Руководитель не всегда может уследить самостоятельно, кто из сотрудников нарушает трудовую дисциплину. Либо, напротив, не всегда вышестоящий руководитель знает о некорректных требованиях нижестоящего начальника к своим подчинённым. Если мирное обсуждение проблем в коллективе не приносит должного результата, выходом может стать докладная записка. Этот документ сообщает о различных инцидентах внутри штата и предлагает вариант решения проблем, возникших у руководителей и сотрудников. Выясним, как правильно написать докладную, какие виды документов существуют, и какая информация должна быть отражена в записке в обязательном порядке.
Докладную записку можно назвать строго иерархичным документом, поскольку он всегда направляется от подчинённого непосредственному руководителю. Исключение составляют случаи, когда сотрудник хочет рассказать о проступках своего руководителя вышестоящему начальству.
В докладной записке всегда называют Ф.И.О. человека, в отношении которого требуется принятие каких-либо мер. Выделяют несколько форм доклада начальнику:
Внутренние и внешние. Под внутренними понимаются документы, направляющиеся руководству любого уровня внутри компании. Под внешними — записки, направляющиеся в другую организацию. Например, строительная фирма входит в саморегулируемую организацию (СРО), и можно рассказать ей о нарушениях, встречающихся в компании.
Позитивные и негативные. Образец докладной на имя директора может носить и позитивный характер. Например, сообщать о перевыполнении планов и предложении премировать самых активных сотрудников. Негативные сообщают о неприятных инцидентах внутри организации — например, о невыполнении трудовых обязанностей кем-то из коллектива.
Информационные. Они могут сообщать о выполнении какого-то этапа работ, предложить какую-то новую идею для внедрения в производственном процессе, предоставить отчёт о завершении какого-то проекта и ожидания новых распоряжений.
Для того, чтобы быстрее доносить до руководства информацию о различных инцидентах, можно воспользоваться инструментами кадрового электронного документооборота (КЭДО). В сервисе можно:
утвердить разные образцы форм докладных записок для отличающихся друг от друга ситуаций — сотрудник сразу сможет выбрать шаблон, заполнить его и отправить вышестоящему руководителю;
ускорить регистрацию докладов начальству — как только документ будет оформлен и загружен в КЭДО, он моментально дойдёт до адресата;
упростить поиск документов — фильтры в сервисе помогут найти необходимую докладную за секунды;
упорядочить хранение документов — сервис КЭДО позволяет собрать всю информацию в одном месте.
Текст докладной записки, как правило, оформляется следующим образом:
в самом начале указывается информация об адресате и составителе документа: Ф.И.О., должность, наименование компании;
указывается наименование документа «Докладная записка» и раскрывается, о чём именно пойдёт речь (например, о нарушении трудовой дисциплины);
описываются факты происшествия с именами причастных к нему лиц и датах, когда оно случилось;
указывается вариант решения проблемы (например, просьба сделать выговор сотруднику, который пренебрегает трудовой дисциплиной);
прописывается перечень документов, которые прилагаются к записке, при их наличии;
ставятся подпись и дата.
Рекомендуется придерживаться следующих правил при составлении документа:
Краткость. Ситуацию нужно описать сжато, коротко описывая все важные факты, не выражая никакого субъективного мнения о событии.
Доказательства. После описания инцидента и просьбы принять какие-либо меры желательно приложить доказательства того, что был совершён какой-то проступок, работа действительно завершена или план перевыполнен.
Неанонимность. Составитель докладной записки обязан назвать себя.
Образец написания докладной
Нередко, когда надо писать докладные записки, их путают со служебными или объяснительными. Однако у них есть принципиальные отличия:
Служебные записки — это документы, предполагающие обмен информацией между сотрудниками, отделами, департаментами, не находящимися в прямом подчинении друг у друга. Они просто сообщают о положении дел в компании, у них нет иерархичности.
Объяснительные рассказывают, из-за чего произошла та или иная ситуация. Докладные же просто фиксируют факты, без раскрытия причин.
Все виды вышеупомянутых документов так или иначе помогают коллективу и руководству принимать решения и действовать сообразно ситуации.