Как сверять расчеты с контрагентами в электронном формате?

В статье мы разберемся с документом, который составляют для проведения сверки по расчетам с контрагентами и расскажем про предстоящие изменения от ФНС. На примере цифрового решения от СберКорус мы рассмотрим,  как организовать документооборот для отправки акта сверки взаиморасчетов без бумаги и ручных подписей, то есть полностью в электронном формате. 

Что представляет собой акт сверки расчетов?

Это документ, отражающий все передвижения товаров, работ, услуг и денег между двумя бизнес-партнерами. Он необходим для проверки наличия наличие или отсутствия задолженностей между сторонами сверки за определенный период, иными словами убедиться в том, что все произведенные операции правильно отражены в бухгалтерском учете. Проверка по такому акту помогает своевременно выявить и исправить ошибки.

Обязательно ли составлять и передавать контрагентам этот акт?

Обязанность проводить такие сверки не установлена российскими законами, отсутствует и необходимость подписывать полученный от контрагента акт. Об этом стороны могут договориться только путем заключения договора, в котором будет закреплен такой порядок и периоды, в которые проводится сверка. В этом случае попытки уклониться от составления или подписания акта будут расцениваться как несоблюдение условий договора, а нарушитель будет обязан взять на себя установленную соглашением ответственность, например, выплатить штрафные санкции.

Чем полезен акт сверки после его подписания? 

С помощью правильно оформленного акта сверки можно повлиять, например, на исковую давность по дебиторской задолженности. Если должник ставит свою подпись на акте, значит он признает наличие у него долга, и с этого момента срок исковой давности обнуляется. При этом важно понимать, что даже подписанный сторонами акт сверки — это лишь дополнительный документ для юридического подтверждения задолженности у контрагента. Основными подтверждениями фактов хозяйственной деятельности всегда являются первичные документы —   накладные, платежные поручения, выписки из банка и т.д., и в случае обращения в суд эти документы будут рассматриваться в приоритетном порядке.

Новости об утверждении формата электронного акта сверки

Уже в этом году, по инициативе налогового ведомства, по многим электронным документам будут официально утверждены их единые форматы, в том числе и по акту сверки расчетов с контрагентами. В октябре прошлого  года ФНС опубликовала на портале проектов нормативных актов соответствующий приказ. Пока что неизвестны даты его рассмотрения в Министерстве Юстиции, но предполагается, что электронный акт сверки в утвержденном едином формате  будет применяться уже совсем скоро.

Как сейчас оформить и направить акт сверки партнеру?

Пока ФНС не установила формат для этого документа, его можно составить в свободной форме и передать контрагенту на бумаге или в электронном виде. Как правило, шаблон акта сверки формирует используемая система бухгалтерского учета, или же форму акта можно установить в договоре. Стандартный шаблон документа выглядит так:

Если компания до сих пор ведет документооборот на бумаге, то понадобится заполнить свою часть документа и распечатать два экземпляра. На них нужно проставить дату составления, подпись уполномоченного лица, и при наличии — заверить печатью. Оба экземпляра нужно направить контрагенту с сопроводительным письмом, в котором указывается способ и срок на возврат одного экземпляра подписанного акта. Распечатанный акт направляется лично, по почте, или с помощью курьерской службы. 

Современным решением для предпринимателей и юридических лиц является внедрение Сервиса электронного документооборота «СФЕРА Курьер», который разработан в СберКорус специально для обмена юридически значимыми электронными документами.

Сервис позволяет загрузить документ акта сверки в любом формате и подписать его с помощью КЭП, что позволит в считанные секунды направить его в адрес контрагента и полностью избавит от бумажной работы. Документ хранится в архиве в личном кабинете и сервиса и всегда будет оперативно доступен для просмотра и выгрузки.

Как отражается акт сверки в бухучете? 

Акт сверки не является первичным документом, и его составление никак не отражается на бухгалтерских проводках. Даже если по итогам сверки будут выявлены расхождения, акт не сработает как основание для корректировок в бухгалтерском учете. Судебная практика Арбитражного суда Московского округа (А40-121019/2019, № А40-233622/2018) установила, что акт сверки не подтверждает задолженность, если к нему не приложены первичные документы.

Кто уполномочен подписывать акт?

На практике акты сверки расчетов заверяются подписями сотрудников разного уровня — старшими бухгалтерами, заместителями и т.д. Даже если у них есть доверенности от компании, то полномочий на признание долга у них отсутствуют. Акты, подписанные таким образом, не обнуляют срока исковой давности по дебиторской задолженности. Для представления документа в суде требуется, чтобы он был подписан единоличным исполнительным органом (гендиректором, президентом и пр.) Также допускается, что документ будет подписан законным представителем, который действует по доверенности от компании. В ней обязательно должны быть прописаны не только полномочия на подпись актов сверки, но полномочия на признание долга у организации.

Основные причины расхождений в актах сверки расчетов

Если по результатам проведения сверки вы выявили расхождения, то следует провести инвентаризацию и исправить это: 

• Все ли документы переданы друг другу сторонами сверки? Проверить нужно все сведения о работе с контрагентом, которые передавали и получали.

• Правильность отражения операций в бухгалтерском учете. Иногда это могут быть допущенные ошибки — ответственный сотрудник завел в систему учета не всю документацию или, напротив, что-то продублировал.

• Корректность учета первичных документов по дате операции. Может так случиться, что контрагент отнес документ к другому периоду и поэтому он выпадает из выборки в акте сверки.