Доля организаций, работающих с электронным документооборотом (ЭДО), с каждым годом увеличивается многократно. Среди крупных компаний практически не осталось тех, кто не перевёл бумажный документооборот в цифру. А вот небольшие компании и даже некоторые представители среднего бизнеса всё ещё работают без ЭДО. Именно для таких организаций в статье рассмотрим схему быстрого перехода на электронный документооборот.
Никто не заставляет использовать электронный документооборот, но государство создаёт такие условия, что он становится необходимостью. Например, ЭДО нужен для работы с маркированными товарами. Многие маркетплейсы уже работают только с электронными документами.
ФНС России поддерживает электронный документооборот между хозяйствующими субъектами и расширяет перечень утверждённых форматов электронных документов. Так, например, с 12 января 2022 года действуют форматы электронной транспортной накладной, сопроводительной ведомости и заказ-наряда. Вполне возможно, что в 2023 году появится обязанность эти документы делать только в электронном виде.
Кроме того, ЭДО значительно расширяет географию бизнеса. Ведь договор можно подписать с заказчиком, находящимся на другом конце страны, и начать поставки товаров. Поэтому переход на ЭДО — тема более чем актуальная.
Если компаниям-гигантам на переход требуется достаточно много времени, консультации экспертов и подготовительные этапы, среднему и малому бизнесу в этом плане проще. Рассказываем, как правильно организовать электронный документооборот в компании малого или среднего масштаба. Предложенный сценарий внедрения типового решения оператора ЭДО подойдёт компаниям с относительно небольшим объёмом документов в год — около 10 тысяч.
Постройте схему ЭДО. Сформируйте перечень документов для перевода в цифру и определите круг лиц, уполномоченных согласовывать документы внутри компании, подписывать их. Уточните статус перехода на ЭДО существующих контрагентов, так как если есть те, кто до сих пор работает с бумагой, их нужно будет предупредить о переходе.
Основываясь на предварительно выстроенной схеме ЭДО, выберите техническое решение — веб-версию или интеграцию с учётной системой. Компаниям, которые не ведут документооборот в 1С или другой учётной системе, подойдёт веб-версия. При работе в 1С или другой учётной системе лучше использовать возможности интеграции.
Оформите заявку на подключение и заключите соглашение с оператором ЭДО.
Получите квалифицированную электронную подпись (КЭП) и настройте компьютер для работы с ней. Руководителям юридических лиц и ИП КЭП выдаёт Удостоверяющий центр ФНС России и его доверенные лица, уполномоченным сотрудникам организаций — коммерческие аккредитованные удостоверяющие центры. На компьютер нужно установить лицензионное ПО для работы с электронной подписью. После этого настраивается доступ пользователей в систему ЭДО и процессы обмена документами — типы, маршруты, согласования, подписания.
Отправьте контрагентам приглашения к обмену документами или настройте роуминг с клиентами других операторов ЭДО.
С сервисом СФЕРА Курьер вы сможете работать как через веб-версию, так и с использованием интеграционных решений. Переходите по ссылке, чтобы узнать больше о том, как организовать электронный документооборот внутри компании и с контрагентами, а также оставить заявку на консультацию или подключение.
Кстати, в дальнейшем вы можете перевести в цифру кадровый документооборот. У СберКорус есть кадровый ЭДО и калькулятор, который поможет рассчитать выгоду от перевода кадров в электронный вид. А ещё мы недавно рассказывали, что выпустили бесплатную книгу для сотрудников кадровых департаментов и HR, в которой подробно описан план перехода на кадровый электронный документооборот.