#статья

УПД в электронном документообороте

#статья

УПД в электронном документообороте

Что такое УПД?

Универсальный передаточный документ (УПД) — это учетный документ, который объединяет данные счета-фактуры и первичного документа. УПД подтверждает расходы покупателя, доходы продавца и позволяет сделать вычет НДС по сделке.

В УПД также могут присутствовать элементы:
  • товарной накладной
  • товарного раздела товарно-транспортной накладной
  • накладной на отпуск материалов на сторону
  • акта о приеме-передаче объекта основных средств
Универсальный передаточный документ соответствует требованиям налогового и бухгалтерского учета. Эту форму ввели специально для его упрощения.

Применение УПД в бухгалтерии
и для налогового учета

УПД и корректировочный счет-фактура к нему приравниваются к первичным учетным документам. Структуру УПД утверждает государственный орган для всех участников ЭДО на территории России (учитываются требования 21 главы НК РФ и 402-ФЗ).

Универсальный передаточный документ позволяет:
  • вести бухгалтерский учет
  • рассчитывать налог на прибыль
  • получать налоговый вычет по НДС
Чтобы работать с универсальными передаточными документами, организации нужно отразить переход в учетной политике. Если переход на УПД приходится на середину года, внести дополнения к учетной политике нужно до начала очередного налогового периода по НДС.
обмен электронными упд

Какие документы заменяет УПД?

По предложению федерального налогового ведомства, УПД используют как первичный документ и счет-фактуру при передаче ценностей и имущественных прав, для учета при продаже товаров, оказании услуг и выполнении работ.

Поэтому УПД заменяет:
  • накладную
  • акт приема-передачи
  • акт выполненных работ
  • передаточный документ
  • счет-фактуру, если УПД электронный
УПД можно использовать как совмещенный комплексный документ — первичный документ и счет-фактура одновременно. В этом случае УПД позволяет исчислить НДС и отразить изменение выручки.

Или использовать только как первичный учетный документ. Тогда обязанность по исчислению и уплате налога не возникнет. Такой вариант подходит налогоплательщикам на упрощенной системе налогообложения.

На практике использование УПД определяется статусом — это специальный признак, который присваивается документу. Статусы бумажных УПД и функции электронного формата документа различаются.

Электронный УПД: отличия от бумажного

Электронный УПД имеет такую же юридическую силу, как и бумажный документ. Но функций больше: электронный УПД можно использовать как счет-фактуру, а вот бумажный — нельзя.

При заполнении электронной формы пользователь выбирает тип УПД и заполняет только те реквизиты, которые ему нужны. Например, у счета-фактуры и первичных документов реквизиты различаются.

Электронный УПД не нужно распечатывать, отвозить в органы и хранить. Чтобы отправлять УПД онлайн, налогоплательщику нужно подключиться к сервису электронного документооборота (ЭДО) и получить электронную цифровую подпись (ЭЦП). ЭЦП наделяет документ юридической силой и защищает информацию от изменений.
Статусы УПД в электронном документообороте
У электронного УПД, в отличие от бумажного, 3 статуса:
  • Счет-фактура (СЧФ) — заменяет счет-фактуру
  • Первичный документ (ДОП) — заменяет накладную ТОРГ-12 и акт выполненных работ
  • Счет-фактура и первичный документ (СЧФДОП) — заменяет накладную/акт и счет-фактуру
Статус УПД нужно выбрать перед заполнением реквизитов.

Обменивайтесь УПД в сервисе «СФЕРА Курьер»

Подключите ЭДО «СФЕРА Курьер» и формируйте, подписывайте и отправляйте УПД контрагентам и в государственные информационные системы в электронном формате.

УПД в системе маркировки

С 2019 года началась обязательная маркировка товаров. Так государство следит за оборотом и борется с подделкой.

На каждый товар наносится специальный код, по которому любой участник рынка может узнать характеристики товара, кто его произвел или импортировал и как он попал в магазин. Постепенно на маркировку перейдут все категории продуктов на рынке.

Чтобы передавать данные о товаре и его передвижении в Федеральный налоговый орган, нужно зарегистрироваться в системе «Честный ЗНАК» и подключиться к оператору ЭДО.

УПД на маркированный товар составляется по общим правилам. Но в процессе обмена документами появляется еще одно звено в цепи — ФНС. ФНС получает уведомления об отгрузке, приемке товаров и их движении до момента покупки потребителем. Данные о грузоотправителе и грузополучателе отправляются в ФНС автоматически при обмене с контрагентами электронными УПД.

