Как отчитываться за работников в ФНС, ПФР и ФСС

Независимо от вида деятельности все индивидуальные предприниматели и организации отправляют в госорганы отчёты о сотрудниках. Причём отчитываться необходимо о штатных сотрудниках и о работающих по договору ГПХ, в том числе и временно. В статье расскажем, какие отчёты сдают по сотрудникам, с которыми заключён трудовой договор. 

ФНС

Какие отчёты по сотрудникам организации надо сдать в ФНС:

1. 2-НДФЛ

Справку оформляют на каждого сотрудника, по форме, утвержденной ФНС. Что вносят:

• полученный доход;

• удержанный НДФЛ;

• налоговые вычеты при наличии. 

Это годовой отчёт по сотрудникам, отправляют не позднее 1 марта года, следующего за отчётным. 

2. 6-НДФЛ

Что вносят:

• сумму доходов, полученных всеми сотрудниками;

• общую сумму НДФЛ. 

Справку подают ежеквартально. Сроки сдачи отчёта за сотрудников по этой форме:

первый квартал — до 30 апреля, второй — до 31 июля, третий — до 2 ноября, четвёртый — до 1 марта следующего года. 

3. Единый расчёт по страховым взносам

Что вносят:

сумму страховых взносов на все виды страхования:

• пенсионное;

• медицинское;

• социальное.  

Сдают нарастающим итогом ежеквартально в такие сроки: первый квартал — до 30 апреля, второй — до 30 июля, третий — до 2 октября, четвёртый — до 30 января следующего года. 

ПФР

Отправить отчёт по сотрудникам в ПФР нужно в следующих формах:

1. СЗВ-М

Какие сведения о сотрудниках вносят:

• ФИО;

• ИНН;

• СНИЛС. 

Сдают справку ежемесячно не позднее 15 числа месяца, который идёт за отчётным. Образец утверждён Постановлением Правления ПФР от 1 февраля 2016 г. № 83п.

2. СЗВ-ТД

СЗВ-ТД — это новый отчёт в ПФР, который ввели в связи с переходом на электронные трудовые книжки. Сведения о трудовой деятельности работников подают за всех, с кем заключены трудовые договоры. В документе отражают следующие данные: 

• дата начала деятельности;

• занимаемая должность;

• реквизиты приказа о приёме на работу;

• при увольнении — причина, дата и реквизиты приказа;

• информация об изменении должности, повышении. 

Если работника принимают на работу или увольняют, справку с соответствующими сведениями надо отправить в этот же или на следующий день. При внесении иных изменений — до 15 числа следующего месяца. Форма утверждена Постановлением Правления ПФР от 25 декабря 2019 г. № 730п.

3. СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1

В СЗВ-СТАЖ указывают:

• данные работодателя;

• ФИО и СНИЛС работников;

• периоды работы, отпуска, болезней и другие сведения для исчисления трудового стажа. 

ОДВ-1 — это опись, в которой указывают суммы уплаченных страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.

Эту справку с описью сдают раз в год — до 1 марта года, который следует за отчётным. Форма утверждена Постановлением Правления ПФР от 6 декабря 2018 г. № 507п.

ФСС

В Фонд социального страхования отправляют:

1. Расчёт по форме 4-ФСС

В отчёте указывают:

• количество работников;

• сумму выплаченной заработной платы;

• сумму взносов от несчастных случаев и профессиональных заболеваний (и суммы по выплаченным пособиям);

• данные специальной оценки рабочих мест. 

Расчёт 4-ФСС сдают каждый квартал.

2. Заявление и справка-подтверждение основного вида деятельности

Один раз в год до 15 апреля в ФСС нужно отправлять заявление и справку-подтверждение основного вида деятельности. На основании этих документов назначают тарифы страховых взносов на травматизм.

Если ФСС не получат подтверждение основного вида деятельности, то по указанным в ЕГРЮЛ или ЕГРИП видам деятельности присваивается максимальный класс профессионального риска. А это значит, что выплачивать страховые взносы придётся по максимальному тарифу. 

3. Копия пояснительной записки к бухгалтерскому балансу за предыдущий год

Этот документ не нужно сдавать ИП и предприятиям малого бизнеса. А вот у остальных юридических лиц без этого документа не примут сведения о численности работников и справку-подтверждение основного вида деятельности и назначат страховые взносы по максимальному тарифу. Пояснительная записка составляется на фирменном бланке организации в произвольной форме. 

Как лучше ИП и юрлицам отчитаться за работников — в бумажном или в электронном виде?

Сейчас до сих пор в некоторых случаях можно предоставлять отчёты в госорганы на бумажных носителях. Но, к примеру, если численность штата превышает 10 человек, то в ФНС отчёты можно отправить только электронно. А если нанятых сотрудников более 25, то в ПФР и ФСС документы принимают только в электронном виде. 

На электронную сдачу отчётности переходит всё больше предпринимателей и компаний. Ведь это удобно, экономит время и позволяет сократить расходы на бумагу, принтеры и т. д. Сервис СФЕРА Отчётность от СберКорус подходит для ИП и юридических лиц. С его помощью можно легко формировать и отправлять отчёты во все госорганы, не опаздывая по срокам.