ЭДО для ИП: зачем нужен и как подключить

В любом бизнесе возникает необходимость обмениваться юридически значимыми и коммерческими документами. А значительно упростить и ускорить обмен документами помогает электронный документооборот (ЭДО): его используют в разных сферах деятельности, компании разного масштаба и ИП. Кроме того, не всегда ЭДО — это только про удобство и оптимизацию бизнес-процессов, в некоторых случаях без него буквально не обойтись. 

Зачем ИП ЭДО?

С электронным документооборотом в первую очередь легче управлять процессом обмена документов. Подключив ЭДО, индивидуальный предприниматель сможет:

• мгновенно обмениваться документами с контрагентами из любой точки мира;

• быстро корректировать документы и отправлять исправленные на подпись;

• исключать потери и порчу документов, как это часто бывает при бумажном документообороте;

• сокращать затраты на печать и архивное хранение;

• безопасно хранить электронные документы в облаке;

• за секунды находить нужные электронные документы по разным критериям. 

Электронные документы, подписанные электронной подписью, юридически значимы, как и бумажные с подписью от руки. Их не нужно распечатывать и хранить в обычном архиве. И на основе первичных бухгалтерских документов в электронном виде гораздо легче и быстрее формировать отчётность для контролирующих органов.

Когда ЭДО для ИП обязателен?

Подключение к ЭДО точно потребуется, если ИП:

1. Работает с товарами, подлежащими обязательной маркировке. 

С 1 января 2022 года сведения по обороту маркированных товаров в систему Честный ЗНАК передаются только через оператора ЭДО. 

2. Реализует мясо, птицу, рыбу. 

Ветеринарные сопроводительные документы на товары животного происхождения формируются только в электронном виде и направляются в систему «Меркурий». 

3. Работает с прослеживаемыми товарами. 

Отчётность по импортным прослеживаемым товарам (мониторы, проекторы, холодильники, стиральные машины, детские коляски, автокресла, спецтехника и оборудование и др.) формируется только в электронном виде. 

4. Собирается выходить на маркетплейсы.

Маркетплейсы уже давно ведут с продавцами электронный документооборот.

5. Планирует участвовать в госзакупках. 

Поставщики и заказчики в большинстве госзакупок обмениваются электронными документами. Через ЭДО направляют закрывающие бухгалтерские документы от операторов ЭТП, документы о приёмке. 

В этих случаях ЭДО для ИП нужен независимо от используемой системы налогообложения — на УСН, ОСНО или на патенте. 

Какие документы создают в сервисах ЭДО

В системах электронного документооборота доступно большинство шаблонов структурированных документов. Вот неполный перечень документов, которые можно создавать в ЭДО:

• договоры, дополнительные соглашения и приложения к ним;

• первичные и закрывающие документы — счета, счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ, УПД;

• налоговые декларации;

• формы 2-НДФЛ, 3-НДФЛ, 4-НДФЛ;

• отчётные документы для ФНС, СФР, Росстата;

• КУДиР. 

В сервисе СФЕРА Курьер для обмена доступно более 260 типов документов (структурированных и неструктурированных). А это значит, что большую часть документооборота и делопроизводства можно перевести в цифровой вид. 

Как выбрать оператора ЭДО для ИП

Выбор оператора ЭДО необходимо в первую очередь базировать на собственных потребностях по функционалу и возможностям сервиса. Основные функции, которыми должен обладать сервис ЭДО, являются:

• формирование, отправка и получение документов;

• подписание документов электронной подписью;

• изменение содержания документов;

• хранение документов;

• интеграция с системами бухгалтерского учёта;

• роуминг с другими операторами ЭДО;

• назначение прав доступа для пользователей. 

Можно заключить договор с любым оператором, если всё устраивает и есть подходящий тариф. Контрагенты не обязательно должны быть подключены к тому же оператору, поскольку есть возможность настроить роуминг.  В сервисе СФЕРА Курьер роуминг настраивается бесплатно — с одними операторами автоматически, а с другими — по запросу пользователя в техническую поддержку. И в том, и в другом случае это не занимает много времени, при этом обмен документами в роуминге не влияет на стоимость использования сервиса.  

Как подключить ЭДО для ИП

Нужно сделать несколько шагов:

1. Определиться с оператором и тарифом.

2. Выбрать версию сервиса. Самый распространённый и простой вариант — веб-версия. В этом случае не требуется установка ПО, а подключение осуществляется очень быстро. 

3. Подать заявку на подключение.

4. Заключить договор с оператором ЭДО и внести оплату, согласно договору. 

5. Следуя дальнейшим инструкциям оператора, начать работу в сервисе и обмен документами. 

Как подключить и настроить сервис СФЕРА Курьер, читайте здесь. 

Электронная подпись для ЭДО

Организовать электронный документооборот невозможно без электронной подписи. Именно она наделяет электронные документы юридической силой, подтверждает авторство и подлинность документа. 

Для обмена документами с контрагентами и госорганами ИП понадобится квалифицированная электронная подпись (КЭП). Её выдаст Удостоверяющий центр ФНС России или его доверенные лица, например, Сбербанк.  

Если ИП нужно, чтобы электронные документы подписывали сотрудники, то по новым правилам, вступившим в силу 1 сентября 2023 года, необходимо уполномоченным сотрудникам оформить КЭП физического лица и сформировать к нему машиночитаемую доверенность (МЧД), в которой перечислить полномочия на подписание документов. 

В сервисе СФЕРА Курьер есть бесплатный модуль «Доверенности», где можно создавать МЧД и отзывать их при необходимости в простом и удобном интерфейсе. 

Интеграции, и для чего они нужны в ЭДО

Возможность интеграции с системами учёта — важная особенность сервисов электронного документооборота. При наличии интеграции, например, с системой 1С, бухгалтер сможет формировать электронные документы непосредственно из системы учёта и не вводить данные вручную. 

В сервисе СФЕРА Курьер интеграция с учётными системами осуществляется через:

• Модуль 1С;

• ELMA365;

• Comindware;

• API.

Также возможно объединение электронного документооборота с обменом коммерческими и логистическими данными (EDI) в интерфейсе любой учётной системы. Это позволит работать со всеми документами и электронными данными в одном окне.

Тарифы

В ЭДО СФЕРА Курьер оплачиваются только исходящие документы, входящие — бесплатно. Есть тарифы для любых объёмов документооборота: от нескольких десятков исходящих до десятков тысяч. Чем больше исходящих, тем дешевле стоимость одного электронного документа. Возможна ежемесячная оплата или сразу за год. 

Если не брать в расчёт случаи, когда ЭДО ИП необходим для бизнес-процессов, можно уверенно сказать, что электронный документооборот — проще, удобнее и эффективнее, чем бумажный. А затраты на оплату сервиса ЭДО компенсируются сокращением расходов на бумагу, печать и логистику документов, а также экономией времени.