Как формируется дата подписания документа в ЭДО и почему это важно

Одно из преимуществ электронного документооборота (ЭДО) — возможность проверить точную дату и время подписания документа. Это позволяет избежать фальсификации информации, например, — подделки подписи или подписание документа задним числом. Выясним, какими способами фиксируется дата документа по ЭДО, и какое значение она играет в повседневной деятельности бизнеса. 

Способы фиксации дат

Дата подписания договора в ЭДО или любого другого документа формируется с помощью следующих способов:

1. Пользовательский контроль. Как правило, не все сотрудники ИП или организации имеют доступ к сервисам ЭДО. Каждый из них проходит процедуру аутентификации, что позволяет точно определить, кто именно из работников подписал документ и в какое время. Пользовательский контроль исключает возможность махинаций с датами и несанкционированным доступом к информации.

2. Хеширование. Как только документ подписывается, у него создаётся особое хеш-значение. Оно хранит в себе сведения о дате и времени подписания документа. Если вдруг какая-то из сторон решит внести несогласованные изменения в договор, акт выполненных работ или счёт, у него это не получится. Хеш-значение сопоставит информацию, содержащуюся в нём, с новой версией документа, и сообщит, что корректировки недействительны, поскольку подписавшая сторона о них знать не будет. 

3. Штамп времени. При подписании электронных документов проставляется штамп, где видно, кто их завизировал и когда. 

Почему важно знать точную дату подписания документа?

Даты подписи в ЭДО имеют ключевое значение для бизнеса, поскольку:

1. Они позволяют контролировать сроки исполнения обязательств. Например, в логистике они становятся ориентиром для своевременной поставки грузов.

2. Они фиксируют начало возникновения правоотношений и/или их завершение. Это актуально для договоров, дополнительных соглашений к ним, государственных контрактов и любых других юридически значимых документов.

3. Они позволяют принимать к вычету НДС, учитывать расходы, если речь идёт о бухгалтерских документах.

Дата договора, подписанного по ЭДО, или любого другого документа, поможет доказать реальное наличие любой сделки, проведение конкретных операций (например, принятие результата работ), а также проверить соответствие налоговому законодательству. Особенно важно контролировать дату и время при отправке государственной отчётности, чтобы не нарваться на штрафы и пени. 

Сервис ЭДО от СберКорус СФЕРА Курьер позволяет перевести в цифровой вид более 260 видов документов. Он помогает обмениваться информацией с контрагентами всего за 5 секунд. Установка дополнительного ПО не требуется — можно начать работу в веб-версии. Наши специалисты бесплатно настроят маршруты согласования между сотрудниками внутри компании.