Что делать кадровику, если работник сменил фамилию?

У работников периодически могут меняться персональные данные из-за различных событий в жизни. Например, заключение брака и принятие новой фамилии супруга или, напротив, развод и возвращение прежней фамилии. Иногда граждане могут менять Ф.И.О. и по собственному желанию — такое право предоставляется ст. 58 закона № 143-ФЗ от 15 ноября 1997 года, как только человек становится старше 14 лет. Разберёмся, что делают кадровые работники, если сотрудник поменял паспорт, Ф.И.О, в какие документы потребуется вносить изменения и какую отчётность придётся сдавать. Узнаем порядок действий работы с кадровыми документами.

Кому сообщается об изменении анкетных данных?

Сотрудник обязан уведомить отдел кадров о смене Ф.И.О. Пока у него не оформлен новый паспорт, работник должен предоставить кадровикам свидетельство из ЗАГС. Позднее, когда он будет получать новый паспорт, его данные также передаются в отдел кадров.

Если сотрудник поменял фамилию, то кадровик вносит изменения во внутренние документы, включая личную карточку и трудовой договор, трудовую книжку, уведомляет ПФР и ФСС.

Перечень документов для внесения изменений

После получения заявления работодателю о смене паспорта, отделу кадров нужно будет предусмотреть изменения в следующих документах:

• карточках по НДФЛ и страховым взносам;

• личной карточке формы Т-2 — этот документ перестал быть обязательным с 1 сентября 2021 года, но, если работодатель продолжает его оформлять, то потребуется внести изменения при смене работником Ф.И.О.;

• графике отпусков;

• табеле учёта рабочего времени;

• лицевом счёте;

• банковских данных — если компания или ИП участвуют в зарплатном проекте банка, то им же придётся позаботиться о выпуске новой дебетовой карты;

• доверенности, выданной на имя сотрудника;

• трудовом договоре и трудовой книжке;

• полисе добровольного медицинского страхования (ДМС), если такая привилегия предоставляется нанимателем.

Также отделу кадров нужно будет предупредить сотрудника или сотрудницу о том, что им нужно будет самостоятельно поменять полис обязательного медицинского страхования (ОМС). 

Потребуется также уведомить ПФР в отчётности по форме АДВ-2. Нужно ли сдавать СЗВ-ТД при смене фамилии сотрудника? Этот вид отчётности будет подаваться в стандартные сроки, но нужно проследить, чтобы сведения, отражённые в СЗВ-ТД, и информация в распоряжении Пенсионного фонда в отношении одного и того же человека совпадали. Отдельное уведомление направляется в ФСС.

Дополнительно подготавливается приказ об изменении паспортных данных конкретного работника. В нём указывается:

• у какого сотрудника нужно изменять персональные данные;

• до какого срока нужно внести поправки во внутренние документы и уведомить бухгалтерию;

• до какой даты нужно проинформировать ПФР и ФСС;

• данные документов, на основании которых меняются Ф.И.О.;

• подпись генерального директора, кадровика, который будет переоформлять документы, и самого работника.

Образец приказа на смену паспортных данных:

Изменение фамилии в трудовой книжке

Замена фамилии в трудовой книжке, если она оформлена в электронном виде, происходит автоматически после направления работодателем отчётности в ПФР по форме АДВ-2. 

Как поменять фамилию в трудовой книжке, если у сотрудника она всё ещё в бумажной форме?

1. В титульном листе прежняя фамилия работника зачёркивается одной линией. 

2. Сверху над старой фамилией пишется новая.

3. В трудовой книжке также даются ссылки на документы, в которых зафиксирована перемена Ф.И.О. — это может быть новый паспорт, свидетельство о браке, свидетельство из ЗАГС.

После внесения изменений ставится печать работодателя, подпись сотрудника отдела кадров или генерального директора.

Поправки в трудовой договор

Как оформить смену фамилии в кадровых документах, в частности, в трудовом договоре? Можно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору. Это более «чистый» вариант внесения изменений. 

Как изменить паспортные данные в личной карточке Т-2?

Как и в случае с бумажной трудовой книжкой, изменения в личной карточке Т-2 вносятся путём зачёркивания устаревшей информации и приписывания рядом новых персональных данных. В разделе 10 документа уточняются причины внесённых изменений — заключение или расторжение брака, самостоятельная смена Ф.И.О. или какие-то иные причины. Также нужно сослаться на документ, в котором зафиксированы изменения личных данных гражданина — новый паспорт, свидетельство из ЗАГС или свидетельство о браке. 

Обратите внимание! Прежние Ф.И.О. нужно зачеркнуть одной тонкой чертой, чтобы при необходимости можно было прочесть, что в документе было написано ранее.

Отчётность в ПФР и ФСС

Как уже упоминалось выше, в ПФР информацию об изменениях подают по форме АДВ-2. В ФСС нужно подать форму «Сведения о застрахованном лице» с обновлёнными данными. В ПФР рекомендуется направить информацию до того, как будет подаваться отчётность СЗВ-ТД. Направить информацию в ФСС нужно в сжатые сроки — в течение 3 рабочих дней после получения сведений о смене персональных данных (ч. 15 ст. 13 закона № 255-ФЗ от 29 декабря 2006 года).