Электронный документооборот: что это и как работает

#блог
что такое электронный документооборот
Применение электронного документооборота позволяет бизнесу быстро обмениваться документами с партнерами, сокращать издержки и перенаправлять внимание сотрудников на другие задачи. Разберем, зачем нужен электронный документооборот бизнесу, как происходит формирование и направление документов в электронном виде и как ввести ЭДО в работу.

Для чего нужен электронный документооборот

ЭДО — это обмен электронными документами между контрагентами по защищенным каналам связи. Под электронным документооборотом в РФ принято понимать обмен юридически значимыми документами, подписанными квалифицированной электронной подписью (КЭП), которая защищает документ от изменений и наделяет его юридической силой.

Чтобы начать обмениваться с партнерами и госорганами документами через интернет, необходимо подключиться к оператору электронного документооборота. Оператор — связующее звено, поставщик услуги, обеспечивающий защиту данных.

СберКорус — оператор электронного документооборота уже более 10 лет. Наш сервис СФЕРА Курьер соответствует всем требованиям к безопасности обмена электронными документами и поможет вашему бизнесу автоматизировать документооборот.

Как работает электронный документооборот между организациями:

Схема работы электронного документооборота между организациями
У пользователя сервиса ЭДО работа с документами занимает считанные секунды
Рассмотрим преимущества использования электронного документооборота:
Ускорение бизнес-процессов
Контрагенты могут быстро отправлять и принимать документы, таким образом ускоряя поставки, выполнение работ, приемку товара и др. Чем раньше получены закрывающие документы, тем быстрее учтен НДС и верно определена налоговая база.
Сокращение затрат
Применение электронных документов позволяет сэкономить на печати, доставке и хранении. Не нужно ездить в офис контрагента, организовывать архив и дополнительно нанимать сотрудников.
Повышение контроля
Весь процесс легко проследить в личном кабинете сервиса ЭДО. Проанализировать статусы, сроки, ошибки. Если необходимо найти документ, это можно сделать за несколько кликов.
Юридическая значимость и защита информации
ЭДО обеспечивает защищенный обмен документами. Данные не потеряются и не изменяются. При этом документ с КЭП является полным аналогом бумажного с подписью от руки и печатью.
Работа по правилам маркировки
Чтобы работать с системами контроля, нужно использовать электронную передачу документов. Это необходимо для создания единых баз данных и их быстрой обработки. При применении ЭДО информация в системы передается автоматически при подписании УПД с обеих сторон документов.
→ Подключить ЭДО для маркировки

Формы электронного документооборота

Электронно-цифровой документооборот бывает:
СЭД (Система электронного документооборота)
Система внутри компании. С ее помощью отделы и подразделения быстро обмениваются разными типами документов.

При формировании электронного документооборота компания может сама разработать правила и нормативы с учетом требований 63-ФЗ «Об электронной подписи», ГОСТов по делопроизводству и архивам.
ЮЗЭДО (Юридически значимый ЭДО)
Реализация юридически значимого электронного документооборота с контрагентами.

Способы обмена, требования к безопасности хранения и передачи, а также к КЭП строго установлены законом.

В ЮЗЭДО есть 2 вида электронных документов:

1
Структурированные
Электронно-цифровая форма структурированного документа регулируется законами и требованиями государственных служб

К таким документам относят:
Универсальный передаточный документ (УПД):
  • Счет-фактура (СЧФ)
  • Документ о передаче товаров, работ, услуг, имущественных прав (ДОП, он же ТОРГ-12)
  • Счет-фактура и документ о передаче товаров, работ, услуг, имущественных прав (СЧФДОП)
Универсальный корректировочный документ (УКД):
  • Корректировочный счет-фактура
  • Документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав)
  • Корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав)
2
Неструктурированные
Договоры, первичная документация, уведомления и др. Форма может меняться в зависимости от нужд контрагентов. Строгих требований со стороны закона нет.
Структурированные документы позволяют обрабатывать данные из них быстро, поэтому соответствию требованиям уделяют большое внимание.
Если подписать структурированный или неструктурированный документ квалифицированной электронной подписью, он станет юридически значимым. Поэтому далее мы рассмотрим виды и особенности работы с подписью.

Виды электронной подписи в электронном документообороте между юридическими лицами

Электронная подпись необходима для подтверждения личности, действия (подписания) и защиты информации. В зависимости от функций и уровня безопасности бывают подписи трех типов:
Простая электронная подпись
Наименее надежный вид подписи. Это пара логин-пароль, которую мы используем при входе на интернет-ресурс, смс-код, который присылает банк, или имя и подпись почтового ящика.
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)
Обладает более высоким уровнем защиты, у нее есть сертификат и ключевая пара. Но для признания юридической значимости документа с НЭП требуется дополнительное соглашение между партнерами. Такой документ все равно не примут госорганы.
Квалифицированная электронная подпись
Соответствует требованиям 63-ФЗ «Об электронной подписи» и обеспечивает самый высокий уровень защиты информации. Электронные цифровые документы с КЭП аналогичны по юридической силе бумажному варианту с подписью от руки.

