Гайд по ЭТрН: какие есть титулы в транспортной накладной, и кто их заполняет

Электронная транспортная накладная состоит из специальных файлов обмена, которые называют титулами. Они фиксируют этапы перевозки, заполняются разными участниками, а их количество и порядок формирования определяются сценарием грузоперевозки. Рассказываем подробно о титулах ЭТрН и их формировании.

Кто участвует в обмене ЭТрН

В обмене электронной транспортной накладной участвуют:

• Грузоотправитель. Это может быть собственник груза, его представитель или экспедитор.

• Грузоперевозчик. Доставлять грузы может транспортная компания или ИП, работающий в сфере грузоперевозок.

• Грузополучатель.

При передаче груза от участника к участнику формируются титулы ЭТрН и подписываются электронной подписью: это может быть УКЭП или УНЭП, полученная в приложении «Госключ». Подписанные титулы оператор ИС ЭПД передает в ГИС ЭПД для проверки корректности оформления. При наличии ошибок или нехватки данных титул вернется отправителю в системе оператора ИС ЭПД.

Титулы ЭТрН

Электронная транспортная накладная состоит из 9 титулов, из которых 4 заполняются обязательно, а 5 — при необходимости, в зависимости от сценария перевозки.

Представили титулы в таблице:

Название	Кто формирует	Что отражает
Титул 1 (погрузка)	Грузоотправитель	Данные участников перевозки Условия договора Сведения о водителе и транспортном средстве Сведения о грузе и сопроводительных документах Обстоятельства погрузки
Титул 2 (получение груза)	Перевозчик	Факт приемки груза Состояние груза при приемке
Титул 3 (приемка груза)	Грузополучатель	Фактические характеристики груза Обстоятельства приемки
Титул 4 (выдача груза)	Перевозчик	Факт передачи груза получателю
Титул 5 (финансовое состояние)	Перевозчик	Изменение финальной стоимости перевозки
Титул 6 (финансовое состояние)	Грузоотправитель	Подтверждение финальной стоимости перевозки
Титул 7 (переадресовка)	Перевозчик	Информация о переадресации
Титул 8 (замена)	Перевозчик	Замена водителя, транспортного средства или прицепа
Титул 9 (указание о переадресовке)	Отправитель или получатель груза	Изменение грузополучателя или адреса доставки

Рассмотрим несколько сценариев грузоперевозки.

Стандартная перевозка

В стандартном сценарии перевозки участвуют грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Схема формирования транспортной накладной в электронном виде выглядит так:

• Грузоотправитель формирует титул 1 с помощью аккредитованного оператора ИС ЭПД, подписывает и отправляет перевозчику.

• Перевозчик формирует титул 2, сверяя данные на момент погрузки со сведениями в титуле 1, при необходимости вносит свои замечания. Подписанный титул 2 отправляется грузоотправителю и грузополучателю.

• Грузополучатель при приемке груза формирует титул 3, указывая количество груза по факту, его состояние, даты и время прибытия и убытия груза с выгрузки. Также указывается информация об актах о расхождениях, если их составляли. Подписанный получателем груза титул 3 направляется перевозчику и грузоотправителю.

• Перевозчик формирует титул 4 о выдаче груза получателю. Подписание этого титула означает завершение документооборота. Каждый участник грузоперевозки имеет ЭТрН со всеми подписанными титулами.

Остальные титулы формируются, когда в процессе перевозки возникают соответствующие обстоятельства, например:

• необходимо использовать ЭТрН как первичный документ, подтверждающий стоимость и расходы на перевозку (в этом случае перевозчик формирует титул 5, отмечая стоимость по договору и сумму налога, а грузоотправитель — титул 6);

• у перевозчика возникает необходимость заменить водителя или транспортное средство (формируется титул 8);

• появилась необходимость доставить груз на другой адрес (формируются титулы 7 и 9).

Перевозка с участием экспедитора

Если собственник груза поручает его отправку экспедитору, то в его задачи входят: планирование маршрута, поиск перевозчика, контроль всего процесса до момента передачи груза получателю. При участии экспедитора оформляют такие документы:

• Договор на оказание транспортно‑экспедиционных услуг (ТЭУ) — подтверждает условия и ответственность сторон.

• Поручение экспедитору — фиксирует сведения о грузе, участниках и условиях перевозки.

• Экспедиторская расписка — подтверждает принятие груза экспедитором и его право формировать ЭТрН вместо грузоотправителя.

• Договор перевозки между экспедитором и перевозчиком — сопровождает подписание транспортной накладной.

Создание электронной транспортной накладной осуществляется как по стандартному сценарию перевозки, только вместо грузоотправителя титул 1 формирует экспедитор, отмечая свой статус в соответствующей графе и указывая, кто является заказчиком грузоперевозки.

Если экспедитор и перевозчик — одно лицо

Часто экспедиторы сами доставляют груз. В этом случае поручение экспедитору и экспедиторская расписка не оформляются, так как экспедитор не принимает груз во владение, а выполняет перевозку. ЭТрН создается как по стандартному сценарию, только титулы перевозчика формирует экспедитор.

Почему ЭТрН лучше бумажной транспортной накладной

Переход на электронные транспортные накладные упрощает бизнес-процессы и сокращает расходы:

• Грузоотправителю не нужно использовать бумагу, тратиться на печать, хранение документов и их доставку. В грузоперевозках транспортная накладная состоит из нескольких листов, а комплект должен быть у каждого участника. Если добавить к этом другие сопроводительные документы, затраты получаются существенными.

• При электронном документообороте можно не переживать о случайной порче документов или их утрате — электронные перевозочные документы надежно хранятся в облаке или на сервере.

• Электронные накладные не надо печатать и хранить в физическом активе.

• При необходимости легко найти нужный документ, отфильтровав по отправителям, перевозчикам или другим параметрам.

• Этапы перевозки может контролировать и отслеживать каждый участник.

В сервисе «Транспортный ЭДО» от СберКорус обмениваются не только ЭТрН, но и другими перевозочными документами. Начните работу за 1-2 дня в веб-интерфейсе, через модуль 1С или API-интеграцию в привычный интерфейс.