Как пользоваться электронными документами

Современные реалии делают переход на электронный документооборот всё более стремительным. Весной 20 г. начался переход на электронное делопроизводство, однако всё ещё многие работодатели не имеют полное представление о том, как это работает.

Прочитайте статью для ознакомления с регламентом работы с ЭДО. Мы расскажем, что значит формат и форма документа, какие законы касаются работы с ЭДО и другие важные особенности процесса.

Каков порядок работы с ЭДО

• В соответствии с N 63-ФЗ от 06.04.2011, документы с электронной подписью признаются равнозначными по юридической силе подписанным от руки и заверенным печатью.

• Самый защищённый вид подписи для такой документации — КЭП — квалифицированная электронная подпись. На этапе подписания документации КЭП вам не требуется заполнять какие-либо доп. соглашения с бизнес-партнёром о значимости подписи, в отличие от ПЭП или НЭП — простой и неквалифицированной электронными подписями.

• Возможны исключения из этого правила в случаях, описываемых в нормативных правовых актах и федеральных законах. Например, в ТК обозначен регламент работы с трудовым договором, предусматривающий бумажный обмен документацией, с удалёнными сотрудниками в том числе. Это правило означает, что даже подписанный электронный трудовой договор необходимо отправить работнику в бумажном виде.

• Уточните, указаны ли в нормативных актах, касающихся вашей области деятельности, критерии обработки бумажной документации.

• Вскоре вступят в силу нововведения закона N 63-ФЗ от 06.04.2011. Например, электронную подпись следует предоставлять физлицу, а не сотруднику организации. Изменение вступает в действие с 01.01.2022 г. Физическое лицо сможет обозначать свои полномочия, заверяя документацию электронной подписью.

Появление электронной доверенности

На сегодняшний день электронная доверенность не введена в обиход. Термин «документ о полномочиях в машиночитаемом виде» встречается в N 476-ФЗ от 27.12.2019, который вносит поправки в ст. 63-ФЗ «Об электронной подписи». Тем не менее, пока нет информации о том, каким образом будут работать машиночитаемые доверенности. Поэтому операторам недоступна проверка законности подписания документации по доверенности и предоставление этих данных получателям. Но, отталкиваясь от сегодняшних потребностей бизнеса, к 2022 г. формат электронной доверенности всё-таки будет создан. Так, уже сейчас доступен просмотр проекта постановления Правительства РФ с перечнем критериев, которым должно отвечать оформление и обработка электронной доверенности.

В соответствии с проектом, в электронной доверенности должны быть указаны:

• срок действия документа о доверенности;

• дата оформления;

• информация о доверителе;

• идентификатор полномочия;

• идентифицирующие сведения о системе, обеспечивающей техническую возможность доступа к сведениям о досрочном завершении действия доверенности, включая случаи отмены доверителем.

Правила оформления и ведения электронной документации

Наиболее строгие правила выставляются к счетам-фактурам. В соответствии со статьёй 169 НК РФ, электронные счета-фактуры можно предъявлять по обоюдному соглашению сторон. Их электронная версия формируется и отправляется по нормативам, предусмотренным Минфином - то есть только через оператора. Таким образом, скан электронного счета-фактуры, отправленный по электронной почте, будет считаться недействительным.

О формате и форме документации

В приказе налоговой, установившем формат электронной документации, отсутствуют правила визуализации — то есть нет конкретного представления, как это будет выглядеть в печатном виде либо в мониторе компьютера.

Если вы используете Диадок с предусмотренными специализированными требованиями к обращению с документацией, можно отправить сообщение с запросом кастомизации форм, чтобы вам добавили нужные данные. Таким образом происходит организация работы с документацией на вашем рабочем месте в привычном формате, как с обычной на бумаге.

В то время, как единый бумажный документ подписывают две стороны, ЭДО нужно вести по-другому. Документация подписывается сначала продавцом - частично, в своём файле, со всеми реквизитами и данными. Внести изменения в подписанный документ нельзя. Даже если кто-то попытается это сделать, в файле документа будут расхождения с файлом подписи и ошибка будет очевидна. Чтобы внести свои данные в электронную документацию, покупатель должен подключиться к файлу продавца через идентификатор.

Печатная форма документа отражает штамп подписи с данными о дате подписания, сертификатах и самих подписантах. В случае разделения документа на два листа у каждого листа появляется свой идентификатор, делающий невозможным добавление какого-либо другого распечатанного листа.

Дата подписания электронного документа

Показывается в штампе на печатной форме документа в момент нажатия клавиши или совершения подтверждающего действия для подписания. В это время оператор связывается с удостоверяющим головным центром, чтобы удостовериться в подлинности электронной подписи. Затем все данные о подписанте, времени и дате появляются в системе - так происходит защищённая регистрация и обработка вашего взаимодействия, которую обеспечивает технология ЭДО. Оператору во время подписания неизвестны полномочия подписанта, поэтому рекомендуется делать запрос обоснования полномочий контрагента. Через Диадок можно с лёгкостью отправить доверенность.

XML-файл счета-фактуры содержит даты создания, указанные самим продавцом. Так, вы можете указать в счёте-фактуре, составленном 20 декабря, дату 30 ноября.

Это правило действует и в работе с ХМL-файлом первичного документа - есть дата создания самого документа, а есть ещё реальная дата произведённых действий. Например, дата отгрузки товара продавцом и приёма покупателем. Все даты указываются участниками процесса и могут отличаться от дат подписания документа. Главное правило: в реквизитах нужно указывать только даты создания документа и даты хозяйственной жизни.

Также важно учитывать ещё один значимый нюанс. Нет какой-либо точной инструкции, применимой к дате подписания электронной документации. Дело в том, что операторы её фиксируют в произвольной форме для удобства компаний, но специально прибегать к этим датам для ведения учета не следует. Ориентир должен быть на факты хозяйственной жизни. Так, если товар был отгружен 5 июля, а документ подписан только 1 сентября, предприятие должно указать именно день отгрузки.

Даты отправления и приема счёта-фактуры обозначаются в специальных файлах — уведомлениях и подтверждениях, утверждённых Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 No 174н.

Воспользуйтесь сервисом ЭДО от СберКорус — создание и обмен документацией будут доступны вам в несколько кликов.