Бухучёт самозанятых: какие документы требовать, проводки, как проверять исполнителей

Всё больше компаний прибегают к услугам самозанятых, особенно, если задачи разовые, нерегулярные, или намечается реализация какого-то проекта. В связи с этим у бухгалтеров возникает множество вопросов, как оформить эти правоотношения документально. В статье расскажем, какие проводки при выплате самозанятым нужно делать, какие документы нужно запрашивать для оплаты. А если бухгалтер дополнительно занимается заключением договоров с исполнителями, то как их проверить на благонадёжность. 

Что проверить перед наймом самозанятого?

Перед тем, как заключить договор с самозанятым, нужно проверить следующие факты: 

1. Вы не собираетесь нанимать его для представления ваших интересов. С самозанятыми нельзя заключать агентские, комиссионные, поручительские сделки. Также их нельзя привлекать для передачи или приёма платежей за доставку товаров. Исключение — если компания предоставит самозанятому свою контрольно-кассовую технику (ККТ), зарегистрированную в налоговых органах в установленном порядке (п. 5, 6 ч. 2 ст. 4 закона № 422-ФЗ). 

2. Будущий исполнитель — гражданин РФ, Белоруссии, Украины, Армении, Киргизии или Казахстана. Другие физические лица не смогут применять режим налога на профессиональный доход (НПД). 

3. Фрилансер, которого вы нанимаете, не был вашим сотрудником. В случае, если трудовой договор был расторгнут менее 2 лет назад, то работать с этим самозанятым по закону не получится (п. 8 ч. 2 ст. 6 закона № 422-ФЗ). 

Перед заключением договора и будущих расчётов с самозанятыми рекомендуется также собрать дополнительную информацию. Во-первых, лично проверить, имеет ли гражданин статус самозанятого. Это необходимо, чтобы потом не платить за исполнителя НДФЛ и страховые взносы. Во-вторых, стоит узнать, действителен ли у него паспортов, нет ли долгов (и, соответственно, обманутых контрагентов), штрафов, не находится ли он в розыске. 

Чтобы не тратить много времени на вбивание данных в десятках государственных систем, воспользуйтесь Сервисом проверки физических лиц от СберКорус. Полноценный отчёт по самозанятым со всеми индикаторами риска будущего сотрудничества можно получить всего за 5 минут. 

Перечень документов для сотрудничества с самозанятыми

Для бухгалтерского учёта услуг самозанятых необходимо, чтобы у нанимателя на руках были следующие документы:

1. Договор (обязательно) и приложения к нему (по необходимости). Текст договора индивидуален и зависит от типа сделки (оказание услуг, выполнение работ, аренда или что-то другое). Приложения оформляются при изменении условий генерального соглашения или при пролонгации правоотношений.

2. Справка о статусе самозанятого. Фрилансер оформляет её самостоятельно в приложении «Мой налог». 

3. Счёт на оплату. Он также формируется самозанятым в приложении «Мой налог». Важно проверить, чтобы ИНН заказчика был корректно прописан.

4. Акт выполненных работ или оказанных услуг. Необходим для подтверждения расходов на сделку со стороны заказчика для ФНС.

5. Чек из приложения «Мой налог». Основной документ, с помощью которого фирма или ИП могут учесть расходы. Без него акты будут просто ничего не значащими бумажками. 

6. Платёжное поручение. С его помощью можно доказать, что перевод в пользу исполнителя был полностью легален. 

В случае, если вы сотрудничаете со многими самозанятыми, в том числе дистанционно, стабильный и юридически значимый документооборот становится первостепенной задачей для нанимателя. Упростить бизнес-процессы можно с помощью сервиса электронного документооборота с физическими лицами и самозанятыми «Подписант». С ним:

• можно подписывать документы всего за 2 минуты с любой точки мира, главное — наличие устройства с выходом в интернет;

• нужно оплачивать только исходящие документы, все входящие полностью бесплатны, а доступ к сервису предоставляется юридическому лицу или ИП, работающему с плательщиками НПД;

• можно подписывать все закрывающие документы — они будут обладать юридической силой, и их принимает ФНС, при этом самозанятые после подключения к сервису могут выпустить для себя бесплатную электронную подпись. 

Проводки на оплату самозанятым

Проводки в бухучёте для расчётов с самозанятыми фиксируются не в разделе работников, а в разделе с исполнителями и поставщиками. Оплата вознаграждения отражается в проводке Д 76 К 50, 51, 52. Это будет означать, что фрилансер получил выплаты в рамках гражданско-правового договора.