Преимущества и тонкости ЭДО в логистике

Электронный документооборот (ЭДО) применяется в логистике с 2022 года, когда появилась Государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), и грузоперевозчики получили возможность часть сопроводительной документации на груз оформлять в электронном формате. В 2024 году ЭДО в логистике всё ещё не является обязательным, но компании стремятся к отказу от бумажных транспортных документов в пользу электронных. В статье расскажем о преимуществах и тонкостях электронного документооборота в логистике. 

Что такое электронный документооборот в транспортной логистике

Электронный документооборот в логистике — это технология, которая позволяет упростить и автоматизировать процессы обмена транспортными документами между участниками перевозки груза. Организация электронного документооборота в логистике предполагает подключение к цифровому сервису, в котором грузоотправитель, грузополучатель и перевозчик могут обмениваться электронными перевозочными документами, подписывая их электронной подписью. При этом оператор сервиса передаёт электронные перевозочные документы (ЭПД) в ГИС ЭПД, через которую доступ к ЭПД могут получить контролирующие органы: Госавтоинспекция, Минтранс, ФНС и другие ведомства. Распечатывать ЭПД не нужно, а если потребуется предоставить документы при проверке на дороге, водитель, доставляющий груз, может предъявить QR-код ЭПД, с помощью которого проверяющие получат информацию из ГИС ЭПД. 

Что такое электронный перевозочный документ (ЭПД)

Это формализованный документ, созданный в XML–формате. Форматы ЭПД утверждает ФНС. На 2024 год утверждены форматы:

• транспортной накладной;

• сопроводительной ведомости;

• путевого листа;

• договора фрахтования;

• заказа (заявки);

• заказ-наряда. 

Все эти документы можно оформлять в электронном виде, а подписание электронной подписью наделяет их юридической силой, равно как и бумажные с подписью от руки. 

В сервисе «Транспортный ЭДО» можно оформлять не только эти перевозочные документы в электронном виде, но и другие, например, экспедиторские расписки и УПД на транспортные услуги. Таким образом, сервис обеспечивает автоматизацию всего процесса оформления грузоперевозки, значительно упрощая документооборот в логистике. 

ЭПД включает несколько разделов — их называют титулами. Каждый титул подписывается участниками на определённом этапе грузоперевозки: грузоотправитель подписывает титул со сведениями о начале грузоперевозки, перевозчик — о приёме груза и начале доставки грузополучателю, грузополучатель — о приёме груза и завершении грузоперевозки.

Значение электронного документооборота в процессе обеспечения логистических функций

Главное значение состоит в том, что ЭДО упрощает документооборот в транспортных компаниях, сокращает расходы на бумагу, печать, экономит время. Ключевые преимущества ЭДО в логистике состоят в следующем:

• Все участники грузоперевозки могут получить доступ к ЭПД на любом этапе грузоперевозки.

• ЭДО защищает от ошибок и неточностей — документы не отправятся, если не будут заполнены важные поля или будут допущены ошибки в данных. 

• Передача ЭПД происходит по защищённым каналам связи, а значит, данные грузоперевозки и их участников — в безопасности. 

• Электронные документы хранятся в системе, их не нужно дублировать на бумаге и складывать в архив. 

• ЭПД присваивают QR-код, с помощью которого проверяющие на дороге могут получить информацию в ГИС ЭПД.

• ЭДО в логистике значительно экономит средства: как правило, на одну перевозку требуется внушительная стопка бумаг, а если перевозок много, то это ощутимые затраты на бумагу и печать. 

Как обмениваются ЭПД

По общей схеме порядок обмена ЭПД выглядит так:

• Грузоотправитель создаёт документ в сервисе оператора ИС ЭПД, подписывает свой титул УКЭП и отправляет перевозчику или непосредственно грузополучателю, в зависимости от того, как осуществляется перевозка и сколько в ней участников. 

• Оператор ИС ЭПД проверяет документ и передаёт в ГИС ЭПД. 

• Получатель документа подписывает свой титул ЭПД и передаёт другому участнику или завершает документооборот, передавая документ со всеми подписями грузоотправителю. 

ГИС ЭПД проверяет электронный документ на всех этапах подписания.

Как организовать электронный документооборот в логистике

В первую очередь необходимо понимать, что организовать обмен электронными перевозочными документами возможно, только если все участники перевозки на это согласны. 

Что нужно сделать:

1. Всем участникам подключиться к оператору ИС ЭПД и заключить договор на использование сервиса ЭДО. Реестр лицензированных операторов ИС ЭПД представлен на сайте Минтранса. 

2. Всем участникам грузоперевозки выпустить усиленные квалифицированные электронные подписи (УКЭП). А если подписанием документов занимаются ответственные сотрудники транспортной компании — обеспечить им наличие УКЭП физлица и машиночитаемой доверенности, где будут перечислены полномочия на подписание документов от лица компании. 

3. Обеспечить сотрудников оборудованием для работы с сервисом ЭДО. Потребуются ПК, планшеты, смартфоны. Пользователям «Транспортного ЭДО» от СберКорус предоставляется мобильное приложение для водителя с простым и понятным интерфейсом. 

ЭПД сейчас — это удобная альтернатива бумажным перевозочным документам. Когда переход на ЭПД станет обязательным ещё неизвестно, но можно предположить, что это неизбежная перспектива. Поэтому лучше подготовиться и заранее выбрать оператора ИС ЭПД. 

Сервис «Транспортный ЭДО» можно использовать в веб-версии и непосредственно в нём заполнять электронные перевозочные документы или провести интеграцию с учётной системой организации, чтобы из неё передавать сформированные документы в сервис ЭДО.