Современные реалии делают переход на электронный документооборот всё более стремительным. Весной 20 г. начался переход на электронное делопроизводство, однако всё ещё многие работодатели не имеют полное представление о том, как это работает.
Прочитайте статью для ознакомления с регламентом работы с ЭДО. Мы расскажем, что значит формат и форма документа, какие законы касаются работы с ЭДО и другие важные особенности процесса.
В соответствии с N 63-ФЗ от 06.04.2011, документы с электронной подписью признаются равнозначными по юридической силе подписанным от руки и заверенным печатью.
Самый защищённый вид подписи для такой документации — КЭП — квалифицированная электронная подпись. На этапе подписания документации КЭП вам не требуется заполнять какие-либо доп. соглашения с бизнес-партнёром о значимости подписи, в отличие от ПЭП или НЭП — простой и неквалифицированной электронными подписями.
Возможны исключения из этого правила в случаях, описываемых в нормативных правовых актах и федеральных законах. Например, в ТК обозначен регламент работы с трудовым договором, предусматривающий бумажный обмен документацией, с удалёнными сотрудниками в том числе. Это правило означает, что даже подписанный электронный трудовой договор необходимо отправить работнику в бумажном виде.
Уточните, указаны ли в нормативных актах, касающихся вашей области деятельности, критерии обработки бумажной документации.
Вскоре вступят в силу нововведения закона N 63-ФЗ от 06.04.2011. Например, электронную подпись следует предоставлять физлицу, а не сотруднику организации. Изменение вступает в действие с 01.01.2022 г. Физическое лицо сможет обозначать свои полномочия, заверяя документацию электронной подписью.
На сегодняшний день электронная доверенность не введена в обиход. Термин «документ о полномочиях в машиночитаемом виде» встречается в N 476-ФЗ от 27.12.2019, который вносит поправки в ст. 63-ФЗ «Об электронной подписи». Тем не менее, пока нет информации о том, каким образом будут работать машиночитаемые доверенности. Поэтому операторам недоступна проверка законности подписания документации по доверенности и предоставление этих данных получателям. Но, отталкиваясь от сегодняшних потребностей бизнеса, к 2022 г. формат электронной доверенности всё-таки будет создан. Так, уже сейчас доступен просмотр проекта постановления Правительства РФ с перечнем критериев, которым должно отвечать оформление и обработка электронной доверенности.
В соответствии с проектом, в электронной доверенности должны быть указаны:
срок действия документа о доверенности;
дата оформления;
информация о доверителе;
идентификатор полномочия;
идентифицирующие сведения о системе, обеспечивающей техническую возможность доступа к сведениям о досрочном завершении действия доверенности, включая случаи отмены доверителем.
Наиболее строгие правила выставляются к счетам-фактурам. В соответствии со статьёй 169 НК РФ, электронные счета-фактуры можно предъявлять по обоюдному соглашению сторон. Их электронная версия формируется и отправляется по нормативам, предусмотренным Минфином - то есть только через оператора. Таким образом, скан электронного счета-фактуры, отправленный по электронной почте, будет считаться недействительным.
В приказе налоговой, установившем формат электронной документации, отсутствуют правила визуализации — то есть нет конкретного представления, как это будет выглядеть в печатном виде либо в мониторе компьютера.
Если вы используете Диадок с предусмотренными специализированными требованиями к обращению с документацией, можно отправить сообщение с запросом кастомизации форм, чтобы вам добавили нужные данные. Таким образом происходит организация работы с документацией на вашем рабочем месте в привычном формате, как с обычной на бумаге.
В то время, как единый бумажный документ подписывают две стороны, ЭДО нужно вести по-другому. Документация подписывается сначала продавцом - частично, в своём файле, со всеми реквизитами и данными. Внести изменения в подписанный документ нельзя. Даже если кто-то попытается это сделать, в файле документа будут расхождения с файлом подписи и ошибка будет очевидна. Чтобы внести свои данные в электронную документацию, покупатель должен подключиться к файлу продавца через идентификатор.
Печатная форма документа отражает штамп подписи с данными о дате подписания, сертификатах и самих подписантах. В случае разделения документа на два листа у каждого листа появляется свой идентификатор, делающий невозможным добавление какого-либо другого распечатанного листа.
Показывается в штампе на печатной форме документа в момент нажатия клавиши или совершения подтверждающего действия для подписания. В это время оператор связывается с удостоверяющим головным центром, чтобы удостовериться в подлинности электронной подписи. Затем все данные о подписанте, времени и дате появляются в системе - так происходит защищённая регистрация и обработка вашего взаимодействия, которую обеспечивает технология ЭДО. Оператору во время подписания неизвестны полномочия подписанта, поэтому рекомендуется делать запрос обоснования полномочий контрагента. Через Диадок можно с лёгкостью отправить доверенность.
XML-файл счета-фактуры содержит даты создания, указанные самим продавцом. Так, вы можете указать в счёте-фактуре, составленном 20 декабря, дату 30 ноября.
Это правило действует и в работе с ХМL-файлом первичного документа - есть дата создания самого документа, а есть ещё реальная дата произведённых действий. Например, дата отгрузки товара продавцом и приёма покупателем. Все даты указываются участниками процесса и могут отличаться от дат подписания документа. Главное правило: в реквизитах нужно указывать только даты создания документа и даты хозяйственной жизни.
Также важно учитывать ещё один значимый нюанс. Нет какой-либо точной инструкции, применимой к дате подписания электронной документации. Дело в том, что операторы её фиксируют в произвольной форме для удобства компаний, но специально прибегать к этим датам для ведения учета не следует. Ориентир должен быть на факты хозяйственной жизни. Так, если товар был отгружен 5 июля, а документ подписан только 1 сентября, предприятие должно указать именно день отгрузки.
Даты отправления и приема счёта-фактуры обозначаются в специальных файлах — уведомлениях и подтверждениях, утверждённых Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 No 174н.
Воспользуйтесь сервисом ЭДО от СберКорус — создание и обмен документацией будут доступны вам в несколько кликов.