С КЭП можно:
  • Участвовать в юридически значимом электронном документообороте.
  • Сдавать отчетность в госорганы.
  • Участвовать в торгах и госзакупках.
  • Работать с госпорталами.
  • Регистрировать онлайн-кассу в ФНС.
Для работы от лица компании потребуется КЭП юрлица, от ИП — КЭП предпринимателя. С 01.01.2022 в связи с изменениями в 63-ФЗ руководители юридических лиц и ИП будут получать КЭП в Удостоверяющем центре ФНС или у его доверенных лиц. Сотрудники будут получать КЭП в удостоверяющих центрах, аккредитованных по новым правилам, и использовать ее при подписании документов от имени компании вместе с машиночитаемой доверенностью (МЧД).

Удостоверяющий центр СберКорус прошел аккредитацию Минцифры РФ по новым правилам, поэтому здесь можно получить ЭЦП физлица для использования в работе с МЧД.
У нас вы можете получить ЭЦП, не приезжая в офис
Оставьте заявку, наши специалисты помогут с выбором и пакетом документов

Реализация электронного документооборота

Разработку и обеспечение электронного документооборота осуществляет оператор ЭДО (провайдер). Поэтому первый шаг в процессе внедрения ЭДО — выбор оператора.

Чтобы настроить процесс электронного документооборота, необходимо подключиться к СФЕРА Курьер. Для этого:
1
Оставьте заявку
Онлайн или по телефону 8 800 100-8-812
2
Выберите и оплатите тариф
Стоимость зависит от количества исходящих документов. Входящие — бесплатно.
3
Настройте рабочее место
Наши специалисты помогут. Время настройки зависит от способа подключения. После того как вы заключили договор с провайдером, нужно получить КЭП и начать использование ЭДО.
Веб-версию сервиса СФЕРА Курьер можно настроить, посмотрев видеоинструкцию. Для входа потребуются логин и пароль, которые вам пришлет личный менеджер.
Веб-версию сервиса СФЕРА Курьер не нужно настраивать,
можно начинать работу сразу же после подключения. Для входа потребуются логин и пароль, которые вам пришлет личный менеджер.
Электронный документ в веб-версии сервиса СФЕРА Курьер
В личном кабинете есть доступ ко всем функциям сервиса для обработки и контроля электронного документооборота. Вы не пропустите новые входящие документы, потому что сервис пришлет оповещение (можно дублировать на почту). Если возникают вопросы, можно посмотреть инструкцию сверху справа или обратиться в техподдержку прямо из личного кабинета.

Чтобы отправить документ контрагенту, нужно нажать на кнопку «Новый документ», выбрать его тип, указать получателя, подписать и отправить. Найти документ можно по номеру, ИНН контрагента и названию.

Статус документа можно отслеживать. «Получен» — означает, что контрагент подписал квитанцию, но не сам документ. Когда он подпишет документ, вам придет оповещение, а документооборот будет считаться завершенным.
исходящие электронные документы в личном кабинете СФЕРА Курьер
Если компания большая, можно назначить роли для сотрудников, в соответствии с которыми они смогут выполнять свою работу, например, только принимать документы.
Переходите на обмен электронными документами с контрагентами в сервисе СФЕРА Курьер. Подключение бесплатно, тарифы от 300 ₽/месяц.
Подключите сервис ЭДО

Интеграция с учетной системой

Если компания отправляет и принимает много электронных данных, интеграция позволит повысить контроль и упростить схему электронного документооборота. Сотрудники смогут работать с информацией без переключения между программами. Чтобы интегрировать сервис в учетную систему, потребуются дополнительные настройки и установка ПО.
Интеграция с 1С. 
Чтобы отправлять и принимать электронные данные в привычной системе в режиме единого окна, можно приобрести интеграционный модуль для 1С. Интеграционный модуль для работы в 1С устанавливается в пару кликов:
  • Скачайте модуль 1С от СберКорус.
  • Войдите в 1С, далее — Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Расширения.
  • Добавьте скачанный модуль и отключите безопасный режим.
  • Перезагрузите учетную систему, а затем произведите необходимые настройки во вкладке «ЭДО Курьер».
Электронный документооборот СФЕРА Курьер можно интегрировать в учетную систему 1С
Модуль 1С ЭДО с 30.11.2020 зарегистрирован в реестре отечественного ПО
Включение в реестр СберКорус подтверждает, что интеграционный модуль ЭДО для работы в 1С соответствует требованиям безопасности информации и законодательству о российском ПО.
API-решение.
Можно самостоятельно внедрить СФЕРА Курьер в любую другую учетную систему по API. Обмен документами проходит по защищенному каналу HTTPS.

Чтобы получить бесплатный доступ к API и документации, оставьте заявку.

