Как составлять график отпусков?

Приближается конец 2022 года, а это значит, что отделы кадров уже должны начать готовить график отпусков на 2023 год. Узнаем, что нужно для правильного составления графика отпусков, в какие сроки нужно успеть утвердить документ, и что говорят об этой обязанности эксперты.

Кто составляет график отпусков?

График отпусков — локальный акт работодателя, который определяет очерёдность предоставления работникам оплачиваемых отпусков на календарный год (абз. 1 ст. 123 ТК РФ), напоминает член Ассоциации юристов России Мария Спиридонова. Законодательство обязывает организации и ИП оформить документ не позднее чем за 2 недели до начала следующего календарного года. 

Обратите внимание! Составление графика отпусков на 2023 год — обязанность работодателя, которую он должен успеть выполнить до 17 декабря 2022 года. 

При этом локальный акт оформляется даже в том случае, если в штате всего 1 наёмный работник. 

В то же время микропредприятия, а также некоммерческие организации по желанию могут не оформлять и не подписывать график отпусков. Такое право им даёт ст. 309.2 ТК РФ. К микропредприятиям относятся (ст. 4 закона 209-ФЗ от 24 июля 2007 года):

• компании и ИП, чей предельный доход за прошлый год не был более 120 млн руб.;

• предприниматели и организации, среднесписочная численность сотрудников у которых не превышает 15 человек. 

Однако в случае, если микропредприятия или некоммерческие организации отказываются от составления локальных актов, то, заключая трудовые договоры, они обязаны прописать в них все условия, включая особенности предоставления отпусков.

Какие отпуска нужно включать в график?

Как считается график отпусков? В документ нужно включать:

1. Ежегодные оплачиваемые отпуска. По общему правилу, установленному ст. 115 ТК РФ, он длится 28 дней. 

2. Дополнительные отпуска. Они положены работникам, трудящимся на вредных производствах, в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях, сотрудникам с ненормированным графиком. 

Не нужно включать в график отпусков:

• выходные за свой счёт;

• учебные отпуска.

Также нужно помнить, что ряд сотрудников имеет право попросить отпуск в любое удобное для себя время, вне зависимости от того, какие даты проставлены в локальном акте работодателя. К ним относятся:

• граждане, работающие по совместительству — им предоставляется отпуск в то же время, что и на основной работе (ст. 286 ТК РФ);

• люди, у которых есть знак отличия «Почётный донор» (п. 1 ч. 1 ст. 23 закона № 125-ФЗ от 20 июля 2012 года);

• родители, усыновители, опекуны или попечители несовершеннолетних детей, которых надо сопровождать при поступлении в среднее или высшее учебное заведение в другом городе (абз. 5 ст. 322 ТК РФ);

• родители, усыновители, опекуны или попечители, воспитывающие 3 или более детей, где младшему ребёнку нет ещё 14 лет (ст. 262.2 ТК РФ);

• супруги военнослужащих — у них есть право оформлять отпуск у работодателя одновременно со своими семейными партнёрами (ч. 11 ст. 11 закона № 76-ФЗ от 27 мая 1998 года);

• родители, усыновители, опекуны или попечители несовершеннолетних детей-инвалидов (ст. 262.1 ТК РФ);

• мужья, у которых жёны находятся в отпуске по беременности и родам (абз. 4 ст. 123 ТК РФ);

• работники до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);

• граждане, усыновившие младенца(ев) младше 3 месяцев (п. 3 абз. 3 ст. 122 ТК РФ);

• будущие матери до или после отпуска по беременности (ст. 260 ТК РФ). 

Мария Спиридонова отмечает, что в графике отпусков должны присутствовать все работники, которые числятся в организации на дату его составления. Это касается и тех сотрудников, о предстоящем увольнении которых известно на момент составления графика. И даже тех, кто к этому моменту уже находится в отпуске с последующим увольнением (письмо Роструда от 9 марта 2021 года № ПГ/03709-6-1).

Юрист также отмечает, что разделение отпуска на части по ТК РФ возможно по соглашению между работником и работодателем при одном условии: одна из частей отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Получается так, что другая часть отпуска, помимо указанных 2 недель, может быть разбита на части как угодно. К примеру, работник может взять ещё пару отпусков по неделе каждый.

Как быть с новыми сотрудниками?

Как распределять график отпусков, если в компанию или к ИП нанялись новые сотрудники? 

«Что касается вновь принятых сотрудников, то вносить изменения в график отпусков из-за них не требуется. Это подтвердил Роструд. График вы утверждаете в установленные сроки (до 17 декабря предыдущего года). И работников, которые пришли позже, в него можно не добавлять. Отпуска им предоставляются по заявлению путём издания соответствующего приказа. И этого вполне достаточно. Возможность предоставления отпуска новому сотруднику зависит от времени, в течение которого он работал в новой организации. По общему правилу, новый работник вправе претендовать на отпуск после того, как он отработал 6 месяцев в организации, но только на 14 календарных дней», — комментирует член Ассоциации юристов России Мария Спиридонова.

Форма документа и порядок составления

Календарь отпусков сотрудников нужно составлять так, чтобы:

• не было слишком много «отдыхающих» в периоды, когда у предприятия повышенная загруженность;

• время отпуска у работников, выполняющих схожие трудовые обязанности, не пересекалось.

Как вести учёт отпусков? В помощь может прийти форма № T-7, утверждённая постановлением Госкомстата РФ № 1 от 5 января 2004 года. В ней уже содержатся все необходимые поля для заполнения, начиная от Ф.И.О. сотрудников и департаментов, к которым они относятся, до дат планируемого отдыха. В то же время работодатель имеет право утвердить собственную форму графика отпусков, с нужными ему полями и реквизитами. 

Кто подписывает график отпусков?

Подпись в локальном документе ставит:

• руководитель отдела кадров;

• если в компании или у ИП в принципе нет отдела кадров, то подпись на документе ставит специально уполномоченный работник.

Далее график отпусков утверждается руководителем или его заместителем (при наличии полномочий). Сделать это можно 3 способами:

• заполнить верхнюю часть графика отпусков с грифом «Утверждаю» или «Утверждено»;

• выпустить отдельный приказ, утверждающий календарь оплаичваемого отдыха сотрудников;

• поставить подпись на графике отпусков и издать отдельный приказ об этом.

Ознакомление с календарём отпусков

Сотрудники должны знать, в какое время они могут уйти на оплачиваемый отдых. В связи с этим работодателю рекомендуется разработать отдельный бланк или создать журнал ознакомления с локальными актами, чтобы знать, что работники получили информацию о графике их предстоящих отпусков.

Проще всего проводить ознакомление с отпускным календарём через сервис кадрового электронного документооборота (КЭДО). Сотрудники смогут поставить подписи в документах в режиме онлайн с любого устройства — от компьютеров до смартфонов и инфокиосков. Для участников зарплатного проекта Сбера предусмотрены льготные тарифы на подключение.