Как автоматизировать работу с договорами?

Заключение договора — не самый простой процесс, в котором могут участвовать несколько подразделений компании. И если этот процесс организован неправильно, всегда есть риск ошибок, да и времени тратится немало на создание, согласование и подписание документа. Как сделать договорной документооборот прозрачным, контролируемым и более быстрым? Поможет автоматизация работы с договорами. 

Что дает автоматизация договорной работы?

В организации пора принимать решение об автоматизации процесса работы с договорами, если:

• отсутствуют корпоративные стандарты в части образцов и шаблонов документов;

• согласование документа может происходить неделями и месяцами;

• часто допускаются ошибки в договорах;

• возникают сложности с поиском документов в архиве.

Тем временем сложности с договорным документооборотом испытывают не только сотрудники компании, но и контрагенты, которым приходится долго ждать согласования и подписания договора. 

Все эти проблемы одним разом решает внедрение системы электронного документооборота:

• компания получает доступный всем пользователям пул типовых документов, разработанных с учетом корпоративных стандартов;

• снижаются риски ошибок при заполнении документа;

• значительно сокращается время от момента создания до подписания договора;

• появляется управление и контроль над документооборотом;

• все договоры хранятся в единой базе и при необходимости их легко найти. 

Как происходит работа с договором в сервисе электронного документооборота?

Заключение договора в системе ЭДО проходит в несколько этапов:

1. Подготовка документа. 

Сотрудник компании заполняет карточку типового контракта и указывает:

• с кем заключается договор — с покупателем или поставщиком;

• тип договора — на предоставление услуг, поставку продукции, аренду и т. п.;

• срок действия договора;

• сумму контракта;

• Ф. И. О. ответственных сторон договора (от организации и контрагента);

• другие важные данные.

При необходимости имеющиеся в системе шаблоны договоров можно корректировать и создавать новые. 

Далее на основании заполненной карточки формируется типовой договор. При этом сохраняется история изменений — можно отследить, кто и когда вносил корректировки. 

2. Согласование. 

Готовый типовой договор отправляется на согласование по заданному маршруту. Для разных типов и видов документов маршруты согласования настраиваются и запускаются автоматически. 

Маршруты согласования могут быть последовательными и параллельными. В первом случае согласующие проверяют документ по очереди и оставляют свои рецензии. А во втором — договор отправляют сразу всем согласующим ролям, и они просматривают его одновременно. Последовательные маршруты дают возможность максимального контроля над процессом и позволяют минимизировать риск ошибок, а параллельные — быстрее пройти процесс согласования.  

На этапе согласования система назначает задачи согласующим ролям, устанавливает сроки согласования, что позволяет контролировать исполнительскую дисциплину. Всегда можно отследить выполнение сроков и проконтролировать процесс согласования. 

3. Подписание документа. 

Согласующие лица при необходимости вносят в документ свои изменения, и все они отражаются в истории, поэтому каждый участник процесса может с ними ознакомиться. Когда все корректировки внесены и согласованы, документ подписывают электронной подписью и направляют на подписание контрагенту. 

Интеграция с учетными системами

Для дополнительной оптимизации процессов система электронного документооборота интегрируется с информационными системами компании. Тогда заключенные договоры можно привязывать к статьям бюджета, платежным поручениям, накладным и прочим документам. Электронные договоры автоматически выгружаются в учетную систему компании, что помогает экономить время при переносе данных о ходе исполнения договорных обязательств. 

Навести порядок в работе с договорами поможет сервис СФЕРА Курьер от СберКорус. Его можно использовать в веб-версии, интегрировать в учетные системы через модуль 1С или API. Доступны 260 типов документов для обмена в сервисе, настройка индивидуальных маршрутов согласования и бесплатный роуминг с контрагентами, которые используют другие системы ЭДО.