Войти
Блог

Как оптимизировать и автоматизировать бизнес-процессы?

17 августа 2023
Цифровые продукты
Работайте с партнёрами, упрощайте процессы и масштабируйте бизнес

 

Грамотно выстроенные бизнес-процессы — залог успешной деятельности компании. А когда в бизнес-процессах наблюдаются проблемы, требуется оптимизация. Она помогает сократить расходы, уменьшить риски, увеличить прибыль и повысить качество управления. В свою очередь, автоматизация бизнес-процессов выступает как частный случай оптимизации. В статье разберем, как оптимизировать и автоматизировать бизнес-процессы в организации. 

Для чего нужна оптимизация бизнес-процессов?

Оптимизация бизнес-процессов представляет собой комплекс мероприятий, направленных на улучшение отдельных операций. Она помогает:

  • сократить время на выполнение операций и задач;

  • снизить расходы предприятия;

  • повысить качество товаров или услуг;

  • сделать процессы в компании более прозрачными;

  • улучшить качество управления предприятием и повысить контроль над операциями.

Все это в совокупности оказывает положительное влияние на деятельность компании, достижение целей и запланированных финансовых показателей. 

Как понять, что нужна оптимизация бизнес-процессов?

Можно назвать несколько признаков того, что компании требуется улучшение бизнес-процессов:

  • несогласованность действий приводит к тому, что много времени требуется на принятие решений и выполнение операций;

  • нет контроля над отдельными операциями;

  • низкий уровень лояльности и удовлетворенности потребителей;

  • контролируются в первую очередь действия сотрудников, а не результат работ;

  • ответственность не разграничена по уровням;

  • плохо настроено взаимодействие отделов компании, в связи с чем важная информация не поступает тем, кому она нужна;

  • доходы компании сокращаются при увеличении численности работников. 

Есть и другие признаки, но в целом, можно сказать, что при любом недовольстве руководства деятельностью компании или конкретных отделов, рациональным решением может стать пересмотр ключевых бизнес-процессов с последующей их оптимизацией. 

Как проводить оптимизацию бизнес-процессов?

Очевидно, что для каждого бизнес-процесса строится индивидуальный план оптимизации. Но стандартный порядок действий такой:

  1. Определение цели оптимизации.

Нужно понять, в чем нуждается компания. Например, нужно:

  • оптимизировать затраты и снизить себестоимость товаров;

  • сократить операционный цикл предприятия;

  • сделать более прозрачным и качественным документооборот с контрагентами;

  • ускорить и упростить работу с поставщиками. 

  1. Описание текущего бизнес-процесса. 

Это поможет понять, какие изменения нужно вносить. Описать бизнес-процесс следует по такой схеме:

  • с чего начинается и чем заканчивается бизнес-процесс;

  • какие операции подразумевает;

  • кто выполняет операции, несет ответственность и контролирует;

  • какой результат бизнес-процесс дает компании. 

  1. Выявление проблемных мест. 

На основании составленной на предыдущем шаге карты-описания проводят анализ бизнес-процесса и выявление проблемных участков. 

  1. Поиск решений. 

Иногда проблему можно решить путем небольших перестроек внутри компании, без дополнительных затрат. А в иных случаях требуются серьезные изменения — модернизация оборудования и ПО, подключение цифровых сервисов и систем управления бизнес-процессами. 

При принятии решений по улучшению бизнес-процессов нужно помнить, что изменения одного процесса могут привести к негативным последствиям для другого. Поэтому необходимо просчитать риски. 

  1. Внедрение изменений. 

В большинстве случаев внедрение изменений лучше проводить плавно, частично, постепенно масштабируя. Если речь идет о внедрении цифровых систем и сервисов требуется помощь специалистов по настройке процессов с учетом потребностей компании. 

Автоматизация бизнес-процессов как способ оптимизации

Автоматизацию процессов следует рассматривать как частный случай оптимизации. Она помогает компании сократить количество рутинных задач и высвободить время на более важные задачи. Например, CRM поможет компании обрабатывать заявки и распределять задачи между сотрудниками, а система бухгалтерского учета облегчит работу бухгалтерии с документами и формированием отчетов. 

Цифровые сервисы и программное обеспечение помогают выполнять рутинную работу быстрее, продуктивнее и эффективнее. Автоматизировать можно практически любой процесс, но проще всего поддаются автоматизации типовые операции:

  • документооборот;

  • обработка сделок и заявок;

  • email-рассылки;

  • бухгалтерский и складской учёт;

  • кадровое делопроизводство. 

Автоматизация многих бизнес-процессов не всегда требует больших затрат. При этом помогает компаниям не только работать эффективнее, но и экономить. Можно выбрать готовое облачное решение, для внедрения которого в бизнес-процесс даже не потребуется помощь специалистов. 

Автоматизировать ряд бизнес-процессов помогут цифровые сервисы СберКорус. Постоянно улучшая бизнес-процессы и повышая эффективность работы, компания всегда будет на шаг впереди конкурентов. 

Экономьте на документообороте, автоматизируйте отчётность, проверяйте контрагентов и обменивайтесь документами с поставщиками
Цифровые продукты для бизнеса от СберКорус
Подписывайтесь на наш
Telegram-канал СберКорус
Наши продукты

СФЕРА EDI

Обменивайтесь финансовой, коммерческой, логистической документацией с партнерами.

Электронная подпись

Квалифицированная ЭП для взаимодействия с госорганами и партнерами.

СФЕРА Отчётность

Отчетность в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат в режиме онлайн.

Сервис проверки контрагентов

Проверка надежности по 20+ официальным источникам.
СберКорус Контакты:
Адрес: Б.Сампсониевский пр., 68Н Санкт-Петербург,
Телефон:8 800 100-8-812, Электронная почта: help@esphere.ru