Даты маркировки


Обмен электронными УПД через ЭДО

Чтобы получать и отправлять электронный УПД контрагентам, нужно подключиться к оператору электронного документооборота (ЭДО).

Преимущества сервиса ЭДО «СФЕРА Курьер»:
Создавайте и отправляйте УПД онлайн за пару кликов. Достаточно заполнить форму, выбрать получателя и подписать документ электронной цифровой подписью.

Обменивайтесь данными с системой маркировки. «СФЕРА Курьер» подключен к системе «Честный ЗНАК». Вы можете обрабатывать и отслеживать документы УПД, отправленные в систему.

Экономьте ресурсы и время компании. Обмениваться УПД можно мгновенно онлайн и из любого места. Не нужно хранить печатные версии, все документы сохраняются в облачном хранилище.
FAQ
Когда появился УПД?
УПД появился для упрощения налогового учета в 2013 году. Впервые формат электронного УПД налоговая утвердила в 2016 году.

С 1 июля 2020 года электронный УПД стал обязательным для тех, кто работает с маркированным товаром. Маркировка затронет большую часть товаров на рынке, поэтому переход участников на электронный формат УПД тоже станет обязательным.
Для кого УПД обязателен?
Формы УПД и УКД (корректировки УПД) обязательно использовать организациям и предпринимателям, которые платят НДС, а также участникам обязательной маркировки товаров.

Для тех, кто работает на спецрежимах или по статье 145 НК и не платит НДС, УПД все равно подходит. Документ можно использовать как первичный учетный документ для подтверждения расходов. Для этого не нужно заполнять 7-8 графы формы.
В какие сроки требуется выставить и подписать УПД?
Для УПД действуют правила по срокам для счета-фактуры и первичным документам.

Например, если УПД выставляют при отгрузке товара или выполнении работ и услуг, нужно учитывать сроки оформления счета-фактуры — не позднее пяти дней после отгрузки, и первичного документа — в момент или после выполнения условий сделки.

Таким образом, по общим правилам УПД нужно составлять в день отгрузки товара/передачи работ/выполнения услуг или не позднее следующего рабочего дня. Но эта ситуация не является шаблоном, иногда контрагенты действуют на договорных условиях, лишь бы это не противоречило требованиям ФНС к оформлению электронных УПД.
Изменения в УПД в 2020 году
Приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ утвержден новый формат электронного УПД. Документы старого формата, которые выставили до 01.01.2020, налоговая будет принимать до конца 2022 года.

Что изменилось:
Маркировка — в формах появились коды товара
Госзакупки — больше информации о контрактах: дата, номер госконтракта, номер лицевого счета продавца, наименование территориального органа Федерального казначейства и другие реквизиты.
Новый формат облегчает передачу электронных документов. Система ЭДО может автоматически обрабатывать данные, которые вынесли в отдельные поля, — характеристики, коды товаров, сорт и артикул.
Срок действия и хранения УПД
Электронный УПД имеет юридическую силу на протяжении всего срока хранения. Согласно статье 29 402-ФЗ, универсальный передаточный документ должен храниться не менее 5 лет.
Срок хранения первичных документов в бухгалтерии отсчитывается с начала нового отчетного года, а не с даты составления документа (письмо Минфина РФ от 19.07.2017 № 03-07-11/45829).
Порядок оформления и заполнения УПД
Чтобы создать УПД в электронной форме в сервисе ЭДО СФЕРА Курьер, нужно:
Создать документ. Нажмите на панели управления «Новый документ» и выберите нужный тип — СЧФ, СЧФДОП, ДОП. Если среди типов документов нет подходящего, его можно настроить самостоятельно или обратиться к специалисту.
Выбрать получателя документа из списка. Список компаний, которые могут получать электронный УПД можно посмотреть по ссылке «Компании, готовые к работе с документом».
Заполнить поля. Есть версии: 5.01 по приказу ММВ-7-15/155@ от 24.03.2016, 5.01 по приказу ММВ-7-15/820@ от 19.12.2018 и 5.02 по приказу ММВ-7-15/176@ от 08.04.2019.
Заполнить карточку документа. Укажите дату договора или другую необходимую информацию.
Сохранить документ

Читайте подробнее о порядке оформления и заполнения УПД в нашей инструкции.
Заявка на обратный звонок
Оставьте заявку, и с вами свяжется наш менеджер
Нужен обмен электронными документами?
Оставьте заявку
Позвоните нам