При переходе на КЭДО не будет возможности подписывать документы «задним числом», так как процесс подписания контролируется шифрованием удостоверяющего центра. Это помогает работодателям обезопасить себя от возможных манипуляций со стороны работников, а работникам быть более осознанными в процессе подписания документов.

Использование системы «КЭДО от СберКорус» значительно ускоряет и упрощает процесс подписания и хранения личных документов. Кроме того, КЭДО — отличный способ привыкнуть делать все вовремя и привести все документы в порядок. Поначалу это может быть непросто, но это повысит дисциплину, упростит процессы и поможет избежать штрафов.

Для подготовки сотрудников к переходу на КЭДО потребуется объяснить, как работает система, какие документы будут в электронном виде и что требуется для работы. Некоторые сотрудники могут отказаться от перехода на электронный документооборот несмотря на то, что вы ответили на их возражения. Будьте готовы к тому, что не все сразу согласятся переводить документы в цифровое пространство. Некоторые люди вдохновляются инновациями, а кого-то они пугают.

Есть несколько причин для такого беспокойства:

• не хотят иметь дело с новой системой, она кажется сложной;
• опасения, что злоумышленники получат доступ к документам или электронным подписям;
• непонятно, зачем переходить на КЭДО, если и так все работает.

Основная причина – недостаток информации. Если вы расскажете своим сотрудникам, какое преимущество они получат от перехода на КЭДО, они будут меньше сопротивляться инновациям. Отправлять заявления на отпуск и знакомиться с приказами, инструкциями и распоряжениями многим людям будет удобнее в онлайн-формате.

Переход на КЭДО – процесс не из легких, но при правильном подходе проблемы можно свести к минимуму. Это значит, что с «КЭДО от СберКорус» вы получите положительный результат быстрее, а наша команда предоставит все необходимые инструкции, материалы и поможет сделать переход плавным и продуктивным.

Электронная подпись признается официальной судами и любыми госорганами, поскольку используется в рамках законодательства. Регламентирует 63-ФЗ

В 377-ФЗ прописана процедура подписания кадровых документов УНЭП сотрудниками, что делает подпись официальной. Любой сервис проверки покажет ее легитимность.

Стоит отметить, что согласно ст. 22.3 ТК РФ для использования сотрудниками УНЭП необходимо соглашение об использовании УНЭП которое должно быть подписано работодателем и сотрудником на бумаге. Это позволит признать выпущенную работником УНЭП применимой исключительно для кадрового ЭДО внутри компании.

Вне зависимости от выбранной системы ведения КЭДО, обязанности по хранению кадровых документов лежат на работодателе (ч. 14 ст. 22.3 ТК).

В случае прекращения деятельности поставщика КЭДО от СберКорус, у вас всегда есть возможность самостоятельно выгрузить весь архив электронных документов из системы кадрового ЭДО. Каким способом хранить и защитить электронные кадровые документы от утраты, решать вам. Опираться можно на п. 2.30 Приказа Минкультуры 526 от 31.03.15.

Мы гарантируем, что все загруженные документы будут находиться в безопасности и будут доступны в любой момент. При заключении договора мы информируем клиента о том, что все документы будут храниться на серверах нашего сервиса на протяжении всего срока действия договора и еще 6 месяцев после его окончания.

И это не все! В нашем сервисе есть функция самостоятельной выгрузки архива электронных документов в любой момент, что позволяет сохранять электронные документы на локальном компьютере. Таким образом, мы обеспечиваем не только безопасность, но и удобство использования нашего сервиса.

Информационная безопасность является одним из наиболее важных критериев при выборе сервиса КЭДО. Важный аспект информационной безопасности связан с размещением и хранением данных.

В КЭДО есть два варианта размещения:

• Облачное хранение. В этом случае данные хранятся на стороне поставщика КЭДО, это гораздо проще для заказчика, поскольку практически не требует ресурсов с его стороны, безопасность обеспечивает сторона поставщика.
• На собственных серверах (on-premise). Это "традиционная" модель, при которой вы должны устанавливать, настраивать и запускать программное обеспечение на компьютере в вашем физическом местоположении(сервер).

Это требует времени, персонала и возможного оборудования. Это также может привести к дополнительным затратам на аппаратное и программное обеспечение. Порой стоимость такого решения может быть сопоставима с ценой за внедрение сервиса КЭДО.

Выбор того или иного решения зависит от возможностей компании и от ее внутренней политики.

Наш сервис КЭДО имеет:

• Облачное решение SaaS - в рамках которой клиент получает онлайн-доступ к нужному софту, но не отвечает за его установку, обновление и поддержку работоспособности;
• Собственный аккредитованный удостоверяющий центр;
• Зарегистрирован в реестре Роскомнадзора в статусе оператора персональных данных;
• Наличие полного пакета документов по безопасности согласно международному стандарту;
• Наличие не менее 3 оценок уязвимости, выданных третьей стороной;
• Наличие сертификатов соответствия ISO 9001-2015;
• Логирование действий пользователя;
• Сертифицированный ЦОД на территории России;
• ПО отвечает требованиям ТК РФ 22.1 - 22.3, 312.1 - 312.9 ТК РФ; Федеральным законам 63-ФЗ "Об электронной подписи" от 06.04.2011; 152-ФЗ "О персональных данных" от 27.07.2006;
• ПО входит в список Единого реестра российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных.

