Как бухгалтерам сдавать отчётность в госорганы, не «дёргая» руководителя?

После того, как квалифицированные сертификаты ключа проверки электронной подписи (далее — ЭП) руководителям организаций и ИП стал выдавать удостоверяющий центр ФНС России (с 01.01.2022 вступили изменения в 63-ФЗ Об электронной подписи), у бухгалтеров возникла проблема сдачи отчётности в налоговую службу, ПФР и ФСС. Если раньше ЭП предпринимателя или генерального директора можно было скопировать (сделать дубликат) на отдельный токен, то сейчас она выдаётся в единственном числе без возможности «размножения» из-за технических ограничений со стороны УЦ ФНС.

В некоторых организациях ещё действуют ЭП руководителей, выданные коммерческими аккредитованными удостоверяющими центрами. Однако у большинства из них срок годности уже истёк или истечёт до 31 декабря 2022 года. 

Как бухгалтеру сдавать отчётность в государственные органы в 2022 году? Остаётся 2 пути — постоянно просить руководителя заходить в сервис отчетности и самостоятельно подписывать все документы или выстроить новый алгоритм направления отчётности. Расскажем, как можно направлять документы в государственные органы для сдачи отчетности, не «дёргая» при этом руководителя. Инструкция предназначена для пользователей сервиса СФЕРА Отчётность от СберКорус.

Понадобятся собственная ЭП бухгалтера и доверенность

Инструкция ниже актуальна для любых бухгалтеров — как тех, кто официально трудоустроен в штат какой-либо компании или ИП, так и тех, кто работает на заказчиков по гражданско-правовым договорам на аутсорсе и ведёт несколько проектов (для таких компаний/аутсорсеров есть требование по наличию лицензии ФСБ России на осуществление деятельности связанной с криптографией). 

Что потребуется?

1. Собственная ЭП бухгалтера, полученная в коммерческом аккредитованном удостоверяющем центре.

2. Доверенность от руководителя бухгалтеру на сдачу отчётности в госорганы.

Как правильно направить документы? 

1. В ФНС можно представить скан-копию доверенности, подписанную ЭП руководителя ЮЛ однако нередко сотрудники инспекций требуют бумажный оригинал. Предсказать точно, достаточно ли будет государственным служащим скан-копии, невозможно — всё зависит от лояльности конкретной инспекции к налогоплательщикам.

2. С ПФР ситуация также решается в индивидуальном порядке. Некоторые отделения свободно принимают скан-копии доверенностей бухгалтеров, подписанные ЭП руководителя. Другие же требуют направить специальное уведомление о предоставлении полномочий представителю. Документ можно составить в электронной форме, попросив генерального директора или ИП подписать его собственной ЭП. Если же у руководителей нет времени на направление электронного уведомления в ПФР, придётся составить его на бумаге и лично принести его сотрудникам фонда.

3. ФСС готов получать документы в электронной форме, если зарегистрировать на портале фонда скан-копию доверенности бухгалтеру и сертификат его личного ЭП, которой будет подписываться отчётность. После этого проблем с обменом информацией с ФСС быть не должно.

СФЕРА Отчётность от СберКорус позволяет направлять скан-копии доверенностей на бухгалтера в ФНС и ПФР. Потому в случае, если срок годности ЭП руководителя или ИП, выданной коммерческим аккредитованным удостоверяющим центром, истёк, или в компании сменился генеральный директор, сервис поможет быстро выстроить новый алгоритм подачи документов в государственные органы. Направив документы в ведомства 1 раз, они будут знать, что отчётность сдаёт уполномоченный специалист, и не придётся каждый раз обращаться к руководителю, чтобы он самостоятельно подписывал всё. 

Всегда ли так будет?

Предполагается, что 2022 год стал переходным периодом между «размноженными» ЭП руководителей и волокиты с доверенностями и собственными подписями бухгалтеров. С 1 марта 2022 года возможно использование машиночитаемой доверенности, но её реализация не до конца завершена и возможно применять ЭП бухгалтера без МЧД до 31 августа 2023, а с 1 сентября 2023  применение машиночитаемых доверенностей (МЧД) для сотрудников будет обязательным. Они будут составляться в электронной форме и обладать такой же юридической силой, как и обычные бумажные экземпляры. Как только МЧД будут внедрены на практике, проблема предоставления скан-копий бумажных доверенностей и подтверждения их юридической значимости отпадёт. 

Например, ФНС уже тестирует формат МЧД на своей блокчейн-платформе. Недавно к тестовым работам присоединилась Почта России.