Что останавливает бизнес в переходе на ЭДО?

Электронный документооборот (ЭДО), несмотря на все свои преимущества, внедрили в свой бизнес ещё не все. Опрос OFD.ru и сервиса «МойСклад» в июле 2021 года показал, что полностью на ЭДО перешли всего 3,8 % организаций. При этом 38,9 % фирм применяют оба формата документооборота — и электронный, и бумажный. Ещё 26,8 % компаний работают «по старинке» — только с бумажными документами. Что останавливает бизнес в переходе на ЭДО, и чего опасаются предприниматели? Разберём 10 популярных вопросов-сомнений, которые мешают ИП и компаниям подключиться к электронному обмену информацией.

Что будет, если отправить через ЭДО подписанный документ с ошибкой?

Казалось бы, на бумаге всё проще: увидел ошибку, исправил электронный файл, распечатал новый документ, подписал его, поставил печать и передал контрагенту. Старую версию можно спокойно утилизировать.

На самом деле, в ЭДО этот процесс ещё проще. Если отправитель увидел ошибку в документе, то даже в случае, если он подписан электронной подписью, его можно аннулировать. Пользователю сервиса нужно будет направить запрос на аннулирование, указав причину. Деловой партнёр изучит запрос и подтвердит его. После отправитель сможет направить контрагенту исправленную подписанную версию документа.

Как итог, ЭДО помогает бизнесу сэкономить на расходных материалах для принтера, бумаге и почтовых отправлениях. А исправление ошибок занимает несколько минут, даже если контрагент находится в другом городе.

Надо ли обязательно подключаться к одним и тем же операторам ЭДО, чтобы обмениваться документами?

Чтобы обмениваться электронными документами, вовсе необязательно, чтобы и вы, и ваши контрагенты были подключены к единому оператору ЭДО. Большинство провайдеров поддерживают роуминг, и клиенты одного оператора могут беспрепятственно отправлять электронные документы пользователям другого сервиса. Некоторые сервисы (например, СФЕРА Курьер) поддерживают бесплатный роуминг на обмен электронными документами с другими операторами ЭДО.

Есть ли смысл подключать ЭДО, если контрагенты работают только с бумажными документами?

Смысл в подключении ЭДО, даже если контрагенты работают только на бумаге, есть:

1. Во-первых, можно описать преимущества ЭДО лично для ваших деловых отношений, подсчитать экономию от его внедрения. А если бизнес нацелен на дальнейшее развитие, то количество документов будет только расти. Следовательно, увеличатся и затраты на бумагу, почтовые отправления, формирование архива. 

2. Во-вторых, можно принимать отдельные документы, просто подписанные электронной подписью. Это значит, что у контрагента должна быть только электронная подпись, чтобы обмениваться с вами юридически значимой информацией. Деловой партнёр сможет отправить подписанный файл, и вы сможете подгрузить его в свою систему ЭДО или хранить отдельно. Также можно подключить услугу «ЭДО без оператора»: с её помощью можно направлять контрагенту ссылки на подписание электронных документов. 

Насколько сложно внедрить ЭДО?

Внедрение ЭДО протестировано на миллионах компаний и ИП, и подключение к сервису занимает минимальное количество времени. 

Во-первых, каждый клиент сам решает, как именно ему внедрить ЭДО. Например, пользоваться СФЕРА Курьер можно следующими способами:

• веб-версия — достаточно компьютера и интернет-подключения;

• модуль 1С — привычный для большинства сотрудников интерфейс, работающие с продуктами 1С («Предприятие», «Бухгалтерия», «Комплексная торговля» и другие);

• СФЕРА Коннектор — возможность работать с EDI-данными;

• API — интеграция ЭДО в любую учётную систему.

Во-вторых, внедрение ЭДО условно можно разделить на 2 этапа — заключение договора и настройка сервиса под себя:

1. Менеджер помогает определиться, сколько документов в год примерно отправляет и принимает у себя организация или ИП. Подбирается соответствующий тариф (при этом при предоплате за год предоставляется скидка). Далее заключается договор на подключение. 

2. Настройка включает в себя установку пароля для входа, идентификацию электронных подписей в системе, создание маршрутов согласования документов внутри организации и внешних взаимосвязей с деловыми партнёрами, а также подключение роуминга при необходимости.

После этого уже можно начать пользоваться ЭДО. 

Что будет, если отправить документ по ЭДО не тому контрагенту?

Порядок действий такой же, как при обнаружении ошибки — нужно будет направить запрос на аннулирование документа, указав причину. Контрагент сможет подтвердить аннулирование, как только увидит соответствующую просьбу.

Может ли документ в сервисе ЭДО подписать неуполномоченный сотрудник? 

В сервисах ЭДО для таких ситуаций предусмотрены механизмы защиты. Можно выбрать один из них или сразу несколько:

1. Каждому сотруднику установить свою роль и права доступа к различной информации. В любой момент роли и права доступа можно будет скорректировать, удалить или, наоборот, расширить.

2. Настроить маршруты согласования. Например, проекты договоров сразу будут направлены в юридический отдел, счета — в бухгалтерию. 

Применение этих механизмов снизит риски того, что документы подпишут неуполномоченные сотрудники.

Что выгоднее: ЭДО или бумажный документооборот?

Выгода — это не всегда деньги, но и время. По подсчётам СберКорус, минимальная экономия от доставки пакетов документов на бумаге составляет 100 руб. Помимо этого, клиенты, пользующиеся сервисом ЭДО, могут получить другие выгоды:

• увеличить скорость обработки документов в 10 раз;

• привести в порядок транзакции при отгрузке товаров;

• сократить количество ошибок и некорректных отправок документов не тем контрагентам;

• защитить документы от потери и порчи.

Также ЭДО помогает сэкономить средства на организации бумажных архивов: от аренды или выделения отдельных помещений до закупки шкафов, стеллажей и папок. 

Могут ли исчезнуть электронные документы при поломке компьютеров?

Документы, оформленные в системе ЭДО, хранятся на серверах провайдера, а не на компьютерах пользователя. Поэтому, если с компьютером что-то случится, документы останутся целыми и не потеряются. Их можно будет найти и на новом устройстве после запуска сервиса ЭДО.

Надо ли распечатывать электронные документы для налоговых проверок?

Нет, это не требуется. Для камеральных проверок все виды отчётности и какие-либо уточняющие документы по сделкам (акты, договоры и другие) можно направить сразу через сервис ЭДО. Если же у ФНС накопилось к налогоплательщику много вопросов, и организуется выездная проверка, руководство компании может предоставить служащему фискального органа доступ к системе со всеми электронным документами.

Принимает ли суд электронные документы? 

Ст. 75 АПК РФ и ст. 71 ГПК РФ указывают, что документы (как бумажные, так и электронные) будут считаться письменными доказательствами для суда. Главное, чтобы они были достоверны и соответствовали установленным законом и подзаконными актами форматам.