Как исчисляются сроки исполнения документов?

Чтобы документы, с которыми работает организация, не «зависали» у того или иного сотрудника или руководителя, необходимо определить сроки их исполнения. Они могут быть типовыми или индивидуальными. Сроки можно указать непосредственно в тексте самого документа или в локальном нормативном акте. В статье рассмотрим, какие могут быть сроки исполнения документов, как правильно с ними работать.

Взаимодействие с контрагентами и клиентами

Типовым сроком исполнения документа называется обычно срок в 30 календарных дней. Однако на практике такой период может быть слишком длительным, поскольку начинать работу с контрагентами или клиентами нужно как можно скорее.

Именно поэтому лицу, ответственному за внешний документооборот в компании, рекомендуется рассортировать виды документов, которые поступают в организацию, и определить для них типовые сроки. Временные промежутки будут зависеть от существующих бизнес-процессов в компании и маршрутов согласования документов.

Можно создать таблицу, которая будет выглядеть примерно так:

В каких днях устанавливаются сроки исполнения документов, каждая организация решает для себя самостоятельно. Однако в случае, если вы решите установить какие-то собственные меры исчисления, то необходимо дать их расшифровку.

Например, нередко используют формулировку «в течение 3 банковских дней». Необходимо описать, что значит этот банковский день, поскольку стандарта не существует. Под банковским днём понимается время, когда финансовая организация выполняет банковские операции. Однако у каждого банка это время отличается. Потому нужно определить, к чему именно привязан этот срок.

Что касается индивидуальных сроков, то они прямо прописываются в документах. Иногда в договорах можно встретить формулировки, которые определяют, когда подписанный экземпляр должен быть направлен контрагенту (например, на следующий рабочий день после подписания).

Необходимо тщательно отслеживать сроки и держать на контроле их исполнение. Проще всего это делать с подключенным сервисом электронного документооборота Сфера Документы от СберКорус. При отправке и получении документов фиксируются дата и время, потому рассчитать сроки их исполнения станет проще. Настройка маршрутов согласования также ускоряет бизнес-процессы. Все документы доходят до получателей мгновенно.

Как понять, когда получен документ от ФНС?

Отдельный вопрос — взаимодействие с государственными органами, в частности, с налоговой службой. В марте 2025 года ведомство рассказало, как понять, что документ получен налогоплательщиком через сервисы ЭДО:

• электронный документ считается полученным налогоплательщиком на 6 рабочий день со дня его направления со стороны ФНС (абз. 8 ч. 4 ст. 31 НК РФ);

• отсчёт шестидневного срока начинается на следующий день после отправления документа налоговой службой.

Пример: ФНС направила электронный документ налогоплательщику 7 апреля. Отсчёт шестидневного срока начинается с 8 апреля (это будет первый день). Компания увидела документ, направленный ФНС, 21 апреля, о чём уведомила фискальный орган отдельной электронной квитанцией. Однако днём получения документа ФНС будет считать 15 апреля, поскольку законом установлены именно такие сроки. Дата фактического получения документа — 21 апреля — учитываться ФНС не будет.

Больше подробностей можно найти в письме ФНС № ЕА-4-15/2526@ от 7 марта 2025 года.