Как оформлять работников: советы для ИП

Нанимать или не нанимать сотрудников? — вопрос, который волнует всех начинающих предпринимателей. В одиночку справиться с потоком задач невозможно, поэтому поиск работников и их оформление становится важным делом. В статье расскажем, что должен сделать ИП для приема сотрудников, какой из двух договоров лучше заключить — трудовой или ГПХ, какую отчетность сдавать и во сколько обойдется неофициальный работник.

Что должен сделать ИП-работодатель

Если вы заключаете с человеком трудовой договор, то обязаны выполнить следующие условия:

1. Составить трудовой договор на бумаге и подписать его вместе с сотрудником на протяжении 3-х рабочих дней. Оформить приказ о приеме на работу.

2. Зарегистрироваться в ФСС как работодатель. Это необходимо сделать в течение 30 дней после найма первого сотрудника.

3. Вести трудовую книжку, заполнять бумажную и электронную версию.

4. Проводить специальную процедуру по оценке трудовых условий.

5. Выплачивать зарплату не менее 2-х раз в месяц. Например, 20 числа перечислять аванс, 10 — заработную плату.

6. Придерживаться МРОТ и следить за средней зарплатой по рынку. Если вы установите сумму меньше, то налоговая служба может задать вам вопросы.

7. Оплатить ежегодный отпуск сотруднику — 28 дней.

8. Отправлять данные в ФСС для выплат больничных и пособий.

ИП может трудоустраивать наемных сотрудников как по трудовому договору, так и по договору ГПХ (гражданско-правового характера). Договор ГПХ выгоден по условиям для работодателя, рассмотрим подробнее отличия:

• не требуется заполнять кадровые документы и вести трудовую книжку;

• не нужно вставать на учет в ФСС, если об этом не указано в договоре;

• необходимо выплачивать только вознаграждение подрядчику без привязки к МРОТу;

• больничные и отпускные оплачивать не нужно;

Но не со всеми сотрудниками можно заключить ГПХ. Данный договор разработан для нерегулярных работ и не подходит для длительных трудовых отношений. Например, с бухгалтером такой договор подписать не получится, а вот со строителями можно. Также договор не обязывает сотрудников находиться в офисе, главное предоставить результат. 

Какие налоги необходимо уплачивать за сотрудников

• И по трудовому договору и по ГПХ необходимо отчислять 13% от заработной платы и вознаграждения в НДФЛ.

• Страховые взносы составляют 30% от суммы зарплаты и 27,1% от вознаграждения.

• Страховые взносы в ФСС. Для каждого вида деятельности установлен свой процент, он может составлять от 0,2% до 8,5%. 

Какую отчетность необходимо сдавать индивидуальному предпринимателю

СЗВ-М – сведения о застрахованных лицах, которые подают ежемесячно в ПФР. 

6-НДФЛ — отчет, в котором указывается сумма полученных доходов физических лиц и удержанных налогов. Сдается раз в квартал в ФНС. 

Расчет по страховым взносам — отчет по взносам на пенсионное, социальное и медицинское страхование. Сдается раз в квартал в ФНС. 

4-ФСС — ответ по страхованию от несчастных случаев во время работы и профессиональных заболеваний. Сдается раз в квартал в ФНС.

СЗВ-СТАЖ — ежегодный отчет о стаже сотрудников.

СЗВ-ТД — отчет о кадровых событиях в организации. 

Брать или не брать: во сколько обойдется неофициальный работник 

За неофициальное трудоустройство ИП придется заплатить следующие штрафы:

• 5 000 – 10 000 рублей административный штраф,

• 20% от неуплаченных налогов по НДФЛ, 40 % от страховых взносов,

• пени за весь срок неофициального трудоустройства,

• отдельно заплатить примерно 43% от зарплаты за НДФЛ и страховые взносы за весь срок.

Предусмотрена и уголовная ответственность, если сумма неуплаченных налогов составляет более 2,7 млн рублей. Штраф — 100 000 рублей и срок от 1 года. 

Как налоговая может вычислить нарушителей закона

• Физически невозможно вести бизнес без работников. Например, у вас несколько мясных магазинов, но из сотрудников числитесь только вы.

• Трудозатратная деятельность и большие доходы. Прибыль говорит о том, что вы работаете, а код ОКВЭД указывает на то, что в одиночку с задачами не справиться. Например, один человек не может сам построить здание.

• Подписи несуществующих работников. Например, в накладных на грузоперевозку стоит подпись неизвестного человека.

• Справки для банков. Часто неофициально оформленные сотрудники просят предоставить им справку о доходах для получения кредитов и ипотеки.

• Выплаты зарплаты на карты. Регулярные платежи на один и тот же счет говорят сами за себя.

Подключите онлайн-сервис для юрлиц «Подписант», чтобы экономить на документообороте с физическими лицами и самозанятыми. В системе вы сможете оформить договоры поставки и оказания услуг, акты и накладные, дополнительные соглашения.