Как оптимизировать и автоматизировать бизнес-процессы?
Грамотно выстроенные бизнес-процессы — залог успешной деятельности компании. А когда в бизнес-процессах наблюдаются проблемы, требуется оптимизация. Она помогает сократить расходы, уменьшить риски, увеличить прибыль и повысить качество управления. В свою очередь, автоматизация бизнес-процессов выступает как частный случай оптимизации. В статье разберем, как оптимизировать и автоматизировать бизнес-процессы в организации.
Для чего нужна оптимизация бизнес-процессов?
Оптимизация бизнес-процессов представляет собой комплекс мероприятий, направленных на улучшение отдельных операций. Она помогает:
сократить время на выполнение операций и задач;
снизить расходы предприятия;
повысить качество товаров или услуг;
сделать процессы в компании более прозрачными;
улучшить качество управления предприятием и повысить контроль над операциями.
Все это в совокупности оказывает положительное влияние на деятельность компании, достижение целей и запланированных финансовых показателей.
Как понять, что нужна оптимизация бизнес-процессов?
Можно назвать несколько признаков того, что компании требуется улучшение бизнес-процессов:
несогласованность действий приводит к тому, что много времени требуется на принятие решений и выполнение операций;
нет контроля над отдельными операциями;
низкий уровень лояльности и удовлетворенности потребителей;
контролируются в первую очередь действия сотрудников, а не результат работ;
ответственность не разграничена по уровням;
плохо настроено взаимодействие отделов компании, в связи с чем важная информация не поступает тем, кому она нужна;
доходы компании сокращаются при увеличении численности работников.
Есть и другие признаки, но в целом, можно сказать, что при любом недовольстве руководства деятельностью компании или конкретных отделов, рациональным решением может стать пересмотр ключевых бизнес-процессов с последующей их оптимизацией.
Как проводить оптимизацию бизнес-процессов?
Очевидно, что для каждого бизнес-процесса строится индивидуальный план оптимизации. Но стандартный порядок действий такой:
Определение цели оптимизации.
Нужно понять, в чем нуждается компания. Например, нужно:
оптимизировать затраты и снизить себестоимость товаров;
сократить операционный цикл предприятия;
сделать более прозрачным и качественным документооборот с контрагентами;
ускорить и упростить работу с поставщиками.
Описание текущего бизнес-процесса.
Это поможет понять, какие изменения нужно вносить. Описать бизнес-процесс следует по такой схеме:
с чего начинается и чем заканчивается бизнес-процесс;
какие операции подразумевает;
кто выполняет операции, несет ответственность и контролирует;
какой результат бизнес-процесс дает компании.
Выявление проблемных мест.
На основании составленной на предыдущем шаге карты-описания проводят анализ бизнес-процесса и выявление проблемных участков.
Поиск решений.
Иногда проблему можно решить путем небольших перестроек внутри компании, без дополнительных затрат. А в иных случаях требуются серьезные изменения — модернизация оборудования и ПО, подключение цифровых сервисов и систем управления бизнес-процессами.
При принятии решений по улучшению бизнес-процессов нужно помнить, что изменения одного процесса могут привести к негативным последствиям для другого. Поэтому необходимо просчитать риски.
Внедрение изменений.
В большинстве случаев внедрение изменений лучше проводить плавно, частично, постепенно масштабируя. Если речь идет о внедрении цифровых систем и сервисов требуется помощь специалистов по настройке процессов с учетом потребностей компании.
Автоматизация бизнес-процессов как способ оптимизации
Автоматизацию процессов следует рассматривать как частный случай оптимизации. Она помогает компании сократить количество рутинных задач и высвободить время на более важные задачи. Например, CRM поможет компании обрабатывать заявки и распределять задачи между сотрудниками, а система бухгалтерского учета облегчит работу бухгалтерии с документами и формированием отчетов.
Цифровые сервисы и программное обеспечение помогают выполнять рутинную работу быстрее, продуктивнее и эффективнее. Автоматизировать можно практически любой процесс, но проще всего поддаются автоматизации типовые операции:
документооборот;
обработка сделок и заявок;
email-рассылки;
бухгалтерский и складской учёт;
кадровое делопроизводство.
Автоматизация многих бизнес-процессов не всегда требует больших затрат. При этом помогает компаниям не только работать эффективнее, но и экономить. Можно выбрать готовое облачное решение, для внедрения которого в бизнес-процесс даже не потребуется помощь специалистов.
Автоматизировать ряд бизнес-процессов помогут цифровые сервисы СберКорус. Постоянно улучшая бизнес-процессы и повышая эффективность работы, компания всегда будет на шаг впереди конкурентов.
Telegram-канал СберКорус