Стратегия ЭДО/EDI — от теории к практике

18.05.2016

«КОРУС Консалтинг СНГ» представляет серию репортажей, раскрывающих содержание докладов и атмосферу дискуссий по теме В2В электронного документооборота между профессионалами-практиками, исследователями рынка и представителями технологических компаний:

Стратегия ЭДО/EDI — от теории к практике

Крупнейшие сетевые ритейлеры РФ отметили, что заинтересованы в переходе на полностью «безбумажные» модели обмена документацией и довольно серьезно продвинулись в этом направлении за последние несколько лет.

Темы докладов:

Безбумажный мир торговой сети

Вячеслав Поликарпов, руководитель направления проектов (EDI), Департамент ИТ закупок, ИТ Х5 Retail Group

В 2016 году крупнейший ритейлер РФ, — X5 Retail Group, — использует 35 разработанных, протестированных и введенных в оборот компании EDI-документов в качестве неотъемлемой частью бизнес-процессов гиганта, рассказал Вячеслав Поликарпов, руководитель направления проектов EDI.

Вячеслав Поликарпов, руководитель направления проектов (EDI),  Департамент ИТ закупок, ИТ Х5 Retail Group
Вячеслав Поликарпов, руководитель направления проектов (EDI),
Департамент ИТ закупок, ИТ Х5 Retail Group

За два года рост объемов ЭДО/EDI документации в X5 продемонстрировал примерно двукратное увеличение — по большому счету, это признание ЭДО в качестве самостоятельного направления в развитии компании, позволяющего организации экономить и вкладывать сэкономленные средства в оборот. Первые итоги — более 1, 228 млрд рублей экономии в качестве своевременного возврата НДС. У компании появились свои центры компетенций по развитию различных аспектов ЭДО/EDI. Все это в сумме позволяет X5 максимально близко соответствовать понятию торговой сети без бумажного документооборота, или, по крайней мере, находиться ближе всего к его воплощению.

Эволюция проекта EDI и ЭДО в компании Лента.

Анастасия Чередилова, руководитель направления финансы,
Сергей Козлов, менеджер проекта EDI, компания Лента

Представитель ритейл-гиганта Сергей Козлов, менеджер проекта EDI в компании «Лента», рассказал, что 97% всех заказов в сети проходит через EDI-систему, хотя ЭСФ пока в это число не входит. Впрочем, на конец года компания рассчитывает получить 100%-ный показатель использования электронного формата по всем типам обрабатываемой документации.

Сергей Козлов, менеджер проекта EDI, компания Лента
Сергей Козлов, менеджер проекта EDI, компания Лента

Сегодняшние темпы применения ЭДО/EDI — 8 заказов в минуту или 15 документов на прием и обработку, самые главные форматы документов достигли годового показателя в 12 млн единиц. Прирост ожидается за счет новых магазинов и новых поставщиков. В ближайших планах «Ленты» — переход на ЮЗЭДО: подключение к GDSN к каталогу TSD-1. Глобальная Сеть Синхронизации Данных — GDSN (англ. Global Data Synchronisation Network) — автоматизированная, глобальная сеть на основе стандартов, которая позволяет безопасную и непрерывную синхронизацию данных, позволяя всем партнерам иметь последовательные данные о продукции в их системах в реальном времени.

Эволюция проекта EDI и ЭДО в компании Лента
Сергей Козлов, менеджер проекта EDI, компания Лента
Скачать презентацию
«Бизнес-процессы в корне не поменялись, но объем помощи EDI в плане экономии времени переоценить сложно — она достигает уровня в 80%, особенно в случае приемки товара, что в масштабах всей сети складывается во внушительные цифры чего?»,

— поделился Сергей Козлов.

Анастасия Чередилова, руководитель направления финансы, Лента
Анастасия Чередилова, руководитель направления финансы, компания Лента

Выступление дополнила Анастасия Чередилова, руководитель финансового направления в «Ленте», которая детально рассмотрела опыт внедрения юридически значимого документа в оборот компании на примере электронного входящего счета-фактуры . 450 тыс. подобных счетов обрабатывается в сети ежемесячно. По ее словам, подключение 80% поставщиков к EDI-системе сократит ручной труд бухгалтеров на 40%, что в масштабах торговой сети является очень серьезным прорывом в эффективности.

Проект входящие электронные счета-фактуры
Анастасия Чередилова, руководитель направления финансы
Скачать презентацию

Открытый диалог бизнеса и операторов: эволюция роуминга

Игорь Зеленько, коммерческий директор КОРУС Консалтинг СНГ

Еще один специфический аспект развития ЭДО/EDI рассмотрел в своем докладе «Эволюция роуминга» Игорь Зеленько, коммерческий директор КОРУС Консалтинг СНГ.

Игорь Зеленько, коммерческий директор КОРУС Консалтинг СНГ
Игорь Зеленько, коммерческий директор КОРУС Консалтинг СНГ

По его словам, с развитием электронного документооборота вопросы передачи информации от клиентов одного оператора к клиентам другого оператора по роумингу становятся все более актуальными, однако решать их по разным причинам пока очень непросто. В частности, по опыту собственной работы эксперт отмечает, что 7 из 10 проектов по роумингу завершаются сегодня тем, что оператор ЭДО/EDI берет на себя консалтинговые услуги по выполнению задач ERP-функционала по проекту, что отодвигает на второй план реализацию собственно роуминга данных.

