Документы при переводе сотрудника на другую должность

#блог
Подключите сервис КЭДО
Переведите рутинные кадровые процессы в цифровую среду

Перевод внутри организации на другую должность возможен как по инициативе работника, так и по другим причинам — например, по рекомендации руководителя или из-за ухудшения состояния здоровья сотрудника. Но, хотя в каждой организации порядок перевода может существенно отличаться друг от друга, соблюдать требования ТК РФ придётся всем. Узнаем, какие документы нужно обязательно оформить при внутреннем переводе сотрудника на другую должность, и что должен делать кадровик в зависимости от причины перевода.

Законодательная база

Ст. 72.1 ТК РФ разделяет два вида перевода на другую должность внутри организации — постоянный и временный. Процедура начинается в случаях:

  • если трудовая функция сотрудника существенно изменилась;

  • если работодатель направляет работника в другое структурное подразделение — например, в одно из своих представительств, филиалов, участком, цехов;

  • если работодатель переезжает в другую местность — территорию, находящуюся за пределами административных границ населённого пункта, в котором компания работала ранее;

  • если работник сам пожелал занять иную вакантную у нанимателя должность (как нижестоящую, так и вышестоящую).

Перевод сотрудника возможен только после получения от него письменного согласия. Процедуру следует отличать от увольнения, поскольку человек продолжает трудиться на одного и того же работодателя, даже если у него меняются обязанности. 

Документы при переводе на другую должность

Оформление перевода включает в себя следующий список документов:

 

Вид документа

Описание

Заявление (если по инициативе сотрудника) или уведомление/предложение о переводе (если по инициативе работодателя)

Оформлять документ можно в произвольной форме. При направлении уведомления обязательно нужно предусмотреть графу «Согласие на перевод», поскольку этого требует трудовое законодательство.

Важно! Согласие должно быть получено до оформления приказа о переводе.

Представление о переводе на другую должность

Образец документа также оформляется в свободной форме. В нём содержится информация:

  • о причинах направления работника на новую должность;

  • о деловых и профессиональных качествах сотрудника — характеристика от руководителя.

Дополнительное соглашение к трудовому договору

Документ составляется в 2 экземплярах, один из которых остаётся у кадровой службы работодателя и подшивается в личное дело работника, а другой передаётся сотруднику.

В нём нужно предусмотреть:

  • наименование новой должности;

  • номер или название подразделения, в котором будет трудиться сотрудник;

  • размер оклада;

  • новые обязанности работника;

  • иные условия, имеющие значение для правоотношений между нанимателем и сотрудником.

Приказ о переводе

Рекомендуется использовать формы Т-5 или Т-5а, утверждённые постановлением Госкомстата РФ № 1 от 5 января 2004 года:

  • форма Т-5 подойдёт в случае, если на другую должность собираются переводить 1 человека;

  • форма Т-5а актуальна, если нужно перевести на другие должности нескольких сотрудников сразу.

Отчёт СЗВ-ТД

Схема перевода на другую работу у того же нанимателя предусматривает сдачу отчётности в Пенсионный фонд РФ о трудовой деятельности. 

Направить отчёт в ведомство нужно до 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором работник был переведён на новую должность.

В отчёте нужно дать реквизиты приказа о переводе, присвоить новый код трудовой функции и сообщить ПФР о новой должности, на которой трудится работник. 

Изменения в трудовой книжке

В графе 3 трудовой книжки указывается, куда именно перевёлся сотрудник, в какое структурное подразделение, и на какой должности он теперь работает.

В графе 4 нужно указать, на основе какого документа состоялся перевод. Здесь нужно сослаться на дату выпуска и номер приказа руководителя.

 

Перевод по собственному желанию на другую должность или по инициативе работодателя можно оформить в сервисе кадрового электронного документооборота (КЭДО). Все подписанные в «цифре» документы буду иметь такую же юридическую силу, как и документы, подписанные на бумаге. При этом сотрудникам HR-департаментов больше не придётся искать каждого работника компании, чтобы они согласовали и подписали документы. С КЭДО сотрудники могут подписать документы в любое удобное время (в пределах обозначенных дедлайнов) и через любое устройство — компьютер, смартфон или инфокиоск. Узнайте, какие формы кадровых документов поддерживает КЭДО от СберКорус, здесь

Специфичные случаи

Как правильно перевести работника на другую должность, если она предполагает обязанности руководителя? Здесь нужно учесть следующие нюансы:

  1. Если речь идёт о назначении нового руководителя организации, то квалификация и компетенции действующего сотрудника компании на нижестоящей должности должны соответствовать требованиям устава и других учредительных документов фирмы. Ч. 1 ст. 40 Закона об ООО предусматривает, что генерального директора или президента предприятия избирается или собранием участников, или советом директоров. Ст. 69 Закона об АО также предусматривает голосование за кандидатуру руководителя либо общим собранием акционеров, либо советом директоров. Как правило, должность руководителя организации срочная (например, устав компании предусматривает избрание генерального директора на 3 года). А потому сотрудника фирмы на нижестоящей должности увольняют по соглашению сторон или по собственному желанию, а потом нанимают на пост генерального директора по срочному трудовому договору.

  2. Если речь идёт о руководящих должностях, например, каких-то отделов или департаментов компании, то тут следует руководствоваться локальными нормативными актами. 

В случае, если перевод внутри организации обусловлен состоянием здоровья сотрудника, необходимо руководствоваться положениями ст. 73 ТК РФ. Работодатель обязан предложить работнику другие свободные должности, соответствующие его квалификации. Если же таковых в организации нет, то наниматель может предложить сотруднику иные должности, в том числе нижестоящие. Если работник отказывается от них, то его увольняют. 

Аналогичная процедура действует и в случае, если сотрудника сокращают. Сначала работодатель предлагает ему перевод на иные вакантные должности, соответствующие его квалификации и профессиональным компетенциям. Если работник отказывается, то оформляют увольнение.

Однако в случае, если состояние здоровья гражданина ухудшено временно (сроком до 4 месяцев), и он отказался от иных должностей, которые подходят ему с нынешним самочувствием, то работодатель отстраняет такого сотрудника от работы. При этом закон обязывает нанимателя сохранить за таким человеком его рабочее место.

Подключите сервис Кадрового ЭДО и получите 3 месяца использования модуля КЭДО в привычном интерфейсе 1С бесплатно
Модуль КЭДО для работы в 1С на 3 месяца в подарок!

Наши продукты

Читать также