Электронные документы: виды, форматы и требования

Компаниям и ИП необходимо документировать факты хозяйственной деятельности, чтобы защитить себя от невыполнения договоренностей и отчитаться перед госорганами. С бумажными документами все процессы затягиваются: пока согласуют, отправят, получат и подпишут в ответ — пройдет много времени. А еще затраты на бумагу, доставку и организацию архива. Поэтому документооборот активно переводят в электронный формат. 

В статье расскажем, какие виды электронных документов бывают и о требованиях к ним. Как обеспечить юридическую значимость, зачем нужен оператор ЭДО, квалифицированная подпись и о многом другом.

Электронные документы и их виды

Электронный документ — информация, которую можно открыть и обработать с помощью специального ПО, а также передать по телекоммуникационным каналам связи. Структура и способ передачи данных должны быть понятны для человека.

По способу возникновения электронные документы могут быть:

• Электронные — созданные в таком виде сразу. 
• Электронные образы — созданные на бумаге и отсканированные.

Различаются они юридической значимостью. Образ (скан) — не оригинал документа, поэтому он не подойдет для госорганов. Например, отсканированные первичные документы не будут доказательством для налогового учета расходов. 
ФНС и Росстандарт признают оригиналом документа только первый или единичный экземпляр документа в том формате, в котором он создавался изначально. Утвержденные форматы: XML, для отсканированных копий — JPG, TIFF, PDF, PNG.

В зависимости от формы документы бывают:

Структурированные (формализованные) — когда формат определяет нормативный правовой акт уполномоченного органа. К ним относятся такие форматы ЭД, утвержденные приказами ФНС: 

• УПД. Счет-фактура (СЧФ);
• УПД. Счет-фактура и документ о передаче товаров (работ, услуг, имущественных прав (СЧФДОП);
• УПД. Документ о передаче товаров (работ, услуг, имущественных прав (ДОП).
• УКД (КСЧФ) — корректировочный счет-фактура;
• УКД (ДИС) — изменение стоимости;
• УКД (КСЧФДИС) — корректировочный счет-фактура и изменение стоимости.

Такие документы заполняют строго по правилам регулятора, ничего не изменяя, — иначе возникает риск ошибок при отправке документов. Кроме этого, единый формат упрощает обработку информации: налоговая инспекция по основным полям учитывает все данные быстро.

Компании и ИП должны самостоятельно проверять актуальность формата документа перед заполнением, потому что ФНС может дорабатывать свои требования к ним.

Если не хотите тратить время на проверку актуальности и обновление форм, воспользуйтесь сервисом СФЕРА Курьер. Форматы обновляются автоматически, а перед отправкой сервис проверяет полноту заполнения полей, чтобы документ прошел автоматическую проверку госоргана и точно был доставлен получателю.

Еще есть акты приемки работ, приемки и расхождений, ТОРГ-12 — их формат тоже устанавливает налоговая служба. Он рекомендованный: в работе организации могут дополнять или изменять поля на свое усмотрение. Однако по требованию налоговой службы для подтверждения расходов по налогу на прибыль документы необходимо отправить без отступлений от рекомендованного формата. 

Неструктурированные (неформализованные) — когда участники хозяйственного оборота могут менять и устанавливать формат на свое усмотрение с учетом Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Любой договор, товарная накладная, доверенность, техническая документация — все, что не требует массовой обработки госоргана с помощью специального ПО.

Юридическая значимость электронных документов

Чтобы бумажный документ приобрел юридическую силу, его нужно подписать. С электронными документами порядок действий аналогичный, но придание ему  юридической силы зависит от вида подписи и степени ее защиты.

Любой электронный документ можно подписать квалифицированной электронной подписью, чтобы наделить его юридической силой.

Нормативные правовые акты

Гражданский кодекс РФ признает электронную форму документа в п.2 ст. 434 и устанавливает возможность подписания ЭД электронной подписью в п.2 ст. 160.