Открытый диалог бизнеса и операторов: эволюция роуминга
Игорь Зеленько, коммерческий директор КОРУС Консалтинг СНГ
Скачать презентацию

Второй «тормозящий» момент — трансляция требований SLA поставщика и заказчика на оператора, поддерживающего обмен документами в роуминге: материальную ответственность за проблемы с поставками товаров из-за «пропавшего в пути» документа захочет нести далеко не каждый оператор. Третья важнейшая проблема роуминговых проектов ЭДО/EDI — это так называемый моноконсалтинг: обращение в рамках реализации проекта только к одному оператору, особенно узкоспециализированному, зачастую приводит в долгосрочной перспективе к необходимости переделывать всю созданную им систему при начале взаимодействия с другими операторами.

«Встает и вопрос стандартизации — чем больше стандартов типов сообщений, тем ниже себестоимость и проще реализовывать роуминг»,

— добавил к своему выступлению Игорь Зеленько, коммерческий директор «КОРУС Консалтинг СНГ».

Внедрение электронного документооборота. Методология, особенности, практика.

Константин Степаненков, менеджер по работе с ключевыми заказчиками, TerraLink

Переходя к анализу практических аспектов и общей стратегии внедрения ЭДО/EDI-решений, Константин Степаненков, менеджер по работе с ключевыми заказчиками компании TerraLink, выступил с докладом «Внедрение электронного документооборота. Методология, особенности, практика».

Константин Степаненков, менеджер по работе с ключевыми заказчиками, TerraLink
Константин Степаненков, менеджер по работе с ключевыми заказчиками, TerraLink

Компании по признаку своих ЭДО-потребностей делятся на два лагеря — вертикально-интегрированные холдинги с огромным объемом внутреннего документооборота, и ритейл, который, наоборот, обращен в этом плане «вовне».

«В работе с ритейлом самое важное — не документировать хаос. На первом этапе от хаоса необходимо избавиться, и оптимизировать с помощью ЭДО достигнутое состояние порядка. При этом очень важно понимать необходимость изменений бизнес-процессов в перспективе внедрения ЭДО-решений. Эта мысль доводится до заказчика на этапе предварительного бизнес-консалтинга, без которого мы не работаем сегодня в принципе»,

— рассказал Константин Степаненков.

За годы работы компания классифицировала все основные варианты использования решений ЭДО на три вида:

  • Первый - веб-интерфейс, который дает скорость работы, идеально подходит компаниям с небольшим объемом документов.
  • Второй вариант - файловый коннектор, позволяющий автоматизировать выгрузку из учетных систем заказчика в систему оператора, что от ручного труда целиком не освобождает и это становится проблемой по достижении определенного объема передачи данных.
  • Третий сценарий — полноценная интеграция учетной системы заказчика с оператором ЭДО/EDI.

По словам эксперта, типичные ошибки всех ЭДО-проектов лежат сегодня в плоскости методологического сопровождения. Попытки просто перенести бумажные практики в цифровую плоскость приводят к разногласиям между ИТ и собственно бизнесом, часто на уровне службы безопасности компании, особенно если та впервые появляется на стадии сдачи проекта. Несогласованность различных подразделений внутри компании, вовлеченных в схему ЭДО, также может осложнить реализацию, равно как и отсутствие четкой системы измерений параметров проекта.

Суммируя выступление, Константин Степаненков отметил, что на основании рабочей практики можно сделать вывод о том, что полный отказ от бумаги если и достижим то, скорее всего, не ранее 2020 года или даже позже.

Сквозная цепочка EDI + ЭДО у дистрибутора.

Мария Грошева, руководитель подразделения управления обеспечения поддержки бизнеса, ГРАДИЕНТ ДИСТРИБУЦИЯ

Со стороны дистрибутора ситуацию проиллюстрировала Мария Грошева, руководитель подразделения управления обеспечения поддержки бизнеса компании Градиент Дистрибуция , которая выступила с докладом «Сквозная цепочка EDI+ЭДО у дистрибьютора».

Мария Грошева, руководитель подразделения управления обеспечения поддержки бизнеса, ГРАДИЕНТ ДИСТРИБУЦИЯ
Мария Грошева, руководитель подразделения управления обеспечения поддержки бизнеса,
ГРАДИЕНТ ДИСТРИБУЦИЯ

Будучи одним из крупнейших дистрибьюторов в FMCG c 20 тыс. SKU (товарных позиций) в ассортименте, компания поставляет товары в 40 тыс. торговых точек (из них 20 тыс. — независимая розница). Это классический дистрибутор с федеральным охватом и выходом на рынки СНГ и Западных стран.

ЭДО-проекты в компании стартовали около 10 лет назад, а ЮЗЭДО-проект — 1,5 года назад, объединив в себе EDI- и юридически значимые документы. 30 документов ЭДО составляют базу для работы со всеми сторонами процесса после первоначальных оценок и рисков. В пилотную фазу на сегодня перевели 20 документов, после чего состоится их запуск в рабочем режиме.

Сквозная цепочка EDI+ЭДО у Дистрибутора from Корус Консалтинг СНГ
Мария Грошева, руководитель подразделения управления обеспечения поддержки бизнеса,
ГРАДИЕНТ ДИСТРИБУЦИЯ

Скачать презентацию

В 2015 году компании удалось перевести на EDI-обмен 52 клиентов и 54 поставщиков —результат, достичь которого удалось во многом за счет общего движения отрасли к EDI. 70% документов удалось проработать в пилотном режиме со всеми партнерами, клиентами и банками, экономия от оптимизации бизнес-процессов уже составила около 20%.