Оптимизация электронного документооборота с помощью СФЕРА Курьер

Как начать пользоваться сервисом СФЕРА Курьер:
Загрузите сертификат КЭП в личном кабинете
Перейдите в раздел «Электронные подписи» и нажмите кнопку «Загрузить». Заполните данные и сохраните изменения. Повторно нажмите кнопку «Загрузить» и выберите нужный сертификат КЭП. Сертификат должен отображаться в карточке пользователя в разделе «Пользователи».
загрузка сертификата ЭЦП в систему ЭДО СФЕРА Курьер
Подключите контрагентов к ЭДО
Если контрагент уже использует сервис СФЕРА Курьер, ему можно отправить запрос в модуле «Контрагенты», в разделе «Запросы» или «Активные контрагенты». Запрос придет в виде смс или на почту. Чтобы найти контрагента в списке, укажите его ИНН.
Подключение контрагентов в сервисе ЭДО СФЕРА Курьер
Если контрагента нет в списке, нажмите на «Контрагент не найден в списке» в правой части ниже поля ввода ИНН. Заполните данные о компании и отправьте приглашение. Наши специалисты свяжутся с ней для настройки ЭДО.
Настройте маршруты
Это путь из последовательных этапов согласования, которые проходит документ внутри компании. В шаблонах маршрутов можно выбрать конкретный документ или нажать на панели инструментов «Добавить».
Настройка маршрутов согласования документов в сервисе ЭДО СФЕРА Курьер
Создавайте и отправляйте документы
В программе можно заполнить экранную форму документа. Выберите тип документа и получателя. Заполните поля и сохраните. Или загрузите готовый документ в формате xml*. Нажмите на панели управления кнопку «Новый документ» и выберите нужный. Затем укажите назначение электронных документов, подпишите КЭП и отправьте.
Формирование и отправка электронных документов в сервисе СФЕРА Курьер
Когда контрагент получит файл, вы получите уведомление.
*Если вы настроили интеграцию с другими сервисами, загрузка документов происходит автоматически.
Смотрите, как формируется электронный УПД в сервисе СФЕРА Курьер
Корректировка УПД
Документы «На основании» создаются только для универсальных передаточных/корректировочных документов (УПД/УКД):

В папках «Исходящие» или «Обработанные» откройте документ, для которого создаете корректировку или исправление. Нажмите «Добавить» и выберите нужное действие. Внесите изменения и сохраните. Связь отображается в карточке основного документа в разделе «Связанные документы».
Прочитать подробную инструкцию по работе с личным кабинетом СФЕРА Курьер можно
у нас на сайте.

Хранение электронных документов

Есть четыре способа:
На внешних носителях
Это флешки или диски. Способ простой, но самый ненадежный. Носитель легко потерять, повредить, он может прийти в негодность со временем. Защиту диска или флешки легко взломать.
Собственный архив
Часто для хранения используют рабочий компьютер. Безопасность и надежность способа тоже невысокая. Компьютер может сломаться, а защиты папки недостаточно, чтобы уберечь данные от изменений, утери или копирования.
Программы и сервисы электронного архива
Отдельное ПО для хранения — безопасный способ, но для многих компаний и предпринимателей может быть чрезмерным, потому что требует настройки и немалых затрат.
Облачный архив
Не требует установки ПО, комплексных настроек и больших затрат. Обеспечивает нужный уровень защиты, хранит документы по правилам закона, поэтому является самым популярным способом хранения.

Требования законодательства и особенности хранения электронных документов

К условиям и качеству хранения предъявляют требования ГОСТа Р 54989-2012/ISO/TR 18492. Они обширные и касаются всех аспектов: читаемости, интерпретируемости, способов группировки и описания, аутентичности, понятности и др.
!
Документы в обычном и электронном архиве нужно хранить от года до 75 лет в зависимости от их значимости. Чтобы поместить, получить или удалить документ из архива, нужно выполнить действия по строгим правилам.
Все эти процессы требуют немало усилий, поэтому компании выбирают готовое ПО или облачный архив от оператора ЭДО. Второй вариант удобнее, потому что не требует отдельных доработок и реализуется силами уже проверенного поставщика услуги.

Когда работа по документу с контрагентом завершена, ветка перемещается в раздел меню «Обработанные».
обработка и хранение документов в ЭДО СФЕРА Курьер
Документ легко искать по номеру, названию или даже части. Напротив документа отображается статус и список возможных действий. Все данные хранятся в папке 6 месяцев, а затем переходят в СФЕРА Архив, доступ к которому оплачивается отдельно.

Электронный архив от СберКорус позволяет вести учет документов в режиме одного окна. Не нужно тратить время на установку и доработку системы, не нужно загружать данные вручную — все происходит автоматически.

Быстрый доступ к архивным документам снижает финансовые риски. Например, если налоговая обратилась за дополнительными сведениями, найти данные можно за секунду. И таким образом избежать проверок.
Хранение документов в СФЕРЕ Архив
Полностью соответствует правилам закона и требованиям ГОСТа. Оставьте заявку, наши менеджеры помогут с выбором тарифа.
Подключить электронный документооборот
Подключение к сервису «СФЕРА Курьер» бесплатно, оплачивается только документооборот
Оставить заявку
Обмен любыми видами электронных документов
Автоматическая отправка данных в систему маркировки
Решения для интеграции с любой учетной системой
Заявка на подключение ЭДО
Оставьте заявку, и с вами свяжется наш менеджер