Как проверить поставщика и сократить риск потери денег и репутации?

Выбор нового поставщика всегда связан с риском. Недостаточно перед заключением договора проверить наличие контрагента в базе юридических лиц или ИП и получить основные сведения о предпринимателе или организации. Есть ещё много опасных моментов, которые могут неблагоприятно повлиять на бизнес покупателя. Рассказываем, как проверить поставщика на благонадёжность и максимально сократить риски. 

Три основных риска при сотрудничестве с неблагонадёжным поставщиком

Если компания не отнесётся серьёзно к проверке поставщика перед заключением договора, она может:

• Запятнать репутацию. На плохую репутацию партнёров, с которыми сотрудничала компания, в будущем могут обратить внимание выгодные потенциальные контрагенты. 

• Не получить товар или потерять деньги, если был аванс. Или столкнуться со значительным срывом сроков поставки.

• Получить проблемы с налоговой. Если ФНС заподозрит поставщика в сомнительных операциях, любые сделки могут попасть под проверку. 

Проявляя коммерческую осмотрительность, нужно проверить 4 главных параметра:

• деловую репутацию;

• платёжеспособность;

• исполнительность;

• опыт и достаточность ресурсов для исполнения обязательств. 

Но только этими критериями ограничиваться не стоит. Тем более, когда сумма сделки существенная. 

Как проверить добросовестность поставщика самостоятельно?

Законодательством не регламентирован порядок проявления коммерческой осмотрительности, поэтому компания может выработать собственный алгоритм проверки контрагентов на благонадёжность. Главное — получить как можно больше информации. 

Что рекомендуется сделать:

1. Изучить информацию о компании из открытых официальных источников, например:

• получить выписку из ЕГРЮЛ/ЕГРИП по ОГРН или ИНН и убедиться в достоверности адреса, данных учредителей и руководителей;

• уточнить систему налогообложения и понять, работает ли поставщик с НДС;

• проверить, нет ли у поставщика задолженностей по налогам и сборам;

• уточнить актуальную численность персонала, чтобы понять, достаточно ли ресурсов для исполнения заказа;

• проанализировать бухгалтерскую отчётность и сделать выводы о стабильности бизнеса поставщика;

• изучить судебную практику — были ли иски, в качестве кого выступал в делах поставщик;

• уточнить, не находится ли поставщик в процедуре банкротства на сайте Федресурса;

• получить сведения об исполнительных производствах;

• проверить действительность паспорта руководителя;

• узнать, участвовал ли поставщик в госзакупках, успешно ли он закрыл контракты и не включён ли он в реестр недобросовестных поставщиков. 

Полноценная проверка фирмы на надёжность, если самостоятельно изучать открытые источники, займёт много времени. Сократить время до нескольких минут поможет Сервис проверки контрагентов: здесь можно проверить компанию и получить отчёт с данными из 20+ источников. Все данные о компании будут представлены в одном окне, а далее в сервисе удобно онлайн проводить мониторинг изменений. 

2. Запросить копии документов на офис и склад (договоры аренды).

3. Составить досье на партнёра, фиксируя основную информацию. 

4. Сохранять переписку с поставщиком.

5. Если договоры подписывают представители поставщика или сотрудники — запросить доверенность на них.

6. Храните до 5 лет договоры и сопутствующие документы, например, заявки на поставку: в течение этого срока налоговая может запросить документы по сделкам для проверки.

Что ещё поможет снизить риски?

Поставщик, который заинтересован в сотрудничестве и не планирует мошеннические схемы, готов обсуждать способы оплаты и договариваться об аккредитиве. Для первых сделок можно использовать именно такую схему расчёта. Как это реализуется: покупатель открывает аккредитив в банке, об этом банк уведомляет поставщика, а как только поставщик выполнит условия договора, банк переводит деньги. Для работы по аккредитиву необязательно, чтобы у поставщика и покупателя были счета в одном банке. А покупатель может внести деньги на спецсчёт заранее или с отсрочкой. 

Согласие поставщика на оплату аккредитивом — дополнительное подтверждение его добросовестности.