Проверка электронной подписи необходима для того, чтобы определить достоверность документа и идентифицировать подписанта. Наш удостоверяющий центр предоставляет своим клиентам возможность бесплатно проверить подлинность всех квалифицированных сертификатов ключа проверки электронной подписи (КСКП), выпущенных удостоверяющим центром.

Сегодня проверка подлинности цифровой подписи осуществляется посредством криптоанализа. Процесс можно запустить следующими способами:

• Можно проверить подпись и через КриптоПро PDF — проверка абсолютно бесплатная. Плагин также работает на базе КриптоПро CSP.
• С помощью сервиса Госуслуги. На портале можно загрузить документ и запустить проверку.
• Также подтвердить подлинность подписи можно на странице удостоверяющего центра. Наш УЦ предоставляет своим клиентам возможность бесплатно проверить подлинность всех квалифицированных сертификатов ключа проверки электронной подписи (КСКП), выпущенных удостоверяющим центром.

Электронные документы по юридической значимости приравнены к бумажным. Этот принцип закреплён в ст. 6 Закона об электронной подписи. Электронный документооборот в суде оценивается на достоверность точно так же, как и бумажный. Правдивость информации на цифровых носителях проверяется на основании п. 5.2.2.2 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019.

Документы, оформленные в системе электронного документооборота, в суде будут проверяться на достоверность также по следующим критериям:

• указание всех обязательных реквизитов сторон, которые позволяют их идентифицировать;
• наличие действующей электронной подписи;
• он был оформлен в системах, которые обычно используются для данного типа документов — например, в сервисе КЭДО;
• подписание документа осуществлялось уполномоченным лицом — например, генеральным директором компании либо их подписантами по доверенности;
• отсутствие признаков подделки.

Стоит отметить, что электронный документ подделать гораздо сложнее, чем бумажный. Поскольку он подписывается электронной подписью (ЭП), там обозначаются реквизиты человека, который оставил подпись, дата и время. Если в документ кто-то захочет внести изменения, то он сразу станет недействительным, поскольку ЭП проставлялись в предыдущую версию.

Ст. 71 ГПК РФ и ст. 75 АПК РФ разрешают предоставлять в суд электронные документы в качестве письменных доказательств. Если они соответствуют критериям достоверности, и, если в них указана информация, относящаяся к предмету спора, они будут приняты судом как доказательства.

Так же мы рассмотрели различную судебную практику и пришли к выводу, что сервис КЭДО должен быть безопасен не только в плане размещения и хранения данных, но и соответствовать законодательству и не иметь в своем в своем арсенале сомнительного функционала. Вы можете ознакомиться с судебным производством № 88 -10853/ 2022 (2-213/2022) по делу о признании увольнения работника незаконным, в силу того, что документ был подписан без просмотра, через СМС. Избегайте массовых подписаний, а также подписания через СМС без просмотра документа, ну и конечно никогда и никому не сообщайте свой логин и пароль.

Трудовые отношения осуществляемые посредством КЭДО регламентируются следующими законами:

• Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ внес поправки в 22.1–22.3 статью ТК, которые позволяют всем сотрудникам подписывать кадровые документы электронно.
• Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ внес поправки в 312.1–312.9 статью Трудового кодекса, что позволило использовать электронное подписание кадровых документов с дистанционными сотрудниками.
• ТК РФ Статья 22.1. Электронный документооборот в сфере трудовых отношений
• ТК РФ Статья 22.2. Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот
• ТК РФ Статья 22.3. Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота

Переводим в цифру, но не все.
Несмотря на то, что теперь можно создавать, обмениваться с сотрудниками и подписывать кадровые документы электронной подписью, сразу избавиться от бумаги при составлении пяти важных документов не получится.
А именно:
·       приказ на увольнение;
·       акт о несчастном случае;
·       журнал инструктажей по охране труда;
·       сведения о трудовой деятельности СТД-Р, сотрудник может попросить выдать на бумаге.
·       трудовая книжка до тех пор, пока сотрудник не перейдет на электронную.

Довольно часто возникают ситуации, когда сотрудники отказываются подписывать тот или иной документ. Сотрудники не всегда понимают, что отсутствие подписи не изменит намерений работодателя.

При переходе на КЭДО особое внимание уделите вашим локальным нормативным АКТам, а именно «Положение о ведении кадрового электронного документооборота» который и будет регулировать процесс взаимодействия работодателя и сотрудника в кадровом ЭДО.

Не стоит упускать из виду такой важный процесс как ознакомление сотрудников с электронными документами. Обязательно опишите сам процесс и сроки ознакомления сотрудника с документом, и что будет в случае отказа сотрудника подписывать направленный ему документ. Для принятия взвешенного решения работник должен понимать последствия своего отказа, знать, какие шаги предпримет работодатель, если он не получит подпись на приказе.

Не забудьте ознакомить ваших сотрудников с данным положением под роспись.