 ФЗ № 149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»  устанавливает определение электронного документа, необходимость подписания электронным аналогом, требования к защите информации и предписывает соответствие правилам делопроизводства. 

 ФЗ № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи»  регулирует виды электронных подписей и правила их использования.

Арбитражный процессуальный кодекс РФ разрешает участникам судебного процесса использовать документы, подписанные электронной подписью, в качестве письменных доказательств наравне с привычными документами на бумажном носителе (п.1 ст.41, п.3 ст.75).

ФЗ 77-ФЗ от 29.12.1994 «Об обязательном экземпляре документов»  разделяет электронные и бумажные документы только по способу предоставления и виду носителя. То есть требования ко всему остальному — одинаковые. Зависят они от того, что именно задокументировано, поэтому для каждого вида нужно учитывать специальные требования из правовых актов, регулирующих документооборот.

В настоящее время на рассмотрение в Государственную Думу внесен проект Федерального закона N 1173189-7 «О внесении изменений в Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и отдельные законодательные акты», который определяет правила конвертации, создания электронных и материальных дубликатов документов, а также хранения электронных документов.

УПД (счет-фактура) и корректировки

Статья 169 НК РФ признает равнозначными бумажный и электронный счета-фактуры  и корректировки к нему и устанавливает порядок их использования. Есть требование налоговой службы: передавать электронные УПД и УКД можно только через оператора ЭДО, потому что необходимо обеспечить высокий уровень защиты данных и подтверждение их КЭП. 

Формат документов и правила заполнения устанавливают Приказ ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, Приказ 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@ (утратит силу с 01.10.2021), Приказ ФНС России от 12.10.2020 N ЕД-7-26/736@ (вступает в силу с 01.10.2021). Своевременная проверка и обновление актуальности форм и форматов возлагается на участников экономических отношений. 

До 1 октября 2021 года налогоплательщики вправе формировать корректировочные счета-фактуры по формату Приказа 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@, либо по формату, утвержденному Приказа ФНС России от 12.10.2020 N ЕД-7-26/736@. 

С 01.07.2021 года, согласно изменениям в ст. 169 НК РФ, обмен УКД для поставщиков и получателей товаров, подлежащих прослеживаемости, возможен только в электронном виде.

Электронные УПД (СЧФ) и УКД обязательно подписывать квалифицированной подписью, и обрабатывать через Оператора ЭДО - это устанавливает Приказ Минфина РФ от 10.11.2015 № 174н (утратит силу с 01.07.2021), и поддерживает Приказ Минфина РФ от 05.02.2021 № 14н (вступает в силу с 01.07.2021).

Отчетность и первичная документация

Согласно Федеральному закону «О внесении изменений в Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 28.11.2018, бухгалтерскую отчетность с 2021 года сдают в налоговую службу только в электронном формате, ее необходимо подписать КЭП.

Первичные документы регулирует статья 9 ФЗ № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете»   и разрешает составлять их в электронном виде с применением электронной подписи. К формату первичных документов нет строгих требований, поэтому компании могут дополнять поля на свое усмотрение без ущерба для информативности и читаемости документов. 

Не все документы могут принять в электронном виде: это может быть закреплено законом или договором сторон, а также из-за технических ограничений. Тогда для обмена документ придется распечатать и подписать на бумаге.

Некоторые формы отчетов в госорганы можно сдавать на бумаге, если у ИП или юрлица среднесписочная численность сотрудников — не более 24:

• СЗВ-М в ПФР (ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» ),
• 4-ФСС в ФСС (Приказ ФСС РФ от 26.09.2016 N 381 (ред. от 07.06.2017)).

Договоры, соглашения, контракты

Распространяются те же правила к форме и содержанию, как у бумажных.

Дополнительно законодатель развивает сферу электронного кадрового документооборота. Пока у всех есть возможность подписать КЭП  трудовой договор с дистанционным работником (ст. 312.3 407-ФЗ от 08.12.2020). Однако сейчас проходит эксперимент Минтруда по кадровому документообороту, который регулируется ФЗ №122-ФЗ от 24.04.2020 «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой» , поэтому список документов и правила подписания в некоторых хозяйствующих субъектах (участников эксперимента) могут измениться. 

