Как индивидуальному предпринимателю принять на работу сотрудника: пошаговая инструкция

Приём на работу в ИП первого сотрудника не окажется сложным, если следовать пошаговой инструкции. В статье расскажем про оформление сотрудников в ИП в деталях. 

Кроме того, ИП может нанять исполнителя (физлицо или самозанятого) по договору ГПХ, если требуется выполнение определённой работы, проекта или задачи. Здесь тоже важно соблюдать определённые правила, чтобы не нарушить требования законодательства. 

Как оформить сотрудника на работу в ИП по ТК РФ

Чтобы официально оформить работника, индивидуальному предпринимателю нужно выполнить несколько действий: 

1. Составить штатное расписание

Штатное расписание является внутренним документом, в котором зафиксированы структурные подразделения, должности, зарплатные ставки и надбавки, количество штатных единиц. Как правило, организации и ИП используют унифицированную форму Т-3, утверждённую Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Но использовать такой бланк не обязательно — можно разработать свой. 

Штатное расписание может действовать бессрочно или в конкретный период. В первом случае графу «На период» просто не заполняют. Если вносятся изменения в штатное расписание, утверждается новый документ. 

1. Подписать трудовой договор

Это обязательное условие официального трудоустройства в ИП: трудовым договором утверждается график работы для сотрудника, заработная плата, условия оплаты, права и обязанности работника и работодателя и другое. 

Для оформления трудового договора с работником от него потребуются документы:

• паспорт;

• СНИЛС (при отсутствии работодателю необходимо заполнить анкету АДВ-1 и направить в СФР); 

• ИНН;

• бумажная трудовая книжка, если она есть и работник не отказался от её ведения;

• справка СТД-Р или СТД-ПФР, если работник отказался от бумажной трудовой;

• военный билет (для мужчин). 

• документы об образовании — если они требуются работодателю или для выполнения обязанностей на определённой должности;

• медицинская книжка — для определённых сфер деятельности, например, общепита;

• справка об отсутствии судимости — в отдельных случаях, например, для работы с детьми. 

Можно использовать одну из типовых форм трудового договора и при необходимости вносить изменения. 

1. Издать приказ

Приказ о приеме на работу — это документ, подтверждающий оформление работника согласно ТК РФ и его согласие со всеми условиями работодателя. Он не является обязательным документом, но на практике составляется всегда для удобства ведения кадрового учёта. 

Индивидуальный предприниматель может использовать унифицированную форму трудового договора Т-1 или разработать собственную. 

1. Сделать запись в бумажной трудовой книжке, если она есть у работника

Перед этим рекомендуется проверить трудовую книжку на подлинность: это должен быть бланк Гознака, на каждой странице должны быть проставлены серия и номер. 

Для тех, кто устраивается на работу впервые, бумажные трудовые книжки уже не заводят : все сведения о трудовой деятельности формируются в электронном виде.

1. Отправить сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд России

Даже если у работника имеется бумажная трудовая книжка, сведения о приёме на работу необходимо отправить в СФР не позднее следующего дня. Для этого заполняется подраздел 1.1 подраздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» формы ЕФС-1. 

1. Заполнить личную карточку

Этот шаг можно пропустить, поскольку обязательство по оформлению личной карточки для работодателя по закону не установлено. Но многие работодатели делают это по привычке и для того, чтобы иметь всегда под рукой информацию о сотрудниках. 

Личная карточка содержит сведения о работнике: номер приказа о приёме на работу, паспортные данные, номера СНИЛС и военного билета. 

Для оформления личной карточки можно использовать унифицированную форму Т-2 или создать собственную. 

Работник оформлен! Осталось своевременно выплачивать ему заработную плату в сроки, установленные трудовым договором, и без опозданий подавать отчётность:

• Ежемесячно до 25 числа — Персонифицированные сведения о физических лицах в ФНС. Если в отчётном месяце были кадровые события, кроме приёма на работу и увольнения, в СФР необходимо подать Сведения о трудовой деятельности, подраздел 1.1. подраздела 1 в составе отчёта ЕФС-1. 

• Ежеквартально до 25 числа — Расчёт 6-НДФЛ и Расчёт по страховым взносам в ИФНС.

• Раз в год до 25 января — Сведения о страховом стаже, подраздел 1.2 подраздела 1 отчёта ЕФС-1 в СФР — только по работникам, у которых были особые или дополнительные условия труда (п. 3 ст. 11 закона № 27-ФЗ).

• В течение года — Подраздел 1.2 подраздела 1 отчёта ЕФС-1 с типом сведений «Назначение пенсии» или «Назначение выплат по ОСС», если кто-то из сотрудников соберётся на пенсию, в отпуск по беременности и родам или по уходу за ребёнком (в срок не позднее 3 дней после получения заявления от работника или запроса СФР). 

Как нанять самозанятого или физическое лицо 

Индивидуальным предпринимателям не всегда для ведения деятельности требуются постоянные работники. А если возникает разовая работа или проект, ИП может нанять самозанятого или физическое лицо по договору гражданско-правового характера. 

Мы уже писали инструкцию по организации работы с самозанятыми для юридических лиц, в которой отметили и преимущества работы с такими исполнителями. Этой инструкцией может воспользоваться и индивидуальный предприниматель. 

Отметим основные моменты:

• Самозанятого можно нанять только на разовую работу, проект или задачу. Это не сотрудник, выполняющий трудовую функцию на постоянной основе.

• Самозанятый получает не заработную плату, а вознаграждение за выполненную работу или оказанную услугу. 

• Договор ГПХ с самозанятым не должен иметь признаки трудового, чтобы у налоговой не возникло претензий. О признаках подмены трудовых отношений можно прочитать в нашей статье. 

• Работа с самозанятыми выгодна: не нужно платить налоги, страховые взносы и сдавать отчётность. А если ИП применяет УСН, то он может учесть расходы на оплату работы самозанятого при расчёте базы налогообложения. 

Чтобы нанять самозанятого, ИП нужно:

1. Заключить договор с исполнителем. Это может быть договор подряда или оказания услуг. Обо всех договорах, которые можно заключать с самозанятыми исполнителями, мы рассказывали в статье на Клерк. 

2. При необходимости составить и подписать техническое задание или иные документы, необходимые для сотрудничества. 

3. Составить акт выполненных работ после получения результата. В нём отразить претензии к выполненной работе, если они есть. 

4. Произвести оплату в срок, установленный договором.

5. Получить чек от самозанятого. Это единственный обязательный закрывающий документ, который может подтвердить, что заказчик работал именно с самозанятым. 

Быстро начать работу с самозанятым, исключив долгое ожидание подписания документов, поможет сервис «Подписант» от СберКорус. Сервис позволяет в считанные минуты онлайн подписывать договоры ГПХ, акты и другие документы с самозанятыми и физлицами. Все документы, подписанные в сервисе, являются юридически значимыми и не требуют дублирования на бумагу.