоплательщику нужно подключиться к сервису электронного документооборота (ЭДО) и получить электронную цифровую подпись (ЭЦП). ЭЦП наделяет документ юридической силой и защищает информацию от изменений.

С 2019 года началась обязательная маркировка товаров. Так государство следит за оборотом и борется с подделкой.

На каждый товар наносится специальный код, по которому любой участник рынка может узнать характеристики товара, кто его произвел или импортировал и как он попал в магазин. Постепенно на маркировку перейдут все категории продуктов на рынке.

Чтобы передавать данные о товаре и его передвижении в Федеральный налоговый орган, нужно зарегистрироваться в системе «Честный ЗНАК» и подключиться к оператору ЭДО.

УПД на маркированный товар составляется по общим правилам. Но в процессе обмена документами появляется еще одно звено в цепи — ФНС. ФНС получает уведомления об отгрузке, приемке товаров и их движении до момента покупки потребителем. Данные о грузоотправителе и грузополучателе отправляются в ФНС автоматически при обмене с контрагентами электронными УПД.

Чтобы получать и отправлять электронный УПД контрагентам, нужно подключиться к оператору электронного документооборота (ЭДО).

Преимущества сервиса ЭДО «СФЕРА Курьер»:
Создавайте и отправляйте УПД онлайн за пару кликов. Достаточно заполнить форму, выбрать получателя и подписать документ электронной цифровой подписью.

Обменивайтесь данными с системой маркировки. «СФЕРА Курьер» подключен к системе «Честный ЗНАК». Вы можете обрабатывать и отслеживать документы УПД, отправленные в систему.

Экономьте ресурсы и время компании. Обмениваться УПД можно мгновенно онлайн и из любого места. Не нужно хранить печатные версии, все документы сохраняются в облачном хранилище.