Бухучёт самозанятых: какие документы требовать, проводки, как проверять исполнителей
Всё больше компаний прибегают к услугам самозанятых, особенно, если задачи разовые, нерегулярные, или намечается реализация какого-то проекта. В связи с этим у бухгалтеров возникает множество вопросов, как оформить эти правоотношения документально. В статье расскажем, какие проводки при выплате самозанятым нужно делать, какие документы нужно запрашивать для оплаты. А если бухгалтер дополнительно занимается заключением договоров с исполнителями, то как их проверить на благонадёжность.
Что проверить перед наймом самозанятого?
Перед тем, как заключить договор с самозанятым, нужно проверить следующие факты:
-
Вы не собираетесь нанимать его для представления ваших интересов. С самозанятыми нельзя заключать агентские, комиссионные, поручительские сделки. Также их нельзя привлекать для передачи или приёма платежей за доставку товаров. Исключение — если компания предоставит самозанятому свою контрольно-кассовую технику (ККТ), зарегистрированную в налоговых органах в установленном порядке (п. 5, 6 ч. 2 ст. 4 закона № 422-ФЗ).
-
Будущий исполнитель — гражданин РФ, Белоруссии, Украины, Армении, Киргизии или Казахстана. Другие физические лица не смогут применять режим налога на профессиональный доход (НПД).
-
Фрилансер, которого вы нанимаете, не был вашим сотрудником. В случае, если трудовой договор был расторгнут менее 2 лет назад, то работать с этим самозанятым по закону не получится (п. 8 ч. 2 ст. 6 закона № 422-ФЗ).
Перед заключением договора и будущих расчётов с самозанятыми рекомендуется также собрать дополнительную информацию. Во-первых, лично проверить, имеет ли гражданин статус самозанятого. Это необходимо, чтобы потом не платить за исполнителя НДФЛ и страховые взносы. Во-вторых, стоит узнать, действителен ли у него паспортов, нет ли долгов (и, соответственно, обманутых контрагентов), штрафов, не находится ли он в розыске.
Чтобы не тратить много времени на вбивание данных в десятках государственных систем, воспользуйтесь Сервисом проверки физических лиц от СберКорус. Полноценный отчёт по самозанятым со всеми индикаторами риска будущего сотрудничества можно получить всего за 5 минут.
Перечень документов для сотрудничества с самозанятыми
Для бухгалтерского учёта услуг самозанятых необходимо, чтобы у нанимателя на руках были следующие документы:
-
Договор (обязательно) и приложения к нему (по необходимости). Текст договора индивидуален и зависит от типа сделки (оказание услуг, выполнение работ, аренда или что-то другое). Приложения оформляются при изменении условий генерального соглашения или при пролонгации правоотношений.
-
Справка о статусе самозанятого. Фрилансер оформляет её самостоятельно в приложении «Мой налог».
-
Счёт на оплату. Он также формируется самозанятым в приложении «Мой налог». Важно проверить, чтобы ИНН заказчика был корректно прописан.
-
Акт выполненных работ или оказанных услуг. Необходим для подтверждения расходов на сделку со стороны заказчика для ФНС.
-
Чек из приложения «Мой налог». Основной документ, с помощью которого фирма или ИП могут учесть расходы. Без него акты будут просто ничего не значащими бумажками.
-
Платёжное поручение. С его помощью можно доказать, что перевод в пользу исполнителя был полностью легален.
В случае, если вы сотрудничаете со многими самозанятыми, в том числе дистанционно, стабильный и юридически значимый документооборот становится первостепенной задачей для нанимателя. Упростить бизнес-процессы можно с помощью сервиса электронного документооборота с физическими лицами и самозанятыми «Подписант». С ним:
-
можно подписывать документы всего за 2 минуты с любой точки мира, главное — наличие устройства с выходом в интернет;
-
нужно оплачивать только исходящие документы, все входящие полностью бесплатны, а доступ к сервису предоставляется юридическому лицу или ИП, работающему с плательщиками НПД;
-
можно подписывать все закрывающие документы — они будут обладать юридической силой, и их принимает ФНС, при этом самозанятые после подключения к сервису могут выпустить для себя бесплатную электронную подпись.
Проводки на оплату самозанятым
Проводки в бухучёте для расчётов с самозанятыми фиксируются не в разделе работников, а в разделе с исполнителями и поставщиками. Оплата вознаграждения отражается в проводке Д 76 К 50, 51, 52. Это будет означать, что фрилансер получил выплаты в рамках гражданско-правового договора.
Telegram-канал СберКорус