ЭДО для ИП: зачем нужен и как подключить

В любом бизнесе возникает необходимость обмениваться юридически значимыми и коммерческими документами. А значительно упростить и ускорить обмен документами помогает электронный документооборот (ЭДО): его используют в разных сферах деятельности, компании разного масштаба и ИП. Кроме того, не всегда ЭДО — это только про удобство и оптимизацию бизнес-процессов, в некоторых случаях без него буквально не обойтись. 

Зачем ИП ЭДО?

С электронным документооборотом в первую очередь легче управлять процессом обмена документов. Подключив ЭДО, индивидуальный предприниматель сможет:

• мгновенно обмениваться документами с контрагентами из любой точки мира;

• быстро корректировать документы и отправлять исправленные на подпись;

• исключать потери и порчу документов, как это часто бывает при бумажном документообороте;

• сокращать затраты на печать и архивное хранение;

• безопасно хранить электронные документы в облаке;

• за секунды находить нужные электронные документы по разным критериям. 

Электронные документы, подписанные электронной подписью, юридически значимы, как и бумажные с подписью от руки. Их не нужно распечатывать и хранить в обычном архиве. И на основе первичных бухгалтерских документов в электронном виде гораздо легче и быстрее формировать отчётность для контролирующих органов.

Когда ЭДО для ИП обязателен?

Подключение к ЭДО точно потребуется, если ИП:

1. Работает с товарами, подлежащими обязательной маркировке. 

С 1 января 2022 года сведения по обороту маркированных товаров в систему Честный ЗНАК передаются только через оператора ЭДО. 

2. Реализует мясо, птицу, рыбу. 

Ветеринарные сопроводительные документы на товары животного происхождения формируются только в электронном виде и направляются в систему «Меркурий». 

3. Работает с прослеживаемыми товарами. 

Отчётность по импортным прослеживаемым товарам (мониторы, проекторы, холодильники, стиральные машины, детские коляски, автокресла, спецтехника и оборудование и др.) формируется только в электронном виде. 

4. Собирается выходить на маркетплейсы.

Маркетплейсы уже давно ведут с продавцами электронный документооборот.

5. Планирует участвовать в госзакупках. 

Поставщики и заказчики в большинстве госзакупок обмениваются электронными документами. Через ЭДО направляют закрывающие бухгалтерские документы от операторов ЭТП, документы о приёмке. 

В этих случаях ЭДО для ИП нужен независимо от используемой системы налогообложения — на УСН, ОСНО или на патенте. 

Какие документы создают в сервисах ЭДО

В системах электронного документооборота доступно большинство шаблонов структурированных документов. Вот неполный перечень документов, которые можно создавать в ЭДО:

• договоры, дополнительные соглашения и приложения к ним;

• первичные и закрывающие документы — счета, счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ, УПД;

• налоговые декларации;

• формы 2-НДФЛ, 3-НДФЛ, 4-НДФЛ;

• отчётные документы для ФНС, СФР, Росстата;

• КУДиР. 

В сервисе СФЕРА Курьер для обмена доступно более 260 типов документов (структурированных и неструктурированных). А это значит, что большую часть документооборота и делопроизводства можно перевести в цифровой вид. 

Как выбрать оператора ЭДО для ИП

Выбор оператора ЭДО необходимо в первую очередь базировать на собственных потребностях по функционалу и возможностям сервиса. Основные функции, которыми должен обладать сервис ЭДО, являются:

• формирование, отправка и получение документов;

• подписание документов электронной подписью;

• изменение содержания документов;

• хранение документов;

• интеграция с системами бухгалтерского учёта;

• роуминг с другими операторами ЭДО;

• назначение прав доступа для пользователей. 

Можно заключить договор с любым оператором, если всё устраивает и есть подходящий тариф. Контрагенты не обязательно должны быть подключены к тому же оператору, поскольку есть возможность настроить роуминг.  В сервисе СФЕРА Курьер роуминг настраивается бесплатно — с одними операторами автоматически, а с другими — по запросу пользователя в техническую поддержку. И в том, и в другом случае это не занимает много времени, при этом обмен документами в роуминге не влияет на стоимость использования сервиса.  

Как подключить ЭДО для ИП

Нужно сделать несколько шагов:

1. Определиться с оператором и тарифом.

2. Выбрать версию сервиса. Самый распространённый и простой вариант — веб-версия. В этом случае не требуется установка ПО, а подключение осуществляется очень быстро. 

3. Подать заявку на подключение.

4. Заключить договор с оператором ЭДО и внести оплату, согласно договору. 

5. Следуя дальнейшим инструкциям оператора, начать работу в сервисе и обмен документами. 

Как подключить и настроить сервис СФЕРА Курьер, читайте здесь. 

Электронная подпись для ЭДО

Организовать электронный документооборот невозможно без электронной подписи. Именно она наделяет электронные документы юридической силой, подтверждает авторство и подлинность документа. 

Для обмена документами с контрагентами и госорганами ИП понадобится квалифицированная электронная подпись (КЭП). Её выдаст Удостоверяющий центр ФНС России или его доверенные лица, например, Сбербанк. Мы можем помочь оформить электронную подпись для ИП и настроить рабочее место для работы с ней. Также предприниматели могут сразу приобрести у нас носитель. Вам не придется ходить налоговую — подать заявку на получение сертификата КЭП можно дистанционно.

Если ИП нужно, чтобы электронные документы подписывали сотрудники, то по новым правилам, вступившим в силу 1 сентября 2023 года, необходимо уполномоченным сотрудникам оформить КЭП физического лица и сформировать к нему машиночитаемую доверенность (МЧД), в которой перечислить полномочия на подписание документов. 

В сервисе СФЕРА Курьер есть бесплатный модуль «Доверенности», где можно создавать МЧД и отзывать их при необходимости в простом и удобном интерфейсе. 

Интеграции, и для чего они нужны в ЭДО

Возможность интеграции с системами учёта — важная особенность сервисов электронного документооборота. При наличии интеграции, например, с системой 1С, бухгалтер сможет формировать электронные документы непосредственно из системы учёта и не вводить данные вручную. 

В сервисе СФЕРА Курьер интеграция с учётными системами осуществляется через:

• Модуль 1С;

• ELMA365;

• Comindware;

• API.

Также возможно объединение электронного документооборота с обменом коммерческими и логистическими данными (EDI) в интерфейсе любой учётной системы. Это позволит работать со всеми документами и электронными данными в одном окне.

Тарифы

В ЭДО СФЕРА Курьер оплачиваются только исходящие документы, входящие — бесплатно. Есть тарифы для любых объёмов документооборота: от нескольких десятков исходящих до десятков тысяч. Чем больше исходящих, тем дешевле стоимость одного электронного документа. Возможна ежемесячная оплата или сразу за год. 

Если не брать в расчёт случаи, когда ЭДО ИП необходим для бизнес-процессов, можно уверенно сказать, что электронный документооборот — проще, удобнее и эффективнее, чем бумажный. А затраты на оплату сервиса ЭДО компенсируются сокращением расходов на бумагу, печать и логистику документов, а также экономией времени.