Как подписывать первичные документы в ЭДО?


Процесс оформления и передачи первичных бухгалтерских документов регламентируется ст. 9 402-ФЗ РФ. Они формируются после любого факта хозяйственной деятельности в системе электронного документооборота (ЭДО), а также на бумажных носителях.
Формат первичных документов
Компании применяют разные типы первичных документов, составление их — в зоне ответственности директора, а также бухгалтера. Унифицирован ФНС и Минфином РФ формат таких документов:
УПД. Счет-фактура (СЧФ).
УПД. Счет-фактура и документ о передаче товаров (работ, услуг, имущественных прав (СЧФДОП).
Документ о передаче товаров (работ, услуг, имущественных прав) (ДОП).
УКД.
Организации обмениваются файлами в разных форматах, договариваясь о пунктах заранее. В документах, которые оформляются на бумаге, можно изменить строки и графы. Если форма для операции не определена законом, то фирма создает бланк самостоятельно, указывая обязательные реквизиты:
название;
дату создания;
наименование компании;
основной посыл;
денежная сумма или другие показатели хозяйственной деятельности;
ФИО должностных лиц, подписывающих документ.
Для чего нужны первичные учётные документы?
Первичные документы предназначаются для сдачи отчётности в налоговую службу. Сведения записываются в регистры бухгалтерского учёта. Запись доказывает фактические затраты фирмы и подтверждает корректность расчета налогов. Определяет условия и суммы перечисленной оплаты по договору, фиксирует факт получение товаров. Данные бумаги нужно предоставить в налоговый орган в процессе проверки компании или в судебных разбирательствах.
Первичные учётные документы можно составлять в электронном формате. Электронные договоры, счета, акты, сформированные по правилам, являются юридически значимыми и учитываются инспекторами ФНС.
Используйте сервис СФЕРА Курьер для обмена всеми видами электронных документов с контрагентами.
ЭДО помогает:
Сэкономить на бумаге, канцтоварах и хранении документов.
Снизить риски потери и порчи файлов.
Повысить продуктивность сотрудников.
Ускорить согласование и поиск документов.
Следует обратить внимание на изменения в ст. 169 НК РФ, которые вступили в силу 1 июля 2021 года: те, кто не являются плательщиками НДС, но участвуют в прослеживаемости товаров, теперь обязаны оформлять счета-фактуры и обмениваться ими исключительно в электронном виде. Приказ Минфина России №14н от 05.02.2021, который вступил в силу также 1 июля 2021 года, регулирует порядок выставления и получения электронных счетов-фактур. В нём прописана необходимость хранения налогоплательщиком счетов-фактур в электронном виде совместно со всеми технологическими документами, созданными при передаче через оператора ЭДО. Таким образом, Приказ дает отрицательный ответ на вопрос о том, надо ли хранить дубликаты документов на бумаге.
Как подписать электронные документы?
Чтобы наделить форму юридической силой, необходимо ее подписать КЭП, также внести сведения о её применении в учетную политику фирмы. Заказать подпись можно только в удостоверяющих центрах, например, в СберКорусе по ссылке. С помощью КЭП вы сможете:
доказать авторство;
защитить документы от вмешательства.
Существуют разные тарифы КЭП, с помощью которых можно участвовать в торгах, обмениваться различными документами как непосредственно внутри фирмы, так и за её пределами с поставщиками.
Штрафы за нарушения правил и особенностей оформления электронных документов
За неоформление первичных бухгалтерских документов придется заплатить штраф:
10 000 руб. — если отсутствует полный пакет документов;
30 000 руб. — за нарушения на протяжении налогового периода;
40 000 руб. или 20% от суммы неуплаченного налога — если документы были оформлены для снижения налоговой базы.
Кто еще имеет возможность запросить первичные документы?
Запросить первичные документы могут как ФНС, так и ФАС РФ, Федеральное казначейство, таможенная служба и др. Если вы оформили первичные документы непосредственно в электронном виде, то их могут изъять точно так же, как и бумажные. Документы, не имеющие отношения к проверке, конфисковать не могут.

Telegram-канал СберКорус

Сфера Документы

Сфера Торговля

Сфера Отчётность
