Как подписывать первичные документы в ЭДО?

#блог
Перейти на ЭДО
Получайте и отправляйте любые электронные документы!

Процесс оформления и передачи первичных бухгалтерских документов регламентируется ст. 9 402-ФЗ РФ. Они формируются после любого факта хозяйственной деятельности в системе электронного документооборота (ЭДО), а также на бумажных носителях.

Формат первичных документов

Компании применяют разные типы первичных документов, составление их — в зоне ответственности директора, а также бухгалтера. Унифицирован ФНС и Минфином РФ формат таких документов:

  • УПД. Счет-фактура (СЧФ).

  • УПД. Счет-фактура и документ о передаче товаров (работ, услуг, имущественных прав (СЧФДОП).

  • Документ о передаче товаров (работ, услуг, имущественных прав) (ДОП).

  • УКД.

Организации обмениваются файлами в разных форматах, договариваясь о пунктах заранее. В документах, которые оформляются на бумаге, можно изменить строки и графы. Если форма для операции не определена законом, то фирма создает бланк самостоятельно, указывая обязательные реквизиты:

  1. название;

  2. дату создания;

  3. наименование компании;

  4. основной посыл;

  5. денежная сумма или другие показатели хозяйственной деятельности;

  6. ФИО должностных лиц, подписывающих документ.

Для чего нужны первичные учётные документы?

Первичные документы предназначаются для сдачи отчётности в налоговую службу. Сведения записываются в регистры бухгалтерского учёта. Запись доказывает фактические затраты фирмы и подтверждает корректность расчета налогов. Определяет условия и суммы перечисленной оплаты по договору, фиксирует факт получение товаров. Данные бумаги нужно предоставить в налоговый орган в процессе проверки компании или в судебных разбирательствах.

Первичные учётные документы можно составлять в электронном формате. Электронные договоры, счета, акты, сформированные по правилам, являются юридически значимыми и учитываются инспекторами ФНС.

Используйте сервис СФЕРА Курьер для обмена всеми видами электронных документов с контрагентами. 

ЭДО помогает:

  • Сэкономить на бумаге, канцтоварах и хранении документов.

  • Снизить риски потери и порчи файлов.

  • Повысить продуктивность сотрудников.

  • Ускорить согласование и поиск документов.

Следует обратить внимание на изменения в ст. 169 НК РФ, которые вступили в силу 1 июля 2021 года: те, кто не являются плательщиками НДС, но участвуют в прослеживаемости товаров, теперь обязаны оформлять счета-фактуры и обмениваться ими исключительно в электронном виде. Приказ Минфина России №14н от 05.02.2021, который вступил в силу также  1 июля 2021 года, регулирует порядок выставления и получения электронных счетов-фактур. В нём прописана необходимость хранения налогоплательщиком счетов-фактур в электронном виде совместно со всеми технологическими документами, созданными при передаче через оператора ЭДО. Таким образом, Приказ дает отрицательный ответ на вопрос о том, надо ли хранить дубликаты документов на бумаге. 

Как подписать электронные документы?

Чтобы наделить форму юридической силой, необходимо ее подписать КЭП, также внести сведения о её применении в учетную политику фирмы. Заказать подпись можно только в удостоверяющих центрах, например, в СберКорусе по ссылке. С помощью КЭП вы сможете:

  • доказать авторство;

  • защитить документы от вмешательства.

Существуют разные тарифы КЭП, с помощью которых можно участвовать в торгах, обмениваться различными документами как непосредственно внутри фирмы, так и за её пределами с поставщиками.

Штрафы за нарушения правил и особенностей оформления электронных документов

За неоформление первичных бухгалтерских документов придется заплатить штраф:

  • 10 000 руб. — если отсутствует полный пакет документов;

  • 30 000 руб. — за нарушения на протяжении налогового периода;

  • 40 000 руб. или 20% от суммы неуплаченного налога — если документы были оформлены для снижения налоговой базы.

Кто еще имеет возможность запросить первичные документы?

Запросить первичные документы могут как ФНС, так и ФАС РФ, Федеральное казначейство, таможенная служба и др. Если вы оформили первичные документы непосредственно в электронном виде, то их могут изъять точно так же, как и бумажные. Документы, не имеющие отношения к проверке, конфисковать не могут.

Откройте расчетный счет для ИП и ООО в Сбере и подключите электронный документооборот со скидкой до 53%
ЭДО от 350 ₽ при открытии счета для бизнеса в Сбере

Наши продукты

Читать также