Стоит отметить, что законодатель подготовил проект Федерального закона N 1162885-7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений)», который дополнит ТК РФ новой статьей про электронный документооборот для всех работодателей.

Оператор ЭДО и сервис

По приказу ФНС электронные счета-фактуры, УПД и корректировочные документы можно передавать только по защищенным каналам связи через сервис оператора ЭДО. Кроме этого, именно оператор ЭДО проверяет квалифицированную подпись в момент отправки документа и подтверждает ее подлинность.

СберКорус (ООО «КОРУС Консалтинг СНГ») — доверенный оператор электронного документооборота, включен в специальный реестр ФНС. Сервис СФЕРА Курьер полностью соответствует всем требованиям ФНС к безопасности и позволяет подписывать документы КЭП. 

Чтобы быстро начать обмен любыми видами электронных документов с контрагентами, можно подключиться к web-версии сервиса. Вход по логину и паролю.

Для работы из учетной системы есть готовый модуль 1С или интеграция с помощью API.

Переход на электронный формат документов

Переход на ЭДО с контрагентами — дело добровольное. Поэтому в первую очередь компания или предприниматель определяет для себя необходимость и обоснованность перехода, а затем предлагает партнерам присоединиться к новому формату документооборота.

Соглашение сторон

Когда решение о внедрении ЭДО принято, нужно выбрать тип электронной подписи. Для юридически значимого документооборота подходит только КЭП. 

Оформить квалифицированную подпись по всем требованиям закона вы можете на нашем сайте.

Финальный этап — получить согласие о переходе на ЭДО от контрагентов. Обычно это происходит в формате конклюдентного действия, когда партнер принимает приглашение и подключается к сервису оператора ЭДО.

В сервисе СФЕРА Курьер выберите раздел «Контрагенты» и нажмите кнопку «Добавить». Введите имя, название или ИНН. Выслать приглашение можно на почту или в смс.

Когда контрагент примет приглашение, по закону будет считаться, что соглашение достигнуто. Если контрагент не использовал сервис СФЕРА Курьер, нажмите «Контрагент не найден в списке» и укажите его данные. Мы сами свяжемся с ним и поможем с подключением.

Взаимодействие с госорганами

Отправить электронные отчеты в госорганы можно через личный кабинет на официальных сайтах служб или с помощью сервиса СФЕРА Отчетность. Подписывать любые документы для госорганов необходимо только КЭП. 

СФЕРА Отчетность позволяет отправлять необходимые документы в режиме единого окна. Не нужно создавать отдельные личные кабинеты, изучать правила работы, устанавливать дополнительное ПО. 

Для подачи документов в суд, необходима КЭП. Отправить ЭД в суды общей юрисдикции можно через личный кабинет на ГАС РФ «Правосудие». В арбитражные — через «Мой арбитр». Авторизация на порталах через Госуслуги.

Виды документов и юридическая значимость в сервисе СФЕРА Курьер

В сервисе СФЕРА Курьер вы можете обмениваться с контрагентами разными видами юридически значимых электронных документов (260 типов), используя КЭП.

Загружайте готовый документ или создавайте необходимый прямо в сервисе. Форматы структурированных документов актуальные и обновляются автоматически.

У сервиса интуитивно понятный интерфейс. Чтобы подготовить документ для отправки, нужно выбрать получателя и пройти маршрут согласования (мы поможем с настройкой). Когда все готово, нужно нажать на кнопку «Подписать», а затем отправить документ получателю.

Когда контрагент подпишет квитанцию, вы увидите уведомление, что документ «получен». Когда контрагент подпишет сам документ, документооборот будет считаться завершенным, а карточка с подробной информацией об участниках и деталях перейдет в раздел «Обработанные».

Настройка маршрутов — непростой процесс. Чтобы вы не тратили время на изучение, мы всё сделаем сами бесплатно. Оставьте заявку на подключение.