Экспедиторская расписка: для чего нужна, кто ответственный и как заполнить форму

У компаний часто появляется необходимость доставки товара при отсутствии грузового транспорта на балансе. Тогда решение — обратиться в экспедиторскую фирму, которая специализируется на перевозках, является оптимальным. Чтобы осуществить доставку таким способом, необходимо заполнить пакет бумаг. Одним из документов, требующих особого внимания, является экспедиторская расписка.

Экспедиторская расписка содержит данные о временной передаче прав на товары контрагенту, об участниках сделки и характеристиках груза. Документ заполняют во время передачи груза, и он является подтверждением того, что экспедитор действует по поручению клиента.

Все стороны сделки — грузоотправитель, экспедитор, грузополучатель — одинаково заинтересованы в составлении расписки. Для отправителя этот документ подтверждает, что груз передан в доставку. Для компании-перевозчика расписка фиксирует количество и состояние товаров, так как во время транспортировки может случится разное. Получателю нужен этот документ для приемки. Всем участникам — для внесения данных в бухгалтерский учет и снижения налоговой базы.

Кто обязан оформить экспедиторскую расписку?

Компания-перевозчик обязана заполнить расписку после оплаты счета клиентом в процессе передачи груза. Затем один экземпляр экспедитор передает на руки заказчику, второй оставляет себе. 

Как правильно оформить расписку?

Форма расписки установлена Приказом Минтранса от 11.02.2008 № 23. В документе обязательно должно быть указано следующее:

• данные заказчика-грузоотправителя и грузополучателя,

• данные экспедиторской компании,

• дата и номер расписки,

• информация о доставляемом товаре.

В документе должны отсутствовать ошибки или исправления, тем более запрещается вносить ложную информацию. Расписка является юридически значимым документом. Многие путают экспедиторскую расписку с транспортной накладной, но разница между ними значительная. В ТТН указываются данные о стоимости услуг перевозчика, поэтому для транспортной компании этот документ является обязательным. Также не стоит путать со складской распиской, которая заполняется для подтверждения получения товара для хранения на складе. 

Образец экспедиторской расписки

Порядок оформления документа

• Заполнение бланка начинается с проставления текущей даты приема товара и порядкового номера, соответствующего нумерации в фирме.

• Затем заполняются сведения об отправителе и получателе — юридическое название компании, ее адрес и контактный телефон.

• В графе «Экспедитор» необходимо написать название компании либо ФИО конкретного человека с паспортными данными.

• В основном блоке перечисляются данные о грузе: количество мест, страна производителя, номер, маркировка или штрихкод, правила перевозки товара.

• Далее указывается категория тары — пакеты, коробки, бутылки и др. Стоимость груза, его вес и объем.

• Также нужно указать условия доставки груза, которые утвердили между собой клиент и экспедитор.

• Внизу формы экспедитор должен расписаться и расшифровать свою подпись.

Экспедиторская расписка готова. Компания-перевозчик забирает нужный документ и отправляется в пункт назначения для выполнения заказа.

Экспедиционную расписку заполняют от руки, распечатывают или оформляют в электронном виде, например, в сервисе «Электронные транспортные накладные», с помощью которого можно автоматизировать весь процесс оформления грузоперевозок. Электронную версию легко заполнять и редактировать, доступ к ней имеют только участники сделки, документ обладает юридической силой. 

Возможности сервиса «Электронные транспортные накладные»

• Автоматизируйте процесс оформления грузоперевозок.

• Все необходимые документы находятся под рукой.

• Контролируйте весь процесс поставки.

• Оперативно исправляйте ошибки и опечатки.

• Экономьте ресурсы на каждом этапе.

Расписка загружается из любой учетной системы. Документы с электронной подписью принимаются в ФНС и других отчетных организациях. Оставьте заявку по ссылке, чтобы изучить возможности сервиса в тестовом режиме и посмотреть, как выглядит весь процесс изнутри.