Ведение бухгалтерии для ИП

Начнём с того, что бухгалтерия для ИП необязательна (п. 1 ч. 2 ст. 6 закона № 402-ФЗ). Предприниматели ведут её по желанию или не ведут вовсе. Однако им необходимо вести налоговый учёт доходов (а в некоторых случаях — и расходов). Также на плечи предпринимателя, как правило, ложатся обязанности ведения кадрового, управленческого и складского учётов. Поэтому закон одно, а практика, увы, совсем другое, и совсем отказаться от бухгалтерии ИП не получится.

Расскажем, как самостоятельно вести бухгалтерию ИП, в каких случаях можно обойтись без нанятого специалиста. 

Когда можно не нанимать бухгалтера?

Без помощи бухгалтера могут обойтись предприниматели, которые:

1. Применяют «упрощёнку» на режиме «Доходы» и / или патент. В случае с УСН «Доходы минус расходы» консультация специалиста может пригодиться, чтобы точно знать, какие затраты ИП вправе учитывать для уменьшения налогооблагаемой базы.

2. В день составляют не более 10 первичных документов.

3. Ежемесячно получают выручку не более 1 млн руб.

4. Наняли минимальный штат (1-5 сотрудников) или работают самостоятельно, без персонала.

5. Заняты в малой рознице или в сфере работ / услуг, когда в день количество клиентов не превышает 10. 

В остальных случаях желательно нанять бухгалтера, хотя бы на аутсорс. Также рекомендуется пройти обучающие курсы по ведению бухгалтерии ИП, чтобы разбираться, какие виды документов нужно сдавать в ФНС, СФР и Росстат, а также другие ведомства, какие сроки нужно соблюдать и как правильно выстраивать взаимоотношения с государственными органами.

Не менее важно автоматизировать отправку отчётности. С этим может помочь специальный сервис, который позволяет направлять документы вплоть до последней минуты отчётного дня в режиме 24/7. Вся информация передаётся в госорганы по защищённым каналам. В случае, если у налоговой возникнут к вам вопросы, сервис электронной отчётности уведомит вас об этом, и вы сможете направить ответ также через интернет. Система автоматически обновляется, потому вам не нужно будет переживать, что вы заполните неактуальную форму декларации. Для клиентов, открывших расчётный счёт в Сбере, функционал сервиса полностью бесплатен.

Как правильно вести бухгалтерский учёт ИП?

Чтобы не запутаться в бухучёте ИП и не нарваться на штрафы и иные санкции, соблюдайте следующие правила:

1. Контролируйте лимиты доходов. В 2024 году для УСН действует лимит доходов в 199,35 млн руб. в год для стандартных ставок в 6 и 15 % и 265,8 млн руб. для повышенных ставок в 8 и 20 %. Для ПСН и АУСН установлен лимит в 60 млн руб. в год. Если вы совмещаете «упрощёнку» и патент, то доходы считаются от обеих сфер бизнеса, и они не должны превысить 60 млн руб. в год, чтобы не утратить право применения ПСН.

2. Любая сделка должна быть задокументирована. Это, пожалуй, самое главное правило. Каждые правоотношения должны сопровождаться договорами, счетами, товарными и транспортными накладными, актами оказанных услуг или выполненных работ, платёжными поручениями. Электронные документы рассортировать проще, но, если вы работаете с бумажными, постарайтесь навести в них порядок. Необходимо сделать так, чтобы при проверке со стороны надзорных органов вы смогли быстро найти любую интересующую их информацию.

3. Следите за обновлениями законодательства. Особенно часто меняется налоговое законодательство. Своевременное отслеживание обновлений поможет избежать отправку отчётности на устаревших бланках, перейти на более выгодный налоговый режим, корректно учитывать доходы и расходы и, соответственно, избежать штрафов и пеней.

4. Соблюдайте хронологию. ИП обязаны вести книги учёта, отражая в них все операции. Важно фиксировать их в хронологическом порядке, поскольку ФНС в любой момент вправе запросить учётную книгу для сверки. 

5. Не ленитесь проводить сверку. Ежеквартально (или чаще — в зависимости от вашей системы налогообложения) проверяйте данные из книги учёта. Удостоверьтесь, что каждая операция подтверждена документально. Также рекомендуется проводить сверку с деловыми партнёрами и налоговой инспекцией. 

Что будет входить в кадровый учёт?

Помимо ведения бухучёта, ИП обязан заполнять кадровые документы, если он сотрудничает с гражданами по трудовым или гражданско-правовым договорам. Это значит, что:

• предприниматель станет налоговым агентом ему придётся платить за сотрудников НДФЛ и страховые взносы, сдавать соответствующую отчётность (например, ЕФС-1);

• ИП будет вести трудовые книжки, заниматься оценкой условий труда граждан, оформлять отпуска и т.д.

Если вы не хотите заниматься кадровым учётом, лучше всего сотрудничать с другими ИП или самозанятыми. Они будут формировать все отчёты за себя самостоятельно. 

Нужен ли управленческий и складской учёт?

Всё зависит от желания ИП. Управленческий учёт пригодится, чтобы выявлять сильные и слабые места своего бизнеса, принимать решения в соответствии с полученной информацией. Складской учёт крайне желателен для всех, кто продаёт товары, чтобы отслеживать их поступления от поставщиков, объёмы реализации и возвратов от клиентов, фиксировать случаи брака или утраты.