Как пройти проверку трудовой инспекции, если в компании кадровый ЭДО

Государственная инспекция труда (ГИТ) — это организация, основной функцией которой является контроль в сфере трудовых отношений. ГИТ проводит плановые и внеплановые проверки. При этом проверка может быть проведена только в присутствии руководителя или уполномоченного сотрудника. В статье расскажем, как пройти проверку, если компания ведёт кадровый электронный документооборот (КЭДО).

Что проверяет трудовая инспекция?

Инспекция по труду контролирует все кадровые процессы:

• приём на работу;

• составление и заключение трудовых договоров;

• увольнение работников;

• ведение учёта рабочего времени;

• предоставление отпусков;

• назначение и выплату заработной платы;

• соблюдение требований по охране труда;

• предоставление социальных пакетов и многое другое. 

При плановой проверке организацию проверяют в общем, по всем сферам, но инспектор может сделать акцент только на каком-то одном процессе, если на организацию нет жалоб. Внеплановая проверка организуется, если были найдены ошибки и выданы предписания на их исправление при плановом визите, или на работодателя поступили жалобы. 

Порядок проведения плановой проверки

Такую проверку проводят раз в три года по плану, который публикует Роструд. В конце календарного года публикуется список организаций, которые проверят в следующем году с указанием основания для проверки и даты. Первый раз планово компанию проверят через три года с даты государственной регистрации и начала предпринимательской деятельности. Не позднее чем за 3 дня инспекция должна выслать уведомление о планируемом визите. 

Организацию и порядок проведения плановых проверок регламентируют ст. 9 и 16 294-ФЗ. Как действует инспектор:

• Проверяет кадровые процессы и документы.

• По итогам составляет акт. Если найдены нарушения, но проверяемый возражает или считает какие-либо действия инспектора неправомерными, он обязательно должен указать это в акте. 

• Инспектор выносит решение, выдаëт предписание, в котором отражает ошибки, требующие исправления. В течение указанного срока ошибки нужно исправить. Если проверяемый не согласен с действиями или решениями инспектора, он может обратиться в трудовую инспекцию с соответствующим заявлением в течение 15 календарных дней. 

• После исполнения предписания организуется повторная проверка. Неисполнение предписания влечёт за собой штраф. 

Порядок проведения внеплановой проверки

В функции трудовой инспекции входят приём и обработка жалоб физических лиц. Если жалоба имеет основания и не является анонимной, у инспекции по труду возникает право провести внеплановую проверку. 

По каким вопросам обращаются в трудовую инспекцию? Обращения бывают самые разные — работодатель не заключил договор, не выплачивает заработную плату, предоставляет плохие условия труда, ущемляет права льготных категорий граждан. 

Что делает трудовая инспекция после обращения:

• Если жалоба имеет основания, ГИТ согласует проверку с прокуратурой. Разрешено проводить проверку без согласования с прокуратурой только в двух случаях — если основанием является незаключение или неправильное заключение договора с работником, и когда нарушение трудового законодательства опасно для жизни и здоровья сотрудников. 

• Когда разрешение прокуратуры получено, трудовая инспекция высылает уведомление проверяемой компании не менее чем за 24 часа до начала проверки. ГИТ имеет полномочия явиться без предупреждения в перечисленных выше случаях, когда согласование с прокуратурой не требуется.

• Проводится проверка, при этом инспекция руководствуется ст. 10 294-ФЗ. 

Не всегда трудовая инспекция проводит выездную проверку — у работодателя могут просто запросить необходимые документы. 

Как пройти проверку с КЭДО?

Если поступил запрос на отправку кадровых документов от инспекции по труду, при бумажном кадровом документообороте вопросов у специалистов кадровой службы не возникает: заверенные копии бумажных документов отправляют заказным письмом или сканируют и направляют по электронной почте. А вот электронный кадровый документооборот многих кадровиков как раз и пугает тем, что нет понимания, как взаимодействовать при необходимости с трудовой инспекцией. 

Очень часто задают вопрос: «А если трудовая инспекция придёт с проверкой, что делать, когда все документы в компьютере?». На самом деле всё просто: при выездной проверке инспектору можно показать как оригиналы, так и визуализированные копии документов на устройстве. Или при нём их распечатать, по запросу. А отправить переведённые в «цифру» кадровые документы тоже несложно. 

Если компания перешла на КЭДО, пройти проверку и предоставить нужные кадровые документы инспекторам по труду ещё проще, чем при бумажном документообороте. И это большой плюс, который дополняет перечень преимуществ КЭДО. 

Отличие оригинала и копии документа в КЭДО

На оригинале электронного документа цифровая подпись зашифрована, её невозможно прочитать. В таком виде в госорганы отправляют, например, СЗВ-ТД, декларацию СОУТ. А для трудовых договоров, приказов, табелей и прочих документов делают визуализированные копии (обычно в формате PDF) с текстовым форматом электронной подписи, где видно, кто и когда подписал документ. 

Как предоставлять электронные документы в трудовую инспекцию?

Рассмотрим два случая:

1. ГИТ просит отправит документы на электронную почту.

В этом случае правильнее отправлять визуализированные копии в формате PDF. При требовании предоставить заверенные копии следует подписать документ электронной подписью руководителя. 

Важно: в названии электронного документа надо указать как можно больше данных, например, «Приказ о приёме Иванова Ивана Ивановича от 01.01.2021». 

2. ГИТ просит предоставить бумажные документы.

Несмотря на то, что госорганы поддерживают цифровизацию и стремятся к электронному взаимодействию с бизнесом, случается и такое — какие-то моменты инспекции проще проверить на бумаге. 

В этом случае необходимо распечатать визуализированную копию документа и заверить по правилам, действующим для бумажных документов: штамп «Копия верна» с подписью, Ф. И. О. и должностью подписавшего (ГОСТ Р 7.0.97-2016). 

Копии электронных документов в бумажном виде можно предоставить в ГИТ лично или отправить заказным письмом по почте. 

Сканированные копии документов, заверенные электронной подписью — что это?

Иногда госорганы, в том числе и трудовая инспекция, присылают странные запросы: «Просим предоставить сканированные копии документов, заверенные электронной подписью». Что они имеют в виду? Такая формулировка, скорее всего, предполагает отправку визуализированной копии электронного документа с текстовой ЭП. Но для верности и спокойствия можно распечатать документ, заверить по установленным правилам живой печатью и подписью, отсканировать и направить в ответ скан. 

Как отправлять оригиналы электронных документов?

В некоторых случаях инспекция по труду может потребовать именно оригинал. Электронный документ может быть подписан простой ЭП (ПЭП), усиленной неквалифицированной ЭП (УНЭП) и усиленной квалифицированной ЭП (УКЭП). И в зависимости от вида подписи определяется набор файлов:

1. Документ подписан работником ПЭП — отправляем 2 файла:

• сам документ в формате .doc, .pdf или .xlsx (визуализированную копию);

• скрин из системы работодателя, где есть информация о дате подписания и фамилиях подписантов.

2. Документ подписан работником отдела кадров УНЭП — отправляем 2 файла:

• сам документ в формате .doc, .pdf или .xlsx (визуализированную копию);

• файл с электронной подписью работника в формате .sig.

3. Документ подписан работником УНЭП и руководителем УКЭП — отправляем 3 файла:

• сам документ в формате .doc, .pdf или .xlsx (визуализированную копию);

• файл с электронной подписью работника в формате .sig;

• файл с электронной подписью работодателя в формате .sig.

На деле же всё выглядит гораздо проще, чем написано. В системе КЭДО легко сделать визуализированные копии, чтобы направить их в инспекцию по труду.